IDS Borjomi Russia & Belarus верифицирует договоры с помощью искусственного интеллекта Directum

IDS Borjomi Russia & Belarus входит в состав международной компании IDS Borjomi International и занимается производством питьевой и минеральной воды. Самые известные бренды компании это «Боржоми», «Святой Источник» и «Эдельвейс».

Подробнее

О компании

IDS Borjomi Russia & Belarus входит в состав международной компании IDS Borjomi International. В штате работают более 20 тыс. сотрудников. На четырех заводах в России производится свыше 2 млрд литров минеральной и питьевой воды под брендами «Боржоми», «Святой Источник» и «Эдельвейс».

Компания с богатой 130-летней историей относит себя к числу инновационных и регулярно внедряет новые технологии в бизнес-процессы.

Цели и задачи

В конце 2019 года в IDS Borjomi Russia & Belarus решили перевести в электронный вид делопроизводство и договорную работу. До этого времени в процессах была путаница. На столах сотрудников копились стопки бумаг, документы часто терялись. Ответственные обходили с листом согласования всех менеджеров, задействованных в контрактном процессе.

Протестировав и проанализировав несколько ИТ-продуктов, компания выбрала Directum RX. Система понравилась заказчику благодаря простому и понятному интерфейсу, возможностям быстрого внедрения и обучения сотрудников. К весомым преимуществам отнесли и облачную инфраструктуру — для развертывания и эксплуатации ПО не требовались собственные ИТ-ресурсы.

Отечественная система помогла IDS Borjomi Russia & Belarus цифровизировать процесс согласования договоров, избавила от бумажной волокиты, повысила прозрачность бизнес-процессов и управления рисками. Если раньше на согласование сложного договора поставки уходило 1–1,5 месяца, то с появлением Directum RX эти сроки кратно сократились. Также отпала необходимость физического присутствия менеджеров, контрактный процесс стал дистанционным.

Технологии не стоят на месте, и вслед за цифровизацией в IDS Borjomi Russia & Belarus задумались над интеллектуализацией. Руководство компании решило сократить участие персонала в рутинных, но трудоемких участках работы с договорами.

Решение

Ежегодно сотрудники IDS Borjomi Russia & Belarus согласуют 14 тыс. договоров. Делопроизводители регистрируют входящие документы, которые возвращаются от контрагентов, и передают их в юридический отдел. Далее юрист сравнивает версию контрагента с исходной, изначально согласованной в системе, и в случае соответствия визирует документ.

На участке работы с договорами занят один сотрудник юридического отдела. Раньше на верификацию каждого документа у него уходило очень много времени.

Чтобы сократить трудозатраты и время сотрудника, верификацию решили переложить на плечи искусственного интеллекта. Для этого компания перешла на вариант поставки Directum RX Intelligence со встроенными сервисами ИИ.

Как Directum RX Intelligence обрабатывает договоры

После того как сканы бумажных документов и электронные оригиналы загружают в систему, в работу вступают встроенные AI-механизмы:

• на основе содержания и структуры документа они определяют его вид или категорию;
• сканируют текст, выделяют ключевые факты, даты, события и другую важную для компании и работников информацию;
• сравнивают документы и подсвечивают зоны, где обнаруживают расхождения.

Результаты анализа и сравнения представляются в удобной и наглядной форме. Это может быть визуализация расхождений, подсветка ключевых элементов или генерация отчетов.

Пример отображения изменений в документе с помощью цветовой подсветки

Такая подсветка зон помогает сотруднику быстро увидеть, какие фрагменты текста были изменены, добавлены, удалены. Это повышает эффективность и точность верификации, сокращает время на анализ и сравнение документов.

Directum RX Intelligence обучается на основе данных и постоянно совершенствует свои алгоритмы, поэтому с каждым новым договором работает точнее и эффективнее.

Как сотрудники учились работать в паре с ИИ

В процессе внедрения интеллектуальной системы компания столкнулась с некоторыми вызовами. Нужно было не только встроить ИИ во внутренние бизнес-процессы, но и обучить сотрудников работе с новым инструментом.

Доказывать эффективность технологии долго не пришлось. После того как сотрудники увидели, что система подсвечивает изменения, внесенные контрагентом в договор, и помогает дальше работать с документом, вопрос о важности и пользе инструмента уже не поднимался. Его популярность продолжает набирать обороты.

 

Для нашей компании инновации — это не просто слова. Мы активно внедряем новейшие технологии, которые помогают эффективно управлять ценными активами и гарантируют качество нашего продукта — питьевой воды. И компания Directum тоже двигается в направлении трендов. Встроенные сервисы искусственного интеллекта — фишка, которую предложил вендор и которой мы воспользовались.

Как это часто бывает при знакомстве с новой технологией, сначала наблюдалось сопротивление. Вместе с сотрудниками мы прошли все пять стадий принятия. Постепенно люди поняли, на что способен искусственный интеллект, и отторжение сменилось доверием. Сегодня его воспринимают не просто как программу, робота, а как помощника.

Елена Сергеева руководитель юридической функции IDS Borjomi Russia & Belarus

Результаты работы встроенного ИИ
в IDS Borjomi Russia & Belarus

1. Искусственный интеллект в разы упростил задачу по сравнению и обработке договоров. Теперь на верификацию одного документа сотрудник тратит до одной минуты.
2. Ускорились транзакции.
3. Решился вопрос с хранением. Распознанные документы отправляются в электронный архив и больше не занимают место на полках.
4. Повысилась исполнительская дисциплина. Благодаря автоматическому контролю со стороны ИИ работники более ответственно и внимательно относятся к тому, какую версию договора передают ему на обработку.
5. Руководители тратят меньше времени на принятие решений. ИИ подсказывает ответственных, которым следует отправить задачу на рассмотрение или делегировать поручение.

Планы

На примере работы с договорами руководство и сотрудники IDS Borjomi Russia & Belarus увидели, насколько полезен может быть умный помощник, и теперь желают внедрить его в остальные направления, где остается высокий процент рутины. В их числе — помощь ИИ в построении бухгалтерского ОЦО. Интеллектуальная система документооборота может находиться между фронт-офисом и бэк-офисом и автоматически проверять бумажные документы, поступающие от бизнеса. Например, качественно распознавать вид документа, идентифицировать основные реквизиты контрагента (сумму или номер заказа, который указывает инициатор от бизнеса на штампе при передаче бумажного документа сотрудника фронт-офиса).

 

Мы делаем большие ставки на развитие продукта. Рассчитываем на то, что Directum RX Intelligence сможет также идентифицировать полномочия подписанта, сверяя реквизиты и полномочия подписанта с той базой доверенностей, которая хранится у нас в системе. Благодаря этому существенным образом будут оптимизированы и автоматизированы контрольные процедуры в процессе верификации входящей бумажной документации. После процесса автоматической верификации и дальнейшей обработки ИИ первичных документов будет формироваться так называемая предпроводка, которую можно передавать в бэк-офис через интеграцию с учетными системами. Сотрудник бэк-офиса получит готовую предпроводку, финально проверит ее и нажмет кнопку, чтобы сделать проводку в учетной системе

Максим Фомичев менеджер финансового и кредитного контроля IDS Borjomi Russia & Belarus

Среди других бизнес-процессов, которые планирует цифровизировать лидер по производству бутилированной воды, — кадровое и проектное делопроизводство.