Раньше организации сами разрабатывали форматы электронных документов и спокойно пользовались ими. При этом поля и данные они именовали по-своему. Это негативно сказывалось на желании представителей бизнеса обмениваться документами — либо используем чей-то формат, либо продолжаем работать на бумаге.
Методические рекомендации от ФНС вводят единообразие на государственном уровне, регламентируют процесс разработки и сопровождения форматов.
Нет, правила носят добровольный характер. Однако органы государственной власти будут принимать электронные документы, составленные по форматам, разработанным и введённым в действие в соответствии с указаниями ФНС. Если формат был создан и применяется без учёта правил, то всё зависит от решения соответствующего органа власти.
Для упрощения разработки форматов ФНС на своём сайте будет вести и публиковать электронный справочник унифицированных элементов электронных документов (далее — Справочник).
В Справочник войдут:
Справочник содержит следующую информацию: наименование элемента, его код, описание и другие данные. С полным списком можно ознакомиться в документе ФНС.
В Справочник также будут включаться новые элементы, использованные при описании вводимого в действие формата. ФНС будет обновлять его и размещать в течение 5 рабочих дней с даты регистрации документа в Министерстве юстиции Российской Федерации.
Ожидается, что будет создана Комиссия по форматам электронных документов (далее — Комиссия) — экспертный орган, в состав которого приказом ФНС могут включаться представители органов власти, негосударственных организаций и Банка России. Вместе они займутся рассмотрением и урегулированием вопросов, связанных с планированием, разработкой, описанием, вводом в действие и прекращением действия форматов электронных документов.
Основываясь на результатах заседания Комиссии, ФНС будет утверждать план разработки и ввода в действие форматов электронных документов. Его будут создавать на основании предложений всех заинтересованных сторон. Форматы, по которым получено заключение Комиссии о их востребованности, будут иметь приоритетное значение.
План разработки и ввода в действие форматов электронных документов включает:
Допускается инициативное внесение на рассмотрение Комиссии своего разработанного формата. Его нужно направить официальным письмом в ФНС России. Там его рассмотрят в течение 2 месяцев и исправят, если посчитают это необходимым.
При создании нового формата необходимо опираться на бизнес-требования, включающие:
Бизнес-требования необходимо представлять в пакете документов совместно с форматом.
При формировании структуры нового документа нужно учитывать положения законодательства, нормативных правовых актов, стандартов и иных обязательных требований.
При разработке формата необходимо использовать исключительно элементы, указанные в Справочнике. При их отсутствии разработчик предлагает собственное описание необходимых элементов.
В свою очередь Комиссия может рассмотреть предложенные варианты и вынести следующее решение:
Знакомый бухгалтеру формат электронного счета-фактуры утверждается приказом ФНС. Данные инициативы в случае их одобрения также будут изданы официальным документом.
У Комиссии будет месяц на рассмотрение предложения. Какое решение может быть принято:
Указанные правила касаются как разработки форматов в соответствии с планом, так и при инициативном внесении форматов на рассмотрение Комиссии.
Формат электронного документа вводится в действие на основании:
Срок — не ранее чем через 5 месяцев с момента утверждения такого приказа. При этом должны быть рекомендации Комиссии о вводе его в действие.
Прекращение использования формата электронного документа происходит по согласованию с Комиссией по тем же основаниям.
На сайте ФНС будет размещен реестр утвержденных форматов электронных документов (далее — Реестр). Регламент обновления списка — 5 рабочих дней с даты регистрации нового формата.
Реестр будет содержать следующую информацию: идентификатор, наименование, версию формата и т. д.
Ждал ли бизнес рекомендации от ФНС? Конечно, да. Известно много случаев, когда, не обнаружив необходимый формат электронного документа, представители бизнеса разрабатывали его самостоятельно. При этом вопросов было очень много. Надеемся, что методические рекомендации от ФНС помогут бизнесу и послужат хорошим стимулом для дальнейшей генерации новых форматов.
Единые форматы электронных документов чаще всего нужны в бухгалтерии — для быстрого взаимодействия с контрагентами. Чтобы ускорить процессы, также можно подключить интеллектуальные сервисы или организовать электронный архив. Но и это ещё не всё. Больше возможностей — в цифровой бухгалтерии от Directum.
Источник: Ecm-journal
Internet Explorer устарел и не соответствует требованиям безопасности
Для корректного отображения информации используйте любой браузер из списка ниже: