Как правильно организовать электронный документооборот счетами-фактурами
Счет-фактура (СФ) — документ, который подтверждает факт выплаты НДС за товар (работу, услугу). На основании этого документа покупатель может возместить сумму налога на добавленную стоимость в соответствии с п.1 ст.169 Налогового кодекса Российской Федерации.
Что из себя представляет
Электронный счет-фактура (ЭСФ) — это файл в формате XML, переданный по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора ЭДО и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя либо иного уполномоченного лица.
Набор полей в электронном документе совпадает с его аналогом на бумаге. Основное отличие цифровой и бумажной формы заключается в дополнительном реквизите — штампе электронной подписи (ЭП). Он включает исчерпывающие данные о подписанте — ФИО и должность, номер и срок действия сертификата усиленной ЭП.
Счет-фактуру в электронном виде не нужно распечатывать и хранить на бумаге, его можно поместить в архив на базе информационной системы и передавать в налоговую по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика в цифровом формате.
Как устроен электронный обмен счетами-фактурами
Выставление ЭСФ — это обязательное условие, если реализуются товары, подлежащие прослеживаемости в соответствии с п.1.2 ст. 169 НК РФ. Остальные плательщики НДС могут обмениваться ими по двустороннему согласию, если у участников сделки есть технические средства для обмена и обработки электронных документов.
ЭДО счетами-фактурами возможен при выполнении всеми участниками процесса своих функций:
- продавец: составляет ЭСФ, подписывает его УКЭП и отправляет контрагенту в XML-формате через оператора ЭДО. Для завершения документооборота поставщик должен дождаться уведомления от покупателя о получении электронного документа;
- оператор ЭДО: координирует доставку файла, проверяет соответствие утвержденному ФНС формату и регистрирует даты отправки и получения;
- покупатель: подтверждает получение счета-фактуры электронной подписью и формирует извещение о получении через оператора ЭДО.
Если покупатель не получил документ в электронном виде через пять дней с момента отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), то он должен сообщить об этом поставщику. Продавец обязан выяснить и разрешить проблему передачи документа совместно с оператором ЭДО либо направить контрагенту бумажный счет-фактуру.
Электронные счета-фактуры помогут избежать отказа в вычете «входного» НДС
В случае критичных ошибок при составлении счета-фактуры контролирующие органы могут отклонить возмещение налога на добавленную стоимость. Переход на электронные СФ значительно сократит количество таких дефектов.
| Распространенные ошибки | Бумажный счет-фактура | Электронный счет-фактура |
|---|---|---|
| Некорректное оформление реквизитов | Налоговая может отказать в вычете предъявленных сумм НДС, если не удастся установить продавца или покупателя, наименование товаров или услуг, либо при неверном отражении количества товара, стоимости, ставки или суммы НДС. | Реквизиты сверяются со справочником ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Электронный документ не отправится, если будут пустые поля или ошибки в обязательных реквизитах. |
| Различия в титуле продавца и покупателя | Бумажный СФ выставляется в двух экземплярах — титуле продавца и покупателя. Если документ корректируется, то исправления нужно вносить в оба титула. | ЭСФ составляется в единственном экземпляре, поэтому несоответствий в данных быть не может. При выставлении исправленного документа оператор ЭДО фиксирует каждый этап корректировки. |
| Получение счета-фактуры после отчетного периода | Заявлять вычет можно в том налоговом периоде, в котором фактически был выпущен СФ. Если покупатель получил оригинал с опозданием, то ему придется обосновывать правомерность вычета. Для этого налогоплательщикам приходится хранить конверты с печатью почты. | Оператор ЭДО фиксирует дату отправки и получения документа. В случае спорных вопросов провайдер будет выступать независимой стороной в обмене электронным СФ. |
| Отсутствие подписей или их расшифровок | Счет-фактура без подписи не принимается к возмещению НДС. Факсимильная подпись также может стать основанием для отказа. | В цифровом документе проставляется электронная подпись, которая уже содержит в себе сведения о подписанте — ФИО и должность. |
Налоговая может потребовать переделать счета-фактуры при нарушении правил представления документов. Если плательщик НДС не предъявит в установленный срок документы, то п.1 ст. 126 НК РФ предусматривает штраф 200 рублей за каждый документ.
Как работать со счетами-фактурами в Directum RX
Перейти на безбумажный документооборот можно с решениями Directum. В системе предусмотрена возможность электронного обмена через сервисы Диадок и СБИС. Юридическая значимость такого обмена подтверждается квалифицированной электронной подписью, а форматы документов соответствуют требованиям законодательства.
Счета-фактуры, полученные от контрагентов через сервисы обмена, заносятся в Directum RX автоматически. Ответственному за абонентский ящик придет задание на дальнейшую обработку документа в системе. Сотруднику останется проверить полноту и корректность заполненных полей в карточке документа.
Для удобства пользователей формализованные документы, которые поступают через сервисы обмена, в Directum RX автоматически преобразуются в формат PDF. При этом в системе также хранится тело документа в том формате, в котором он поступил от оператора.
Полученный счет-фактура не требует внутреннего подписания, поэтому отправляется подзадачей бухгалтеру для отражения в бухгалтерском и налоговом учете организации.
После выполнения задания на обработку документа создается извещение о получении и подписывается сертификатом квалифицированной ЭП. Извещение в автоматическом режиме отправляется в сервис обмена.
Выставленные счета-фактуры составляются в учетной системе и вручную заносятся в Directum RX. Перед отправкой контрагенту документ подписывается КЭП и автоматически заполняется информацией о продавце. Убедиться в завершенности документооборота и получении извещения, можно с помощью отчета.
