Компания-разработчик авиадвигателей автоматизировала бизнес-процессы с DIRECTUM

Завершен проект внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM в ОАО «Авиадвигатель». В результате автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, приказами и распоряжениями, оптимизирован договорной процесс. Сейчас в СЭД компании работает более 800 сотрудников, в том числе высшее руководство.

ОАО «Авиадвигатель» – ведущее российское конструкторское бюро, разработчик двигателей для гражданской и военной авиации и также промышленных газотурбинных установок и электростанций на базе авиационных технологий.

Подразделения компании находятся на территории пермского моторостроительного комплекса, корпуса которого значительно удалены друг от друга. При бумажном документообороте ответственные сотрудники лично относили документы всем согласующим. Длительный процесс согласования, случаи утери официальных документов и высокая трудоемкость обработки корреспонденции обусловили выбор системы электронного документооборота.

При анализе решений особое внимание уделялось возможностям массового перевода большого потока бумажных документов предприятия в электронный вид, удобству использования электронной подписи при визировании документов, инструментам интеграции с существующими в «Авиадвигателе» информационными системами. Система DIRECTUM в полной мере удовлетворила таким критериям.

Проект внедрения стартовал в конце 2011 года. Перед экспертами компании DIRECTUM стояли задачи:

• создания единого электронного архива несекретных документов;
• сокращения времени на обработку и поиск документов, в том числе архивных;
• исключения случаев утери документов;
• обеспечения контроля исполнения поручений.

Для каждого автоматизируемого процесса в «Авиадвигателе» был выделен ответственный сотрудник, который осуществлял координацию работ по созданию проектной документации. Так, по приказам и распоряжениям процесс проходил через директора по персоналу. Согласование проектных работ по входящим и исходящим письмам осуществлял помощник генерального директора. По договорным процессам – начальник договорного отдела. Помощник генерального директора совместно c начальником отделения внешнеэкономической деятельности участвовали в автоматизации работ по протоколам совещаний, планам и решениям.

Окончательные решения принимал методический совет в составе первого заместителя генерального директора, директора по ИТ, персоналу, правовым вопросам, а также начальников отделов. Инициатива и активное участие руководства компании-заказчика оказали важное влияние на своевременную реализацию проекта.

В итоге внедрения была автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией. Оптимизирован процесс согласования протоколов совещаний. Упрощены договорные процессы, начиная с регистрации и согласования до контроля исполнения обязательств. Кроме того, обеспечена интеграция DIRECTUM с ABBYY Recognition Server, Active Directory, Microsoft Lync Server 2010, а также с учетной системой предприятия – «Навигатор».

Первый заместитель генерального директора (генерального конструктора), начальник ОКБ ОАО  «Авиадвигатель» Николай Леонидович Кокшаров комментирует результаты проекта: «В DIRECTUM работают сотрудники практически из всех подразделений нашей компании, в том числе высшее руководство – всего около 800 человек. Одновременно пользуются системой более 400 сотрудников. Уже сейчас виден значительный эффект, который мы получили благодаря оптимизации бизнес-процессов. Так, например, значительно сократилось среднее время рассмотрения и согласования входящих/исходящих писем, приказов и распоряжений, договорных документов. Внедрение системы DIRECTUM позволило нам не только оптимизировать работу с документами, но и получить высокоэффективный инструмент взаимодействия между сотрудниками».

Проект завершился в конце февраля 2013 года. За 4 месяца работы в режиме опытно-промышленной эксплуатации в системе создано 54 000 документов, 40 000 задач и 12 000 поручений. «Авиадвигатель» планирует и дальше совершенствовать внедренные бизнес-процессы и автоматизировать новые.