Как совместное решение Directum и Контура облегчает работу бизнеса с МЧД
С 1 сентября 2023 года в России вступили в силу поправки к 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 и удостоверяющие центры перестали выдавать сертификаты с реквизитами юрлиц. Теперь чтобы заверить документ, сотрудник организации может получить сертификат электронной подписи (ЭП) физлица и вместе с ним использовать машиночитаемую доверенность (МЧД).
Новая схема заставила бизнес пересмотреть внутренние процессы электронного подписания и адаптировать ИТ-системы. Многие разработчики ПО в свою очередь добавили в свое ПО функциональность, удовлетворяющую требованиям законодательства. В статье рассмотрим совместное решение Directum и Контура для работы с МЧД, которое вышло на рынок в сентябре 2023 года.
Что такое МЧД простыми словами
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это аналог бумажной доверенности в XML-формате. Она наделяет сотрудника правом подписи определенных видов документов от лица компании. Например, бухгалтера — заверять отчетные документы для контролирующих органов.
В МЧД обязательно должна быть информация о:
- доверителе,
- уполномоченном работнике,
- его полномочиях.
Полный перечень указан в Приказе Минцифры РФ от 18.08.2021 N 857.
Как работать с машиночитаемыми доверенностями в информационной системе
В Directum RX предусмотрена функциональность для комплексной работы с бумажными и электронными доверенностями. Так, бумажную доверенность можно быстро создать с помощью готового шаблона или занести в виде скан-копии.
Чтобы бизнес мог создавать, подписывать, регистрировать и отзывать МЧД непосредственно в системе, а также управлять всеми доверенностями сотрудников, была разработана интеграция с сервисом Контур.Доверенность.
Почему интеграция с сервисом по созданию доверенностей лучше интеграции с оператором ЭДО
Существует несколько способов создания машиночитаемых доверенностей: через провайдера ЭДО, портал ФНС, другие системы регуляторов и корпоративную информационную систему. Каждая организация самостоятельно определяется с вариантом. Но если компании предстоит работать с большим количеством доверенностей (от 50 и более), то удобнее всего выпускать их и работать с ними непосредственно в корпоративной системе. Именно для этих задач и создан интеграционный модуль Directum RX к сервису Контур.Доверенность.
«Благодаря тому, что система Directum RX интегрирована с сервисом Контур.Доверенность, это дает нашим клиентам массу преимуществ. Не нужно переключаться между интерфейсами, чтобы выпустить МЧД и управлять их жизненным циклом. Вся работа протекает в едином информационном пространстве, она интуитивно понятна и проста.
Отмечу, что именно интеграция с Контур.Доверенностью закрывает полный цикл взаимодействия с блокчейном ФНС России: от создания и регистрации МЧД до отзыва. Модуль интеграции доступен с версии 4.6 Directum RX».
«Из-за изменений в законе об электронной подписи компании начали активно переводить сотрудников на машиночитаемые доверенности. Пользователи веб-сервисов могут сделать это без особого труда в Контур.Доверенности. С коробочными решениями всё немного сложнее. Мы рады сотрудничеству с одним из самых крупных СЭД страны — Directum RX. Наша интеграция позволит клиентам Directum RX выпускать машиночитаемые доверенности и использовать их внутри собственной информационной системы в режиме одного окна».
От создания до перевыпуска: комплексное управление бумажными и электронными доверенностями Directum RX
В системе выстроена удобная работа с бумажными доверенностями:
- можно быстро создавать их, используя готовые шаблоны;
- вести реестр доверенностей, выданных сотрудникам компании;
- подписывать документы ЭП на основании действующих доверенностей;
- автоматически заполнять сведения при подписании финансово-хозяйственных документов.
Чтобы пользователям было удобно управлять машиночитаемыми доверенностями, в Directum RX реализовали соответствующую функциональность:
- Прямо в интерфейсе системы можно создать МЧД и отправить ее на регистрацию в распределенный реестр ФНС, а при необходимости — настроить выпуск и согласование выпуска доверенности, в том числе с использованием no-code. При создании МЧД подхватываются персональные данные, ранее введенные в систему. Доступна настройка прав подписи документов в зависимости от полномочий. В отдельных случаях возможна заказная разработка по миграции данных сотрудников для использования при создании доверенностей.
- Организовать хранение МЧД.
