«Командировки и авансовые отчеты» для DirectumRX: цифровизация каждого этапа

Новое решение «Командировки и авансовые отчеты» для DirectumRX упрощает организацию деловых поездок и сокращает время на оформление отчетных документов. Интеллектуальные сервисы Ario в составе решения исключают участие человека на определенных этапах процесса.

Бумажное оформление командировок и авансовых отчетов часто приводит к потере документов, мелким ошибкам и череде исправлений. Согласование затягивается, процесс становится неэффективным и дорогим.

Решение DirectumRX «Командировки и авансовые отчеты» значительно упрощает и ускоряет подготовку деловых поездок:

• Командировочные документы и отчеты по авансовым выплатам формируются, согласуются и подписываются в электронном виде — для этого участникам процесса необязательно очно присутствовать на рабочем месте.
• Подтверждающие документы связываются с нужным авансовым отчетом в системе. Сотруднику требуется лишь сфотографировать их и отправить на служебную почту компании. При необходимости документацию легко выгрузить, например, для аудиторских или налоговых проверок.
• Отчетные документы распознаются интеллектуальными сервисами Ario, а данные, извлеченные из них, заносятся в авансовый отчет — участие человека минимально и сводится к проверке уже заполненного отчета.

Благодаря переводу каждого этапа в электронный вид сохраняется единство и прозрачность процесса с момента инициации командировки до передачи подтверждающих документов бухгалтеру:

При необходимости «Командировки и авансовые отчеты» от DirectumRX легко адаптировать под процессы конкретной компании.

Решение оказывает качественный эффект на бизнес:

• Сокращается трудоемкость. Оформление командировки и авансовых отчетов занимает не более 10 минут и не отвлекает сотрудников от выполнения основных задач.
• Снижается вероятность ошибок. Благодаря автоматическим расчетам и извлечению данных из документов минимизируется число человеческих ошибок при заполнении отчетов. Согласование не затягивается из-за постоянных переделок.
• Сохраняется прозрачность и неразрывность процессов. В любой момент можно узнать, на каком этапе находятся заявка на командировку или отчет. Руководителю легко проконтролировать работу подчиненных.
• Минимизируется риск потери отчетных документов. Все документы хранятся в электронном виде, их можно быстро найти и выгрузить из системы. Передачу бумажных экземпляров также легко отследить.
• Сокращаются затраты на хранение и транспортировку бумаги. Чтобы согласовать и подписать документ, его не нужно распечатывать. Подписание происходит в электронном виде в соответствии с требованиями Федерального закона N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Узнайте больше об электронном оформлении командировок и авансовых отчетов в описании решения.