Форматы электронных документов

Формат и форма: в чем разница

Немного базовой теории. Цифровой документ — это файл, а значит, у него есть свой формат, который определяет требования к структуре, реквизитам и содержанию. Всего одна ошибка в заполнении реквизитов, и отправить договор или счет-фактуру через сервисы ЭДО не получится, Федеральная налоговая служба их тоже не примет. Все это актуально только для безбумажного взаимодействия.

Есть еще одно понятие, которое можно легко перепутать с форматом — форма. Для наглядности сравним два этих термина:

Единые формы для первички действовали до 2013 года. Сейчас 402-ФЗ «О бух. учете» строгих правил не устанавливает. Есть исключения. По предписанным нормам создается бумажная первичка:

• кассовые ордеры;
• жд, транспортная и другие накладные;
• счета-фактуры.

Виды форматов электронных документов

Есть две категории: формализованные и неформализованные. Отличие частично понятна уже из названия. Изучим детальней:

Зачем нужны обязательные правила к оформлению? Так ФНС может цифровизировать прием и проверку официальных данных. Это экономит время на организацию документооборота как налоговых органов, так и компаний, а также помогает сократить использование бумаги.

Есть еще одна группа — с рекомендованными требованиями, например, акты приемки и расхождений. Формировать их можно в любом виде.

Электронная подпись для работы с электронными документами

Как и бумажный договор, цифровой становится юридически значимым только после его подписания. Для визирования используют ЭП. Правила работы с ней прописаны в 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Для ЭДО применяют:

• простую;
• неквалифицированную;
• квалифицированную.

Независимо от формата документа, его можно завизировать любой электронной подписью. Самый надежный вариант — КЭП. Она приравнивается к личной подписи, а значит дает оригиналу статус юридической значимости. При этом никаких дополнительных условий выполнять не надо. Если предприятие выбирает два первых вида ЭП, то следует заключить с контрагентами соглашение, в котором это будет прописано.

Тут тоже не без исключений: некоторые данные по закону можно передать в ФНС только в бумажном виде. Например, переводной и простой вексель.

Через специальные сервисы с поставщиками обмениваются договорами, счетами-фактурами, первичкой и так далее. Безбумажный документооборот помогает значительно упростить взаимодействие с контрагентами и экономит время сотрудников на работе с бумагой.

Многие компании уже давно работают с данными в цифровом виде. Переход на безбумажный обмен с контрагентами — еще один логичный этап цифровизации.

2020 год с его удаленкой заставил бизнес по-новому взглянуть на цифровизацию. 2021 год также укрепил позиции ЭДО. Для некоторых организаций он стал обязательным в части: маркировки, прослеживаемости продукции, бухгалтерской отчетности и госторгов.

Уже сейчас работодатели могут перейти на кадровый электронный документооборот. Ожидается, что единые правила для обмена кадровой документацией вступят в силу в 2023 году.