Интеграция Directum RX с сервисом ЭДО Электронной торговой площадки Газпромбанка

Предпосылки проекта

За год специалисты компании заключают более 1 тыс. договоров. Документы создаются и согласуются в системе Directum RX, а потом доставляются контрагентам. Для документооборота с ними требовался сервис обмена ЭДО ЭТП ГПБ (электронная торговая площадка Газпромбанка), но интеграция с сервисом была невозможна из-за отсутствия штатного коннектора.

Для обмена документами специалисты выгружали их и направляли во внешнюю среду через веб-интерфейсы сервисов ЭДО. По каждому документу нужно было совершить несколько операций, что приводило к ошибкам, потере времени и дополнительным затратам.

Цели и задачи

Для сокращения ручных операций при обмене документами с контрагентами в компании решили разработать коннектор для подключения Directum RX к сервису обмена ЭДО ЭТП ГПБ, который предоставляет роуминг для различных операторов обмена электронным документооборотом.

В результате проекта ожидалось:

• повысить качество и эффективность обработки документов (создание, согласование, регистрацию, отправку, исполнение, учет, оперативное хранение и маршрутизацию);
• ускорить работу пользователей;
• снизить затраты, связанные с дополнительными операциями по обмену документами с контрагентами;
• сократить риск человеческих ошибок в работе.

Решение

Проект разделили на два этапа. На первом специалисты с помощью штатного коннектора подключили систему к сервису обмена Диадок. В Directum RX настроили абонентские ящики, определили ответственных и импортировали цифровые сертификаты.

На втором — проектная группа начала разработку коннектора для подключения к ЭДО ЭТП ГПБ. Для этого специалисты торговой площадки в тандеме с инженерами ООО «Удостоверяющий центр ГИС» доработали несколько методов API (Application programming interface) ЭДО ЭТП ГПБ. Эксперты удостоверяющего центра максимально унифицировали функциональность и внешний вид коннектора со штатными средствами системы Directum RX.

Особенности настройки

Коннектор в ЭДО ЭТП ГПБ имеет собственную обложку, которая доступна администраторам СЭД.

Подключение к сервису обмена настраивается с помощью конфигурирования абонентского ящика. При этом процесс полностью аналогичен настройке абонентского ящика сервиса Диадок.

Обмен информацией с сервисом ЭДО ЭТП ГПБ проходит через фоновые процессы с использованием методов API.

Возможности Directum RX после интеграции с сервисом

С помощью коннектора можно синхронизировать адресную книгу контрагентов с сервисом обмена, загружать печатную форму документа с отметкой об электронной подписи документа.

Для получения информации о статусе обмена на обложку решения вынесены служебные справочники, содержащие информацию о документах, отправленных или полученных через сервис обмена, и статус документооборота по ним.

Чтобы проконтролировать возврат документов, разработали специализированный отчет, содержащий информацию о документах, отправленных контрагентам через сервис обмена ЭДО ЭТП ГПБ и ожидающих подписания с их стороны.

Результаты и планы

Команда «Удостоверяющий центр ГИС» разработала и внедрила в компании коннектор для обмена электронными документами с контрагентами через сервис обмена ЭДО ЭТП ГПБ. Интерфейс коннектора максимально унифицирован со штатными средствами Directum RX. Вся работа по приему и отправке документов теперь происходит в интерфейсе системы.

Первые результаты ЭДО через сервис обмена:

• количество ручных операций с документами уменьшилось на 200%;
• минимизирован риск ошибок, вызванных человеческим фактором;
• срок обработки документов сократился с нескольких дней до нескольких часов.

В дальнейшем планируется поддержка коннектора в актуальном состоянии в соответствии с изменениями API ЭДО ЭТП ГПБ и развитие его функциональности в сотрудничестве со специалистами торговой площадки.

Исполнитель

«УЦ ГИС» — ведущий системный интегратор решений и оператор сервисов, связанных с технологиями электронной подписи и защищенного электронного документооборота. Компания работает с 2011 года, реализует широкий комплекс решений и услуг от выпуска всех видов сертификатов электронной подписи, создания и сопровождения корпоративных удостоверяющих центров и систем электронного документооборота до обеспечения облачной электронной подписи, внедрения и обслуживания систем тахографического контроля транспорта и организации трансграничного юридически значимого документооборота.