Юридическая сила электронного документа и как ее сохранить на долгие годы
Легитимность бумажных документов обычно не вызывает сомнений, но если дело доходит до электронных, у скептиков появляются вопросы.
В бумажном достаточно проставить необходимые реквизиты — подпись уполномоченного лица, а иногда и печать компании — так документ сразу приобретает юридическую силу и значимость. А в каком случае электронный документ будет обладать этими качествами? Ответы — в статье.
Что такое юридическая значимость электронного документа
В стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 юридически значимым считается подлинный документ, который удовлетворяет требованиям:
- аутентичности: соответствует зафиксированным в компании правилам оформления;
- целостности: защищен от неконтролируемых изменений;
- достоверности: содержит точные сведения об операции;
- пригодности для использования: воспроизводится и хранится в корпоративной системе.
Как определить, что электронный документ имеет юридическую силу
Юридическую силу цифрового документа обеспечивает электронная подпись. Подойдет любой вид: простая (ПЭП), усиленная квалифицированная (УКЭП) или неквалифицированная (УНЭП). Согласно 63-ФЗ документ, заверенный квалифицированной ЭП, приравнивается к бумажному, подписанному собственноручно. То есть обладает такой же юридической силой.
Чтобы доказать юридическую силу электронного документа, подписанного НЭП или ПЭП, нужно предоставить дополнительное подтверждение: для внутренних документов — локальный нормативный акт, для внешних — соглашение между контрагентами об электронном обмене.
Роль оператора ЭДО в обеспечении юридической силы документа
Сервисы электронного документооборота придают юридическую силу документу, фиксируют даты обмена и гарантируют безопасность при передаче. Операторы ЭДО могут выступать независимой третьей стороной в решении спорных вопросов с налоговой или судами.
Сегодня есть электронные документы, которые по Налоговому кодексу РФ должны передаваться только через операторов ЭДО. К ним относятся электронный счет-фактура, УПД и УКД. Если обмениваться ими по электронной почте, это приведет к потере юридической силы электронных документов и будет считаться нарушением НК.
Как хранить цифровые документы в архиве с сохранением их юридической силы
Действие сертификата электронной подписи заканчивается через 1 год после оформления. Чтобы документ в цифре не утратил правовой силы по прошествии этого срока, на него ставится штамп времени. Он подтверждает валидность подписи на момент визирования документа. Формируется такая метка по обращению системы, генерирующей ЭП, к службе штампов времени (TSA).
Реквизиты, электронная подпись, метки доверенного времени, истории согласования — все эти метаданные придают юридическую силу электронному документу. Самый важный элемент в этом списке — электронная подпись. Ведь при представлении документа в суд или контролирующие органы придется подтверждать действительность сертификата ЭП на момент подписания. Для этого понадобится штамп времени, который докажет юридическую значимость электронного документа
руководитель проектов развития бизнеса Directum
Чтобы избежать дополнительной проверки подписи, можно использовать усовершенствованную ЭП (формат CAdES-A). Контейнер такой подписи включает в реквизиты документа штамп времени и доказательства подлинности сертификата на момент заверения.
Однако срок действия штампа времени ограничен. Обычно он составляет 10-15 лет. Поэтому по истечении этого периода нужно проставить еще одну метку, чтобы документ и дальше сохранял юридическую силу. Этот процесс называется «перештамповка».
Система, в которой хранится подписанный документ, «несет ответственность» за обеспечение его юридической силы на протяжении всего жизненного цикла. Поэтому в долговременном архиве должна быть реализована функциональность для пролонгации штампа времени.
