«Гленмарк Импекс» сократил трудоёмкость рутинных операций на 90%

Подразделение международной фармацевтической компании переводит в электронный вид работу с доверенностями и договорными документами, а также учет документации по препаратам. За 2 месяца внедрения Directum RX удалось на 90% сократить трудоемкость выполнения отдельных операций.

ООО «Гленмарк Импэкс» подразделение международной фармацевтической компании «Гленмарк Фармасьютикалз Лимитед» в России. Портфель лекарственных препаратов компании присутствует на российском рынке с середины 80-х годов и состоит из рецептурных и безрецептурных препаратов в основных терапевтических областях: дерматология, пульмонология, отоларингология, педиатрия и общая практика.

Цели и задачи проекта

Деятельность компании связана с обработкой большого объема договорной документации. С ростом клиентской базы бумажный документооборот стал слишком трудозатратным и неэффективным. В 2017 году руководство «Гленмарк Импэкс» решило перейти на электронный документооборот с помощью Directum RX — система быстро развертывается, легко масштабируется и имеет понятный интерфейс.

На первом этапе внедрения были поставлены две основные задачи:

• сократить сроки согласования контрагентов, договоров, платежей и закупочной документации;
• повысить уровень контроля и прозрачности согласования документов.

Следующими на очереди были задачи по управлению доверенностями. В «Гленмарк Импэкс» доверенности выдаются не только авторизованным сотрудникам. Например, выдать права на получение груза или документов можно курьеру или контрагенту. Необходимо было создать единую базу доверенностей с быстрым поиском, возможностью создания из шаблонов и напоминаниями о завершении срока действия документа. А также:

• гибко согласовывать доверенность исходя из её типа;
• минимизировать количество документов через выдачу одной доверенности на несколько лиц;
• защитить персональные данные доверенных лиц.

На третьем этапе основной задачей стала цифровизация работы с технологической документацией на медицинские препараты: начиная от официального GMP-сертификата до внутренних документов (черновиков макетов упаковок, инструкций к препаратам). Нужно было:

• ускорить поиск документов;
• создать механизм для более гибкого согласования по параметрам;
• разработать специальные условия и роль для предварительного согласования;
• перенести исторические данные о препаратах из файловой системы.

Решение задач

Закупки, договоры и счета на оплату

Участникам согласования и оценки контрагентов достаточно ввести показатели юридической и финансовой благонадежности контрагента, а Directum RX по заданной формуле автоматически рассчитает итоговую оценку. Также система отслеживает срок действия проверки одобренных компаний и заблаговременно напоминает о необходимости провести повторную оценку. Благодаря автоматизации процесса минимизированы налоговые и кредитно-финансовые риски.

Система Directum RX поддерживает два маршрута согласования закупочной документации — состав согласующих определяется в зависимости от необходимости проведения тендера. Если тендер не проводится, документация согласуется по сокращенному маршруту. При проведении тендера комитет анализирует предложения, выставляет оценки поставщику и проводит голосование прямо в системе.

Пример результата голосования тендерного комитета

За счет цифровизации ускорилось проведение закупочных процедур и оценка поставщика, упростилась подготовка конкурсной документации.

При старте согласования договоров и дополнительных соглашений Directum RX автоматически проверяет комплектность пакета договорной документации. Любой документ можно выгрузить в формате PDF. А для удобного поиска электронного документа по бумажному экземпляру используется штрихкодирование.

При работе с входящими счетами заполняется плановая дата платежа — это помогает избежать задержек по оплате. Бухгалтер проверяет правильность оформления и отправляет счет на оплату на согласование и подписание руководителю. Теперь проверка и согласования счетов проходят быстрее и автоматически контролируются на соответствие правилам организации. Все счета хранятся в едином архиве, благодаря чему упростился и ускорился поиск счетов и отчетов по ним.

Доверенности

Работа с доверенностями полностью переведена в электронный вид. Для уменьшения количества документов в карточке доверенности есть возможность указать несколько доверенных лиц.

Табличная часть карточки доверенности

Для сохранения конфиденциальности блок паспортных данных доступен только специалистам юридического отдела. Система сама контролирует сроки действия доверенности и отправляет уведомление ответственному сотруднику за 10 календарных дней до, а также в день истечения её срока.

Учет препаратов

Все действия, необходимые для работы с документацией по препаратам, собраны на обложке специально разработанного модуля

Из карточки препарата можно получить доступ ко всем связанным документам, срокам годности, инструкциям и макетам, регистрационному удостоверению (РУ) и правилам GMP, обеспечивающим соблюдение требований разработки и регистрации препарата.

Сроки действия GMP и РУ критичны, поэтому система автоматически присылает ответственному сотруднику уведомление о скором окончании периода действия документов.

Если для документа требуется предварительное согласование с ограниченным количеством участников, инициатору достаточно поставить галочку в карточке документа, и система подберет короткий регламент.

Результаты проектов

Все доверенности хранятся в централизованном архиве, количество документов минимизировано, а персональные данные доверенных лиц доступны узкому кругу авторизованных пользователей. Процесс стал эффективнее:

• средняя длительность согласования доверенности сократилась на 30%;
• создание и изменение доверенности происходит на 90% быстрее.

Благодаря единой системе хранения информации по препаратам, инструкциям, макетам, РУ и GMP удалось ускорить и повысить прозрачность процесса согласования:

• средняя длительность сократилась на 30%;
• поиск полного пакета документов ускорился на 30%.

Постепенно все процессы компании переходят в электронный вид. В ближайших планах руководства компании настроить обмен документацией с контрагентами с помощью сервисов юридически значимого документооборота и внедрить модуль по управлению промо-материалами.