Как произвести массовый ввод документов в ECM-систему?

Службы ввода и преобразования документов DCTS (DIRECTUM Capture and Transformation Services) – это одно из усовершенствований версии 4.5 системы - облегчают ввод документов в ECM-систему независимо от источника их появления. Благодаря этим новшествам переход на электронный становится проще, а технологии - доступнее. О стратегии развития системы DIRECTUM говорит Василий Бабинцев, директор по маркетингу DIRECTUM.

Что же представляет из себя DCTS?

Это набор сервисов, которые интегрируются с различными компонентами: от программных OCR-продуктов до промышленных потоковых сканеров. Система в целом продвигает бумажный документ или факс по предопределённым или динамически настраиваемым этапам. А компонентная структура служб ввода и преобразования позволяет легко адаптировать их к нуждам заказчика в каждой конкретной ситуации.

Проще всего будет проиллюстрировать работу новой технологии на конкретном примере...

Средний ИТ-интегратор — это множество консультантов и разработчиков, ведущих десятки проектов по внедрению информационных систем управления на различных предприятиях. Необходимо автоматизировать обработку табелей учёта рабочего времени, являющихся основанием для оплаты заказчиком услуг интегратора. Условия предполагают ежедневный ввод большого числа однотипных документов (табелей), извлечение из них необходимой информации (проект, тип работ, часы) и последующую оперативную обработку (передача образа документа и данных табеля руководителю проекта и в бухгалтерию). Сценарий предполагает несколько вариантов решения, зависящих от ряда факторов: как табеля попадают в организацию, необходимо ли распознавание всех данных или достаточно лишь образа документа, каким образом табеля должны регистрироваться как документы и т. д.

Это программная часть, а со стороны «железа»?

Наиболее корректный в условиях заказчика сценарий работы основывается на децентрализованном потоковом вводе документов. Мы тестировали оборудование Canon, и сетевой сканер ScanFront 220Р отлично вписался в процесс: скорость сканирования 25 стр./мин и производительность до 10ОО документов в день полностью отвечают потребностям проекта. А работа в сети позволяет передавать информацию без использования компьютера. В бланк табеля работ, кроме текстовой информации о проекте, впечатывается штрих-код — идентификатор табеля. После того как табель заполнен и подписан заказчиком, сотрудник сканирует его, используя разделяемый сканер. Аутентификация на сканере (в т. ч. по отпечатку пальца прямо на устройстве) позволяет указать место назначения документа, в нашем случае это связанная с пользователем ftp-папка. Отсканированный табель отправляется в неё и становится в очередь службы ввода документов.

А дальше в дело вступает DCTS?

Да, в первую очередь службой распознается штрих-код табеля. После чего системе становится известно, что это за документ, за каким сотрудником-руководителем проекта он закреплён, когда создан и пр. Служба ввода сохраняет образ документа в электронном архиве документов Directum, заполняя карточку документа. Образ документа по типовому маршруту направляется на контроль руководителю проекта и затем для учёта в бухгалтерию; дальнейшее развитие сценария предполагает передачу документа на распознавание сотруднику, занёсшему табель в систему. Руководитель проекта, получив задачу, может сравнить информацию из скан-образа табеля с текущей статистикой исполнения проекта, оперативно контролировать сдачу табелей и уточнять данные по проекту. Бухгалтерия также оперативно генерирует счета заказчику и подтверждает затраты рабочего времени.

Основной эффект автоматизации по этому сценарию — оперативное получение данных для выставления счетов?

Что, в свою очередь, снижает расхождение между данными о времени по фактическим табелям и оперативной информацией по затратам времени на проект. Это уже прямое участие в прибыли: снижается хождение бумажных документов, увеличивается надёжность хранения табелей. За счёт децентрализованного ввода документов, использования разделяемого сканера и общей модульной архитектуры DCTS стоимость проекта автоматизации относительна невысока.

Какова целевая аудитория?

Крупные и средние компании, ориентированные на эффективную автоматизацию управления контентом, или компании, в которых уже построен электронный документооборот, — именно тогда полученная со сканера информация максимально быстро достигает адресата и будет грамотно обработана. Программно-аппаратные комплексы потокового ввода документов становятся всё популярнее в компаниях, стремящихся сократить время на обработку бумажных документов и их преобразование. Такие решения со всеми их достоинствами должны и будут становиться доступнее и проще как в использовании, так и при внедрении.

Опубликовано: "Директор ИС", №5, 2008