Государственный университет управления начал учебный год с Directum RX

Один из лидеров управленческого образования в России автоматизирует процессы с помощью Directum RX. С начала учебного года 300 сотрудников университета работают с входящей и исходящей корреспонденцией, служебными записками и организационно-распорядительными документами в цифровом виде. Благодаря мобильному приложению Directum Solo ректорат теперь имеет возможность оперативно решать рабочие задачи.

Государственный университет управления — многоуровневый научно-учебный комплекс, расположенный в Москве. В ГУУ обучаются более 12 000 студентов по 13 направлениям бакалаврской подготовки, 9 направлениям магистерской подготовки, а также аспиранты по 8 научным специальностям. В состав университета входят 6 учебных институтов, которые объединяют более 40 кафедр и научно-исследовательских подразделений.

Инфраструктуру университета составляют 5 учебных корпусов, бассейн и 2 корпуса общежития. В таких масштабах для согласования одного документа на бумаге приходилось потратить не один день. Для сокращения бумажного документооборота и упрощения контроля за исполнением поручений в университете было принято решение о внедрении ECM-системы.

При выборе системы руководство университета опиралось на опыт успешных проектов, реализованных вендором в сфере образования. Кроме этого, важную роль сыграли положительные отзывы сотрудников университета, которые уже работали в Directum RX в других компаниях.

Проект внедрения стартовал в середине 2019 года. Стратегически важно было завершить основные работы до начала учебного года, когда поток документов увеличивается в несколько раз. Вовлеченность команды и продуманная функциональность коробочной версии обеспечили рекордно быстрый перевод системы в промышленную эксплуатацию. К началу учебного года в Directum RX уже было создано свыше 1000 документов и настроены регламенты по ключевым процессам. Из преимуществ работы с системой пользователи отметили:

• время на обработку и регистрацию входящих документов значительно сократилось;
• процесс подготовки и согласования исходящих писем стал более контролируемым;
• согласование и исполнение приказов и распоряжений стало более прозрачным;
• работа со служебными записками полностью переведена в электронный вид, исключено дублирование на бумаге;
• факт ознакомления сотрудников с организационно-распорядительными документами легко проверить.

До внедрения системы одним из наиболее трудоемких процессов являлось получение пропусков. Чтобы получить разовый или временный пропуск на вход, посетители тратили несколько дней — нужно было распечатать служебную записку и пройти десятки этажей, собирая подписи нужных специалистов, которые не всегда оказывались на месте. Учитывая, что специфика работы университета подразумевает постоянную массовую выдачу пропусков, оптимизация процесса значительно облегчила работу многим сотрудникам. Сейчас служебная записка создается в пару кликов и отправляется на согласование по настроенному регламенту. С мобильным приложением Directum Solo руководители в любой момент могут рассмотреть и согласовать документы даже вдали от кабинетов. Так, служебная записка теперь преодолевает путь от инициатора до бюро пропусков в течение 5-10 минут.