Как в России развивается закон об электронных документах
Первые упоминания об ЭДО в нашей стране относятся к 1980-м годам. Но правовое регулирование этой сферы затянулось на 30 лет. Только в начале 2010-х стали появляться нормативные акты. Первыми ласточками по праву можно назвать приказы ФНС, касающиеся правил представления документов по телекоммуникационным каналам связи.
В статье рассмотрим законодательство в области электронного документооборота и остановимся на последних нормативных изменениях, которые отражаются на участниках рынка.
7 главных законов об электронном документообороте
В России нет единого нормативного положения, которое бы регулировало сферу ЭДО. Законодательная база представляет собой набор из множества правовых актов.
- Главный закон об электронном документообороте в нашей стране — безусловно 63-ФЗ об ЭП. Он описывает виды подписей, приравнивает их к собственноручным и разрешает подписывать ими различные документы.
- Статьи 160 и 434 Гражданского кодекса РФ говорят о том, что сделка и договор могут оформляться в цифровом виде.
- В Налоговом кодексе РФ также есть две интересные нам статьи: 93-я — разрешает представлять документы в ФНС в небумажном виде, 169-ая — описывает требования к цифровым счетам-фактурам (ЭСФ) и их подписанию ЭП.
- О том, что бухучет можно перевести в цифру, гласит 402-ФЗ. Порядок оформления бухгалтерской первички не на бумаге описан в статье 9.
- 149-ФЗ об информации дает понятие, что такое цифровой документ.
- В последние годы усовершенствовалось кадровое законодательство в области электронного документооборота. Сначала был принят 377-ФЗ, разрешающий отказаться от бумаги в кадровом делопроизводстве.
- По следам 377-ФЗ в Трудовом кодексе РФ появились статьи 22.1–22, в которых кадровый ЭДО приравнивается к бумажному.
Это далеко не весь перечень нормативных актов, которые регулируют вопросы современного делопроизводства или бухучета в разных сферах деятельности. Например, каждый бухгалтер знаком с Приказом Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н — всё, что касается выставления и получения ЭСФ, описано здесь. А сотрудник тендерного отдела наверняка знает основные положения 44-ФЗ о госзакупках.
Вклад ФНС
В 2020 году в Федеральной налоговой службе появилось Управление ЭДО. Это структурное подразделение отчасти тоже модернизирует законы об электронных документах. Например, занимается вопросами создания новых форматов. Согласно обновленной концепции развития ЭДО, к концу 2024 года форматы появятся у 10 документов, среди них:
Также у ФНС грандиозные планы по увеличению масштабов бухгалтерского ЭДО. Предполагается, что в 2024 году компании будут обмениваться 95% счетов-фактур и 70% накладных.
- договор с контрагентом;
- акт сверки взаимных расчетов;
- транспортная и расходная накладные;
- счет на оплату;
- претензия и др.
Соблюдение законодательства при работе в системе электронного документооборота
Легитимность документам при работе в СЭД гарантирует подписание их с помощью ЭП. Законы об электронных документах постоянно совершенствуются. Одни из последних изменений, например, связаны с переходом от привычного подписания ЭП юрлица к схеме «ЭП физлица + машиночитаемая доверенность, подтверждающая полномочия сотрудника». Новые правила вступили в силу 1 сентября 2023 года. Но, к сожалению, не все компании успели перейти на них. Причины разные: одни организации не озаботились заранее получить сертификаты физлиц на всех сотрудников, другие — технически не подготовились к применению МЧД.
Пользователям важно, чтобы, независимо от нормативных перипетий, работа в информационной системе протекала стабильно. Бизнесу важно быть в тесной связи с разработчиками программных решений. Вендоры стараются оперативно отражать изменения на функциональности своего ПО и предлагать клиентам обновленные версии.
Бизнесу нужно быть готовым к тому, что предстоящие несколько лет Федеральная налоговая служба будет модернизировать различные аспекты электронного документооборота и законодательство в части МЧД в особенности. Но пользователи Directum RX могут не беспокоиться о правовой стороне работы в системе. Наша команда аналитиков и программистов держит руку на пульсе: мы знаем о всех планируемых изменениях и своевременно внедряем их в свои продукты и решения.
