Юридически значимый электронный документооборот: его не видно, а он есть

Все, кто работает сегодня в информационных системах, хотя бы раз сталкивались с понятием «юридически значимый электронный документооборот». В статье рассказываем, что это такое, как обеспечивается, где применяется и зачем нужен бизнесу.

С чего начался ЮЗЭДО

Интерес к теме в нашей стране сформировался в конце 2000-х — начале 2010-х. Именно в тот период государство серьезно подошло к изменению нормативной базы и разрешило бизнесу использовать первичку в цифровом виде. 23 мая 2012 г. вступил в силу приказ ФНС, утвердивший формат электронного счета-фактуры. Начиная с этой даты, российские компании стали постепенно переходить на ЮЗЭДО.

Большой вклад в развитие ЭДО внесли компании-разработчики сервисов обмена. С каждым годом их число увеличивается, сегодня на сайте ФНС представлено 40+ сервисов.

Что такое юридическая значимость (ЮЗ) и как ее обеспечить

Чтобы цифровой документ приняли в ФНС или в суде, он должен обладать правовой силой. Такой статус он приобретет, если будет подписан ЭП — простой, усиленной квалифицированной, неквалифицированной. В случае с ПЭП и УНЭП есть нюанс. Понадобится дополнительно подтвердить правомерность такой подписи, предоставив внутренний нормативный акт или соглашение об обмене между контрагентами.

Документы, отправляемые через сервисы ЭДО, также получают правовую значимость. Но если передавать их по email, ЮЗ не сохранится. Мало того, отправка по email счетов-фактур, УПД и УКД считается нарушением Налогового кодекса РФ. Они содержат информацию об НДС, поэтому их необходимо передавать по защищенным каналам связи.

Отметка об электронной подписи

Зачем переходить на электронный юридически значимый документооборот

Сегодня можно говорить о том, что B2B-рынок созрел и осознает важность отказа от бумаги в пользу цифры. В планах у ФНС перевести на ЮЗДО к 2025 году весь бизнес. Такая цель заявлена в концепции развития ЭДО, которую разработали в контролирующем органе. Преимущества перехода очевидны:

• уменьшаются затраты на печать и отправку бумажной корреспонденции;
• сокращаются потери и невозвраты оригиналов от контрагентов;
• ускоряется обработка;
• повышается скорость расчетов по сделкам;
• документы получают правовую силу, их можно использовать в качестве доказательств при спорах.

Несмотря на смелые планы, ФНС не собирается ограничивать бизнес в использовании бумаги в B2B-процессах (по крайней мере, пока). Переходить в цифру или нет, каждое предприятие решает индивидуально. Другой вопрос, что оставаться верными бумаге уже не просто невыгодно, а несовременно.

 

«7-10 лет назад компании, переходящие на ЮЗЭДО, считались новаторами. А сегодня их можно назвать шагающими в ногу со временем. Цифровой обмен между организациями постепенно становится нормой. И государство вносит в это свою лепту. Разрабатывая новые форматы и проводя другие инициативы, оно стимулирует бизнес внедрять современные цифровые решения».

Иван АгаповProduct manager ECM-решений Directum

ЮЗЭДО востребован во внутренних и внешних процессах компании:

• ведение бухгалтерской первички;
• обмен с контрагентами договорами, приложениями, допсоглашениями;
• участие в торгах и закупках;
• создание, подписание кадровых приказов, локальных нормативных актов, трудовых договоров и пр.;
• оперативное и длительное хранение оригиналов.

Но несмотря на всю скорость развития цифровизации, по-прежнему остаются сферы, где пока нельзя отказаться от бумаги. Так, в кадровом делопроизводстве не разрешается переводить в ЭДО приказы об увольнении и акты о несчастных случаях на производстве.

Основные требования к хранению

Даже если компания благополучно использует ЮЗДО, она обязана вести бумажный архив. По закону бухгалтерская первичка должна содержаться в архиве в течение пяти лет, а кадровые приказы — до 75 лет.

Хранение юридически значимых документов в архивах

Решения Directum RX для ведения ЮЗЭДО

Система поддерживает работу с ЮЗДО на всех уровнях: от создания и подписания до отправки партнерам и длительного хранения.