- Контролировать сроки выпуска/перевыпуска и сроков действия МЧД.
- Использовать МЧД при подписании электронных документов КЭП сотрудников с реквизитами физлица.
Еще больше функциональности по работе с МЧД — в совместном решении с Контур.Доверенностью
Часть задач в Directum RX можно выполнить только с использованием интеграции с Контур.Доверенностью:
- создание XML-файла машиночитаемой доверенности;
- регистрация МЧД в распределенном реестре (блокчейне);
- отзыв;
- проверка статуса зарегистрированной МЧД.
Как создать МЧД
Рассмотрим ниже пример работы с МЧД в Directum RX. Чтобы создать доверенность в Directum RX по формату B2B, нужно сформировать служебную записку и отправить по регламенту на согласование электронных доверенностей, например, юристу. Юрист может либо согласовать служебную записку, либо согласовать с замечаниями, допустим, указав предельный лимит по сумме сделок.
В соответствующем реестре в Directum RX ответственный сотрудник создает файл доверенности. Достаточно заполнить реквизиты, а остальные данные, в том числе информация о сотруднике, подтягивается автоматически из справочников системы.
Файл доверенности отправляется на согласование и подписание генеральному директору. После того как МЧД будет подписана, ее можно зарегистрировать в реестре ФНС по соответствующей кнопке из Directum RX. Регистрация происходит в блокчейне ФНС России через интеграцию с Контур.Доверенностью.
Как подписывать документы КЭП физлица с использованием МЧД
Прежде чем начать подписывать документы на основании доверенности, в системе формируют «Право подписи» и указывают условия:
- сотрудника, на которого выпущена МЧД;
- виды документов, доступных для подписания;
- возможные ограничения (например, лимит по сумме).
Условия будут сверяться с полями карточки подписываемого документа. Если они совпадают, сотрудник может заверить документ электронной подписью.
Как отозвать доверенность
Руководитель может отменить МЧД, если сотрудник утратил право подписывать документы от лица компании, например, при увольнении или переводе на другую должность. Процедура простая: в карточке доверенности необходимо нажать на кнопку «Заявление на отзыв», указать причину аннулирования и отправить задачу на согласование. Подписанное заявление также по кнопке регистрируется в блокчейн ФНС или другую систему хранения , после чего статус МЧД меняется с действующего на отозванный.
Как передоверить МЧД
Согласно новым поправкам в 63-ФЗ «Об электронной подписи», визировать МЧД могут сотрудники, у которых есть МЧД с правом передоверия. ФНС и нотариат уже подготовили обновленную версию формата МЧД с возможностью передоверия и нотариального заверения доверенностей.
Как использовать МЧД при ЭДО с контрагентами
В Directum RX при межкорпоративном ЭДО идентификационный номер МЧД указывается в отметке об электронной подписи, сам файл доверенности хранится в информационной системе третьей стороны.
В XML-файл УПД и УКД пока невозможно добавить сведения об электронной доверенности, потому что в текущих форматах отсутствуют поля для указания номера МЧД. Информация о подписании на основании электронной доверенности добавляется в печатную форму документа.
Где хранятся МЧД
В случае подписания МЧД в Directum RX она может храниться непосредственно в системе или в блокчейне ФНС.
Методологически вопрос архивного хранения МЧД еще не урегулирован. Компаниям рекомендуется обеспечить хранение МЧД вместе с документами, которые имеют длительные сроки хранения и могут понадобиться для подтверждения каких-либо действий и фактов (например, для доказательств при судебном разбирательстве и т.п.).
Таким образом, в системе должно быть обеспечение хранения доверенностей сотрудников компании и контрагентов совместно с остальными документами по операциям.
Как будет развиваться совместное решение Directum и Контура
«В законодательстве об электронных доверенностях еще хватает белых пятен, поэтому в ближайшие годы государство продолжит совершенствовать эту сферу. Вместе с коллегами из Контура мы держим руку на пульсе и стараемся быстро реагировать на нормативные изменения. Функциональные дополнения, реализованные в Контур.Доверенности, будут появляться и в Directum RX, чтобы пользователи могли работать с МЧД по букве закона. Например, сейчас наша команда реализует поддержку 003 формата МЧД, возможность работы с ним появится в системе до конца 2023 года».
Источник: CNews
