HR-процессы и инструменты автоматизации

В кадровые процессы так или иначе вовлечен весь персонал компании. Сотрудники подписывают трудовые договоры, ходят в отпуск, повышают квалификацию, переводятся на новое место работы. На все эти процедуры компания тратит немало ресурсов. Задача автоматизации hr-процессов — сделать их проще, прозрачнее и эффективнее.

Ключевые кадровые процессы

Прежде чем приступать к цифровизации, важно понять, какие именно бизнес-процессы сопровождают жизненный цикл сотрудника. К наиболее популярным HR-процессам относят:

• Планирование политики по работе с персоналом.
• Поиск, оценка и отбор кандидатов.
• Сопровождение: онбординг и адаптация новичков, внутреннее и внешнее обучение, мотивация, аттестация.
• Развитие корпоративной культуры.
• Кадровое делопроизводство.

Схема HR-процессы

Как правило, когда встает вопрос об автоматизации HR-процессов, то говорят в первую очередь про ИТ-решения для рекрутинга или учета рабочего времени. Но есть и другие задачи, которым требуется оптимизация, например, планирование отпусков.

HR-процессы. Планирование отпуска

Таким наблюдением делится Гузель Муллахметова, евангелист HRM-направления Directum:

Цифровизация кадрового документооборота

Приказы, договоры, заявления на бумаге отнимают немалую долю HR-ресурсов. Кроме того, по закону кадровые документы необходимо хранить в архивах по 50-75 лет, и многие компании делают это именно в бумажном виде. Сегодня, когда почти любую услугу человек может получить онлайн, работа с нецифровыми документами видится парадоксальным анахронизмом.

Государство также говорит о необходимости цифровизации кадровых процессов. Невозможно построить цифровую экономику с таким количеством бумажных документов в сфере трудоустройства. С 2020 года ввели электронные трудовые книжки, с 1 января 2022 года — больничные листы.

С 22 ноября 2021 года электронный документооборот с сотрудниками закреплен в законе. 377-ФЗ разрешает оформлять документы в цифре и не дублировать их на бумаге. Пока КЭДО не является обязательным для всех, но зато дает зеленый свет всем организациям, которые готовы к автоматизации HR-процессов.

Кадровые процессы и удаленная работа

Пандемия доказала, что пока документооборот с сотрудниками приходится вести на бумаге, не может быть и речи о полноценной и удобной для всех сторон удаленке. 1 июля 2021 года вступил в силу закон о единой цифровой платформе занятости. С ее помощью соискатели могут получать информацию о вакансиях по всей стране, а центры занятости — оказывать услуги онлайн.

Крупные компании ищут свои пути решения проблемы. Например, в МТС разработали собственную цифровую платформу, которая позволяет провести соискателя по всем кадровым процессам от кандидата до сотрудника в онлайн-формате, в том числе через мобильный телефон. Если у соискателя есть подтвержденный аккаунт на Госуслугах, то часть полей заполнятся автоматически.

Анкета кандидата, которая направляется рекрутерам МТС

Создание такой системы потребовало оптимизации бизнес-процессов: одни из них получилось упростить, другие вовсе исключить за ненадобностью. О других выгодах автоматизации HR-процессов рассуждает Ольга Посканная*, руководитель центра развития и контроля качества процессов HR в МТС:

*По материалам доклада Ольги Посканной на конференции Directum Enterprise Forum 2021.

Преимущества цифровизации кадрового документооборота:

• снижается нагрузка на отдел кадров: информация о персонале становится более структурированной, а найти цифровой документ в системе намного быстрее, чем бумажный — среди стеллажей и полок.
• HR-процессы протекают быстрее, так как во многих случаях не нужно тратить время на поход в отдел кадров или ожидание в приемной, когда начальник освободится и подпишет, например, банальное заявление на отгул;
• работникам становится проще и удобнее взаимодействовать с работодателем, а компания, в свою очередь, получает больше прозрачности в кадровых процессах.

Системы для автоматизации HR-процессов и документов

Работодатели выбирают то или иное решение, исходя из своих потребностей. Например, крупным организациям выгодно автоматизировать большинство операций, а небольшим фирмам будет достаточно заняться только наиболее массовыми процедурами. На выбор системы влияет и то, какие сервисы уже используются в компании и потребуется ли интеграция с ними.

Типы систем:

• самописные решения. Чаще всего создаются под конкретные задачи, такие как учет рабочего времени;
• BPM-системы. Предназначены для управления бизнес-процессами, в том числе и в сфере HR;
• HRM-системы. Специализированные системы для комплексной автоматизации HR-процессов: привлечения персонала, развития, мотивации, расчет эффективности сотрудников и пр.;
• ECM-системы. Охватывают все функции для управления корпоративным контентом: ввод данных, хранение, поиск и предоставление пользователю. Сочетают возможности как для автоматизации бизнес-процессов, так и для работы с электронными кадровыми документами.

При правильном подходе к цифровизации кадровых процессов компании сокращают затраты на делопроизводство, а также повышают лояльность персонала и привлекательность для соискателей.