Иван Федин, «Газпром добыча Надым»: Доля цифровых документов в нашем документопотоке превышает 60%

Иван Федин, начальник ДОУ компании «Газпром добыча Надым», в интервью TAdviser рассказал о особенностях миграции системы электронного документооборота на платформу Directum и ключевых процессах, которые были переведены в электронный вид.

Расскажите, как организован документооборот в вашей компании? Какие решения используете?

Иван Федин: С 2008 года в «Газпром добыча Надым» используется система электронного взаимодействия в области документационного обеспечения. Однако принципы и регламенты документооборота в нашей компании далеко не шаблонные, к тому же, регулярно вносятся коррективы, поэтому мы последовательно развиваем и дорабатываем свои программные комплексы. Так, в 2019 году мы окончательно перевели систему электронного взаимодействия на платформу Directum.

По нашим оценкам, доля цифровых документов на сегодняшний день составляет 60-65% от общего документопотока. При внедрении Directum мы стремились охватить не только процессы общего делопроизводства, но другие близкие направления: планирование и отчетность по служебным командировкам, получение основания для издания распорядительных документов по личному составу, учет самих распорядительных документов по личному составу, согласование должностных инструкций и т.д.

Проект внедрения Directum стартовал в октябре 2018 года. Какие решения использовались до этого времени и какие требования стали приоритетными при выборе новой системы?

Иван Федин: Вплоть до 2018 года на Предприятии использовался программный продукт на платформе LanDocs, однако дальнейшее его использование оказалось невозможным — возникли непреодолимые трудности. Руководство приняло решение о выборе и внедрении платформы.

Среди ключевых критериев выбора ПО мы выделили несколько пунктов: обязательное условие — полностью отечественная разработка продукта, модульная архитектура — чтобы была возможность поэтапного внедрения, интуитивно понятный интерфейс.

Как был организован переход на новую платформу документооборота?

Иван Федин: Проект был организован по стандартным принципам проектов внедрения программных продуктов. Специалисты Directum провели исследование действующих бизнес-процессов, совместно подготовили техническое задание. Спроектированное решение прошло тестовую эксплуатацию, в ходе которой зафиксировали пожелания и замечания к работе решения. В конечном итоге это позволило нам получить систему, максимально адаптированную под требования и регламенты компании.

Ключевые пользователи проходили обучение параллельно основным работам по внедрению. Так, к началу опытно-промышленной эксплуатации они имели представление о возможностях системы. На первом этапе к работе в Directum мы подключили около 100 сотрудников (делопроизводители, секретари, ИТ-специалисты) из Администрации и 15 филиалов. Для них разработали специальные тест-планы, по которым они опробовали систему на реальных данных и выявили еще некоторые пожелания. На втором этапе мы подключили уже более 1000 пользователей.

Чтобы снять риск остановки производственного процесса из-за перехода на новую цифровую платформу, было принято решение не отключать систему LanDocs сразу. Так как в цифровых бизнес-процессах участвовали на том момент 3 500 сотрудников, опасения руководства были обоснованными. Опытно-промышленная эксплуатация (ОПЭ) проходила в режиме имитации и постепенного вовлечения сотрудников в работу в новой системе.

К моменту завершения ОПЭ мы получили «обкатанное» решение и более 1000 человек, способных самостоятельно работать в системе. Переход в промышленную эксплуатацию прошел в штатном режиме.

Какие процессы и подразделения охватывает автоматизация сейчас? Сколько всего пользователей работает в системе?

Иван Федин: Более 4 000 сотрудников «Газпром добыча Надым» сегодня работают в системе Directum. В цифровой вид переведены ключевые направления общего документооборота — от регистрации поступающей корреспонденции до исполнения поручений. Частично затронуты процессы управления кадровым составом — автоматизировано получение оснований для издания распорядительных документов, подготовка их проектов, регистрация и хранение копий. Удалось отказаться от бумаги в работе со всевозможными заявками (в рамках Предприятия ввели термин «Инициативные документы» — служебные записки с утвержденным набором реквизитов и жестким маршрутом). Постепенно переходим на электронное согласование технической документации.

Как вы оцениваете результаты текущего проекта автоматизации? Удалось ли отказаться от бумаги на 100% в каких-либо процессах?

Иван Федин: Как отмечалось выше, доля цифровых документов на сегодняшний день, по нашим оценкам, составляет 60-65% от общего документопотока предприятия. От бумажных документов мы отказались в процессах внутренней переписки между структурными подразделениями Предприятия (в том числе между филиалами), а также в процессах получения основания, подготовки и согласования проектов исходящей корреспонденции и организационно-распорядительной.

Отдельно стоит выделить организационно-распорядительные документы по административно-хозяйственной деятельности: процесс их создания, согласования, подписания и последующего хранения переведен на 100% в электронный вид, без вывода на бумагу.

Как было организовано обучение пользователей работе в новой системе?

Иван Федин: Для обучения будущих пользователей разделили на две группы: в первую вошли те, кто плотно работает в системе (регистраторы, секретари представитель ИТ-подразделений), а во вторую — все остальные пользователи. Соответственно, для первой группы обучение было организовано очно на специально подготовленных рабочих местах на базе учебного центра Предприятия. Проводили обучение специалисты компании Directum.

Для всех остальных пользователей проводились семинары-демонстрации по работе в системе. После обучения пользователям предоставили возможность параллельной работы в тестовой среде для закрепления обучения.

Потребовалось ли предпринимать дополнительные меры, чтобы пользователям было легче принять новую систему?

Иван Федин: С этой точки зрения, проблем не возникало. Руководством принято решение о внедрении — сотрудники готовы учиться и работать.

Есть ли какие-то особенности и принципы организации проекта внедрения, которые помогли достигнуть результатов в обозначенные сроки?

Иван Федин: В любом проекте важна поддержка руководства и первых лиц, их заинтересованность в результатах проекта — это первый и самый значимый вклад самого заказчика в успех проекта. Не менее существенную роль сыграли, конечно, компетентность и скорость отработки замечаний командой проекта от компании Directum.

Пользователи были заблаговременно информированы о смене системы, проведено массовое обучение. А быстро освоить возможности помог удобный и понятный интерфейс программного комплекса.

Планируете ли расширять охват пользователей и процессов?

Иван Федин: В перспективе планируем автоматизацию договорной работы и архивного дела. Также рассматриваем мобильные решение как удаленное рабочее место для руководителей и ключевых специалистов.

Источник: TAdviser