Финансовый документооборот «Белгородэнергосбыт» в DIRECTUM

Гарантирующий поставщик электроэнергии на территории Белгородской области – ОАО «Белгородэнергосбыт» – приступил к обмену первичными учетными документами с помощью «DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» (МФУДО). Ожидается, что объем электронного документооборота компании превысит 50 000 документов в месяц.

Основное направление деятельности ОАО «Белгородэнергосбыт» – покупка электрической энергии (мощности) на оптовом рынке электроэнергии (ОРЭ) и последующая ее реализация, обеспечение всех потребителей надежными, квалифицированными услугами энергоснабжения с учетом оптимизации процесса закупки электроэнергии и реального снижения затрат на энергоресурсы.

Основная и хозяйственная деятельность компании «Белгородэнергосбыт» генерирует множество данных. Для управления работой с 750 000 абонентами в компании уже используется биллинговая и учетная системы, собирающие и обрабатывающие финансовую информацию. Кроме физических лиц, «Белгородэнергосбыт» работает и с корпоративными заказчиками, с которыми ежемесячно обменивается пакетами первичных документов. В результате, управление потоками документов по основной и хозяйственной деятельности очень скоро стало для компании нетривиальной задачей.

Чтобы привести к единой структуре финансовый документооборот, организовать хранение и обмен первичными документами, облегчить работу с входящей и исходящей информацией для бухгалтеров и сотрудников финансово-плановых подразделений, руководством компании «Белгородэнергосбыт» принято решение о внедрении решения «DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на базе возможностей системы DIRECTUM и сервиса обмена электронными документами Synerdocs.

Внедрение началось в конце 2013 года. Поскольку решение состоит из двух частей – системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs – автоматизация затронула и внутренние и внешние процессы документооборота.

В части внутренних процессов был создан архив электронных документов, в электронный вид были переведены ключевые документы по энергосбытовой и хозяйственной деятельности. На предприятии достаточно много участников обмена, каждый участок сбыта отправляет и получает документы от контрагентов, данные также ходят внутри компании между биллинговой и учетной системами. В ходе проекта все базы данных были объединены в общее пространство.

На специфику внедрения повлияла организационная структура компании «Белгородэнергосбыт» и особая практика документооборота, характерная для энергосбытовых компаний. Документы в электронном виде в определенное время отправляются контрагентам пакетами, в которые всегда входят счет-фактура и акт о выполнении работ. Всего у компании около 17 000 контрагентов, но на старте проекта далеко не все участвовали в обмене, поэтому команде внедрения приходилось реализовывать проект с учетом дальнейшего масштабирования.

На сегодняшний день решение переведено в промышленную эксплуатацию. Ожидается, что со временем в электронный вид будет переведен весь внешний документооборот компании «Белгородэнергосбыт», а это более 50 000 документов в месяц.