Гипрогазцентр осваивает систему DIRECTUM

Проектный институт "Гипрогазцентр" начинает освоение Корпоративной системы электронного документооборота DIRECTUM.

ОАО "Гипрогазцентр" - один из ведущих проектных институтов газового комплекса России. Основным видом деятельности ОАО "Гипрогазцентр" является комплексное проектирование нефте-, газо- и продуктопроводов, включая их инфраструктуру: энергетические комплексы, связь, автоматические системы управления технологическими процессами и комплексы оборудования для мониторинга экологической обстановки; инженерные изыскания, проектирование зданий и сооружений, проектные работы по пожарной безопасности и т.д. По результатам аудита международной фирмы BVQI (TGA) ОАО "Гипрогазцентр" первым среди проектных институтов России получил сертификат бюро "Веритас" на соответствие системы управления качеством требованиям международного стандарта IS0 9001-1994. По результатам ресертификационного аудита в 2001 году, получен Сертификат соответствия системы менеджмента качества (СМК) требованиям международного стандарта ISO 9001:2000.

На первом этапе было решено автоматизировать ряд бизнес-процессов:

• автоматизация процессов по проектной деятельности института и процессов, проводимых в рамках Системы Менеджмента Качества (СМК), а это все бизнес-процессы предприятия по работе с документами: получение входящего документа, его обработка внутри предприятия и отправка исходящего документа партнеру;
• регистрация входящих и исходящих документов;
• ознакомление работников ОАО "Гипрогазцентр" с приказами по основной деятельности.

Таким образом, одной из основных целей внедрения системы DIRECTUM в ОАО "Гипрогазцентр" стала замена существующей на предприятии программы по ведению записей СМК на систему DIRECTUM. Необходимостью такой замены явилось то, что старая программа существует достаточно обособленно от процессов обмена документами и никак не связана с электронным архивом, в ней фиксируется непосредственно факт передачи документов между подразделениями предприятия. Таким образом, занесение данных в программу по СМК было дополнительной операцией, отнимавшей время и часто забывавшейся исполнителями. В DIRECTUM будут реализованы как архив электронных документов, так и передача документов между исполнителями, а даты и время передачи будут отражаться в утвержденных стандартами предприятия отчетах.

Внедрение DIRECTUM в ОАО "Гипрогазцентр" началось в декабре 2004 года с проведения исследования предприятия. Специалисты компании DIRECTUM провели анкетирование руководящего состава ОАО "Гипрогазцентр" и специалистов подразделений, исследовали бизнес-процессы предприятия и изучили особенности работы с документами, в том числе по СМК. По результатам исследования специалистами компании DIRECTUM был разработан проект внедрения.

Кроме того, на этапе проектирования было принято решение о необходимости интеграции трех систем: КАС "Бизнес Люкс", DIRECTUM, ИСАПР. Так, DIRECTUM будет использовать справочники, заполняемые в КАС "Бизнес Люкс" (Организации, Работники, Договора и т.д.). Часть информации из DIRECTUM будет передаваться в КАС "Бизнес Люкс" и ИСАПР (информация по заказам, объектам и т.д.). Так, например, данная интеграция позволит получить полную информацию о состоянии договора на проведение проектно-изыскательских работ на всех его стадиях от поступления технического задания от заказчика до полного исполнения: DIRECTUM – сбор исходных данных для составления договоров, отражение всех этапов согласования договоров, ИСАПР – расчет сметной стоимости договоров, КАС "Бизнес Люкс" - выполнение и оплата договоров, информация о состоянии договоров в любой момент времени, формирование актов сверок.

Согласован технический проект интеграции, ведутся работы по модификации систем.

Начиная с января месяца, специалисты компании DIRECTUM провели обучение администраторов и ведущих пользователей, а также рядовых пользователей. Дальнейшее обучение рядовых пользователей специалисты ОАО "Гипрогазцентр" проводят самостоятельно. Всего планируется обучить еще 100 человек, которые в дальнейшем будут консультировать работников своих подразделений.

В марте 2005 года началась опытная эксплуатация системы. В процессе внедрения участвуют как специалисты компании DIRECTUM, так и работники ОАО "Гипрогазцентр". Согласно планам, опытная эксплуатация займет 3 месяца.