Грузовой терминал Пулково: первое внедрение DirectumRX

С успехом завершился проект внедрения DirectumRX в ГТ Пулково. Уже через месяц после старта проекта к работе в системе приступили первые пользователи. Сотрудники компании отмечают значительное ускорение и упрощение процессов делопроизводства и ведения договорной работы.

ЗАО «Грузовой терминал Пулково» – крупнейший авиационный терминал на Северо-Западе России, предлагающий полный спектр услуг на рынке грузоперевозок от наземной обработки груза до таможенного оформления. Специфика работы компании подразумевает ежедневную обработку и оформление большого количества таможенной и грузосопроводительной документации.

Для оптимизации внутренних процессов руководство ГТ Пулково приняло решение о внедрении ECM-системы. Среди требований, предъявленных к ней, были:

• автоматизация процессов делопроизводства и управления договорами;
• быстрый старт работы;
• доступность системы в режиме 24/7;
• современный, удобный, понятный интерфейс;
• обслуживание и администрирование системы силами вендора.

В декабре 2014 года в ЗАО «Грузовой терминал Пулково» стартовал проект внедрения облачного ECM-решения DirectumRX. На первом этапе перед командой DIRECTUM стояла задача по автоматизации процессов делопроизводства: регистрации входящей, исходящей корреспонденции и внутренних организационно-распорядительных документов.

Уже 20 января 2015 года в системе начали работать первые пользователи. Быстрый старт работы обусловлен легкостью развертывания DirectumRX: решение поставляется по модели SaaS (ПО как услуга). Итерационный подход к внедрению, применяемый специалистами вендора, предполагает постепенное расширение функциональных возможностей решения. Пользователи работают, постепенно осваивая новые возможности, а команда проекта при этом получает оперативный отклик о системе и, как следствие, ориентируется на главные потребности заказчика.

Сегодня с решением работает 50 сотрудников компании. Многие из них отмечают такие преимущества работы в DirectumRX, как сокращение количества бумажной документации и ускорение ее обработки, исключение потерь документов и удобство взаимодействия между отделами. Теперь вся документация в компании регистрируется централизованно в единой системе, и сотрудники канцелярии могут отслеживать документы, поступающие в другие отделы. Процесс делопроизводства стал максимально прозрачным и понятным, а у руководителей появилась возможность контролировать исполнение поручений. Вести договорную работу также стало проще. Проекты договоров формируются автоматически с помощью настроенных шаблонов, согласование происходит по строго регламентированным маршрутам, сотрудники могут быстро получать необходимую информацию по договорным документам компании.