Как безболезненно перейти на отечественное решение по планированию и не потерять данные

Отрицание, гнев, торг и принятие. Наверняка любой владелец бизнеса прошел через все стадии изо дня в день читая новостную ленту с событиями, угрожающими стабильности бизнеса.

Еще год назад мы обсуждали риски использования облачных зарубежных продуктов, но текущая ситуация требует решительных и быстрых действий. Это уже даже не «звоночек», а полноценный сигнал тревоги.

Напомним, что популярные в России продукты Trello и Jira производит австралийская компания Atlassian, уже сейчас многие пользователи и команды жалуются на недоступность Jira, о Trello пока таких сообщений не поступало, но столкнуться с заморозкой или утратой своих данных вряд ли кто-то готов на 100%.

На примере решения Directum «Agile-доски» поделимся с вами пошаговой инструкцией, как безболезненно перейти на отечественное решение и сохранить данные и нервные клетки.

Создаем доску

Если ранее вы использовали Trello и хотите перенести исторические данные, то воспользуйтесь импортом, это позволит сэкономить время и ничего не упустить.

Для того, чтобы получить файл для импорта, откройте нужную доску в Trello и перейдите в меню.

Найдите пункт «Еще» и выберите в нем «Печать и экспорт», в открывшемся окне необходимо указать «Экспортировать как JSON», именно в этом формате мы импортируем данные в Agile-доски.

После выбора экспорта откроется окно с набором символов, нажимаем на правую кнопку мыши и выбираем «Сохранить как», указав подходящее место на диске.

Вернитесь к карточке доски, на панели действий нажмите «Импорт из Trello» и выберите загруженный JSON-файл.

В результате, как по взмаху волшебной палочки, все данные буду импортированы, заполнится имя доски, а на нее попадут тикеты вместе с названиями и описаниями.

Начнем использовать доску

Agile-доски помогают выделить действительно важные этапы работ, которые требуют контроля. Как правило, одна колонка — один этап. Все так же, как в Trello или Jira, обучаться дополнительно не потребуется.

Как еще можно использовать колонки:

• по именам коллег;
• по должностям или ролям на проекте;
• по типу задач, отделяя внутренние общефирменные вопросы от производственных.

А также вы можете придумать свой собственный способ применения, отвечающий именно вашим задачам.

Создадим тикеты

В дополнение к уже существующим тикетам необходимо создавать новые, для этого есть несколько способов:

• по кнопке со знаком плюс в правом верхнем углу колонки;
• по кнопке «Добавить тикет» на панели действий доски или внизу каждой колонки;
• по кнопке «Создать копию» в тикете или в его контекстном меню. Таким образом вы сэкономите время и не придется переносить вручную заголовок, описание и трудоемкость. Все эти поля будут скопированы в новый тикет.

Отличительная черта Agile-досок — возможность связать тикеты находящиеся как на одной доске, так и на досках других команд. Если автор установил связь, а у исполнителя нет доступа к этому тикету на другой доске, то необходимо выдать права вручную. Так мы защищаем ваши данные от неправомерного доступа.

Agile-доски дают богатые возможности по выбору типа связей между тикетами. Создавайте подзадачи, устанавливайте зависимости и обязательность выполнения, закрывайте ненужные тикеты как дубли.

Что может показаться непривычным

Большим количеством полей в Jira пользователей не удивишь, а вот сторонники Trello привыкли к более лаконичной карточке тикета.

Тикет в решении Directum «Agile-доски» — это минимально необходимый набор атрибутов, который не позволит превратить ваш пул работ в хаос, а будет способствовать удобной фильтрации и поиску необходимой информации.

Кроме того, ни один из атрибутов помимо названия не является обязательным для заполнения и не будет препятствовать комфортному использованию доски.

Еще одна отличительная черта — возможность отправки тикета в виде задачи. Почему это может быть полезно? В Jira тикет и задача — это одно и тоже, в нашей системе иной подход. Agile-доски в составе системы Directum RX дают возможность комбинировать гибкие методы и классические.

Далеко не всегда в состав команды, которая работает с доской, входят представители всех подразделений компании. В случае, если необходимо согласовать договор, требуется обратиться в юридическую службу, но мы можем не знать, какому именно юристу стоит назначить тикет.

Тогда на помощь приходят задачи.

Все необходимые поля будут заполнены из тикета. При этом их можно скорректировать, добавив дополнительную информацию. Задачу можно направить на ответственное подразделение, где первый освободившийся сотрудник возьмет ее в работу.

В качестве ответственного в тикете рекомендуем указать одного из членов команды для удобства контроля исполнения.

Что делать, если мне недостаточно функциональности

Не каждое решение, тем более зарубежное, может похвастаться легкостью модификаций.

Agile-доски могут быть доработаны под ваши уникальные потребности с помощью мощной среды разработки Development Studio, позволяющей развивать решение, если возможностей стандартной настройки недостаточно.

Использование решения «Agile-доски» не только навсегда избавит вас от переживаний за сохранность данных, но и откроет широкие возможности для оперативного управления задачами. В апреле 2022 года у решения появилась freemium-версия. Для пользователей системы Directum RX она бесплатна.

Автор: Елена Лобанова, руководитель проектов развития бизнеса Directum