Когда стоит переходить на корпоративную систему?

Вспомните, когда вы последний раз писали бумажное письмо другу? Переписывали его по несколько раз, запечатывали в конверт, отправляли и ждали ответа… Кажется, бумажная переписка давно перешла в разряд воспоминаний. Но только не в офисе: здесь она властвует до сих пор! Правда, вместо адресатов не друзья, а коллеги, да и частота сообщений не 1 раз в месяц, а 3 раза в день. Почему так происходит, и где та грань, когда дальнейшая работа вне автоматизации только ухудшает положение?

Готовы ли мы к автоматизации?

Не буду сгущать краски, сегодня любая офисная процедура изначально проходит в электронном виде: документы создаются в Word или Excel, отправляются на согласование по электронной почте. Но что побуждает нас их потом распечатывать?

Если отложить вопрос законодательства, которое давно позволяет использовать электронную подпись, то это наша психология – мы еще не привыкли. Нам никто не показывает «на пальцах» что мы теряем без автоматизации. Решим это упущение на примере договорного процесса: поручим менеджеру подготовить стандартный договор, согласовать его внутри компании с тремя руководителями, отправить на проверку контрагенту, обсудить замечания, подписать с двух сторон.

Как это происходит обычно

1-3 день. Начальник отдела просит менеджера подготовить договор. Тот поднимает несколько похожих договоров из архива, советуется с коллегами, и вот уже готова первая версия документа, она и отправлена по почте начальнику. Спустя 2-3 итерации согласования мы получаем вторую, сборную версию договора.

4-7 день. Менеджер отправляет ее на согласование заинтересованным руководителям, тоже почтой. Те вносят свои независимые правки. Договор «сливается» уже в третью версию. С ним заново знакомятся все руководители, требуются еще правки и четвертая версия.

8-12 день. Она-то и отправляется контрагенту, проходит еще пара кругов согласования... и, наконец, в лучшем случае, шестая версия договора распечатывается директору на подпись.

13-20 день. В идеале, директор сразу подпишет договор, но возможны и новые правки, и новые круги согласования, и новые версии.

21 день. Процесс завершается регистрацией документа и отправкой бумажных экземпляров контрагенту на подпись.

Знакомая картина? Ворох десятка независимых версий договора, хаос параллельной переписки, невозможность собрать всю историю согласования, в случае чего нужно искать того самого менеджера и восстанавливать события из его головы.

Тот же процесс в системе электронного документооборота (СЭД)

1 день. Начальник отдела отправляет в СЭД задачу-поручение на подготовку документа. Подобные договоры регулярно составляются в компании, поэтому готовый шаблон уже есть, менеджеру остается только заполнить название контрагента, даты, суммы и назначить права доступа. Вся работа отнимает максимум 20 минут. Далее менеджер отправляет задачу в СЭД по заранее определенному регламентированному маршруту.

1-2 день. Руководители-рецензенты получают задания с установленным сроком, видят сквозную сопроводительную переписку, знакомый шаблон договора и персональные инструкции, что требуется от каждого из них. Все правки вносятся в единый документ.

Если договор отправляется на доработку одним из рецензентов, то система сама определит новый маршрут, например, по уменьшенному кругу согласования.

2-5 день. Менеджер получает задание на проверку договора контрагентом (это самый длительный этап), согласовывает и, в случае внесения правок, создает вторую версию договора. Визирует ее у руководства и направляет на подпись директору.

3-5 день. Процесс завершается заданием директору на подписание договора электронной подписью или секретарю на распечатку документа, если есть необходимость в ручной подписи директора, и отправкой экземпляров контрагенту.

Менеджер получает задание-контроль о подписи договора, поручение начальника исполнено.

В корпоративной системе сотрудникам доступны готовые шаблоны документов и настроенные регламенты. Единый архив актуальных электронных документов (уже нет необходимости держать копии на своих компьютерах) и прозрачная переписка позволяют руководству легко контролировать поручения, снижать задержки согласования, выявлять неэффективности.

Так, когда пора задуматься о работе в корпоративной системе?

Мы разобрали только один бизнес-процесс, а в компании их десятки и каждый со своими нюансами.

Четкого ответа, когда же стоит задуматься о корпоративной системе – нет, но, если вы увидели себя в первом варианте, – значит вам пора. Помогут в этом и такие критерии:

1. Вам сложно найти нужный документ при общении с контрагентом по телефону.

2. Скорость и непрозрачность бизнес-процессов вызывают раздражение, невозможно точно узнать кто задерживает согласование очередного документа.

3. Новые сотрудники часто ошибаются даже в простых операциях, требуется обязательная перепроверка, невозможно выстроить систему делегирования полномочий.

4. Информация о ключевых процессах находится только в головах у сотрудников, их отсутствие превращается в катастрофу (даже уход на больничный или командировка, не говоря уже об увольнении).

5. Нет контроля конфиденциальности коммерческой информации, при этом требуется оперативный доступ к информационной базе всего предприятия для ускорения текущих бизнес-процессов.

Даже после таких сигналов многие возразят, что корпоративная система обходится дорого, требует выделенной ИТ-службы и оборудования. Да, до последнего времени так и было, но сегодня на рынке появилось большое количество доступных облачных решений. Их не надо покупать и разворачивать, достаточно оплатить подключение для нужного количества пользователей.

Например, система DirectumRX на 10 сотрудников будет стоить всего 2950 руб. в месяц. Это дешевле согласования счета внутри организации. Советую посмотреть вживую, как работает DirectumRX.

Вместо заключения

Я такой же руководитель, как и вы. И мне так же важно работать эффективно.

В нашей компании почти 500 человек и все мы работаем в системе электронного документооборота. В день я получаю около 30 заданий, выдаю минимум по 3 поручения, согласую порядка 20 документов. Добавьте сюда еще совещания и сотни писем, и станет очевидно, что вести дела вне корпоративной системы уже нереально.

Автор: Василий Бабинцев, директор по маркетингу DIRECTUM

Источник: Журнал «Генеральный директор»