Группа «Т Плюс» автоматизировала работу с доверенностями на базе системы DIRECTUM

Крупнейший частный электроэнергетический холдинг России отказался от бумажного документооборота при согласовании и оформлении доверительных документов.

Группа «Т Плюс» — российская частная компания, работающая в сфере электроэнергетики и теплоснабжения. В активе холдинга 62 электростанции, среди клиентов — более 14 000 000 физических и свыше 160 000 юридических лиц.

Работа по согласованию и оформлению доверенностей занимала в «Т Плюс» значительное время — особенно на уровне филиалов и компаний второго контура. Для ускорения процесса было решено его автоматизировать с помощью ECM-системы. Уже более 4-х лет холдинг работает в DIRECTUM — выбор был очевиден.

Собственные ИТ-специалисты компании смоделировали процесс, объединяющий:

• создание и согласование заявления на получение доверенности;
• подписание и нотариальное заверение документов;
• выдачу доверенности инициатору.

Теперь вся информация о видах и типах доверенностей, доверителях, поверенных и других участниках процесса хранится в DIRECTUM. Команда проекта разработала более 50 макетов документов — при создании доверенности данные из её регистрационной карточки автоматически вставляются в текст и остаются доступными для редактирования. Для удобства все доверительные документы группы хранятся в едином электронном реестре.

При отправке доверенности на согласование система сама определяет этапы процесса в зависимости от типа документа. Сначала согласуется заявление на выдачу, затем – проект самой доверенности. Утвержденный вариант передается на подписание и постановку печати, отправляется нотариусу и после заверения выдается поверенному.

В результате автоматизации сократилась трудоемкость и повысилась прозрачность процесса. Работа по подготовке доверенностей в «Т Плюс» ведется полностью в электронном виде — в месяц оформляется порядка 500 доверенностей.

В будущем «Т Плюс» планирует разработать аналитические инструменты для своевременной оценки просроченных заданий по согласованию и оформлению документов, а также настроить процесс отзыва доверенностей.