«Лента» управляет кадровыми документами в Directum HR Pro

О компании

Предпосылки проекта

Торговые площадки «Ленты» находятся в более чем 200 населенных пунктах в 60 субъектах РФ. Компания располагает 19 распределительными центрами в разных регионах страны. До старта проекта большое количество сотрудников, работающих по всей России, создавало непрерывный поток кадровых документов, обработка которых ложилась на плечи HR-специалистов в виде трудоемких рутинных задач.

Чтобы изменить ситуацию, ускорить процессы и высвободить ценное время сотрудников, цифровизацию бизнес-процессов закрепили как одну из целей HR-стратегии компании.

Критериями выбора системы для кадрового электронного документооборота (КЭДО) были:

• удобный пользовательский интерфейс;
• масштабируемость системы;
• широкая функциональность по управлению электронными подписями;
• наличие открытого API для интеграции с учетной системой;
• легитимность и безопасность.

По результатам исследования рынка и нескольких пилотных проектов выбор сделали в пользу комплексной системы для управления кадровыми процессами и документами Directum HR Pro.

Работы на проекте выполнил Холдинг Т1 — бизнес-партнер Directum.

Цели и задачи

Основные цели проекта:

• сократить трудозатраты сотрудников, кадровых специалистов и руководителей «Ленты»;
• снизить расходы на бумагу, печать, пересылку и хранение бумажных документов;
• уменьшить риски несоответствия 152-ФЗ «О персональных данных» и Трудовому кодексу в части сроков ознакомления с документами;
• подготовиться к потенциальным требованиям регуляторов об обязательном переходе на КЭДО.

Для достижения целей в ходе проекта предстояло:

1. Встроить Directum HR Pro в существующий ИТ-ландшафт компании — настроить интеграцию с учетной и другими системами, мобильным приложением для сотрудников компании «Лента Спутник».
2. Перевести в электронный вид основные кадровые документы и отладить механизмы их подписания.
3. Организовать ознакомление с локальными нормативными актами.

Решение

Проект разделили на несколько итераций. Такой подход дал возможность минимизировать риски повышенной нагрузки на систему, оперативно вносить изменения и поддерживать позитивный настрой пользователей.

На первом этапе команда проекта выполнила объемную задачу анализа и проектирования — провела комплексное исследование бизнес-процессов и систем, с которыми требовалось настроить интеграции, спроектировала архитектуру и зафиксировала необходимые прикладные модификации. В результате были разработаны проектные документы для последующей настройки системы. В этот же период реализовали все основные работы по модификации системы — от настройки интеграции и видов документов до конструирования необходимых бизнес-процессов, включая разработку различных сценариев обработки документов, отладку оповещения пользователей. Также провели нагрузочное тестирование системы и подключили 12 тыс. сотрудников, спроектировали и настроили интеграции с ИТ-решениями:

• core-системой SAP HCM;
• HRM-системой EtWeb для передачи документов по отпускам сотрудников;
• Active Directory для обогащения данных по сотрудникам.

Для уведомления пользователей о событиях в Directum HR Pro разработали интеграцию с мобильным приложением «Лента Спутник», которым пользуются 90% штата, и провайдером СМС Rapporto.

В начале 2024 года прошла вторая волна подключений — к системе всего за месяц присоединились еще 20 тыс. пользователей. Это произошло в 3 раза быстрее, чем на первом этапе.

Сотрудники компании могут работать в Directum HR Pro с более чем 50 видами кадровых документов, среди которых:

• приказы на отпуск;
• приказы на долгосрочное отсутствие;
• заявления;
• локальные нормативные акты.

Для ЛНА выстроили уникальный процесс, который охватывает всех пользователей и подразделения компании: разработали гибкий механизм, благодаря которому система автоматически подбирает релевантные ЛНА в зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник. Акты отправляются точечно.

Кроме того, при первом подключении человека к КЭДО или трудоустройстве работнику автоматически направляется комплект нужных ЛНА. Система группирует все документы в одно задание для сотрудника, а не создает отдельное задание на каждый документ. Средняя скорость ознакомления работников с актом теперь составляет 3 дня вместо одного месяца.

Интеграция Directum HR Pro в корпоративное приложение «Лента Спутник» дала сотрудникам торговой сети возможность использовать привычное решение для работы с кадровыми документами, а также получать пуш-уведомления из системы КЭДО. Пользователям не нужно создавать личные кабинеты на отдельных сайтах или устанавливать дополнительное приложение, а компания экономит значительные средства за счет отправки сотрудникам пуш-уведомлений, а не СМС.

Чтобы обеспечить высокий уровень вовлеченности сотрудников в сжатые сроки, в «Ленте» провели обширную PR-кампанию:

• разработали лендинг с подробной информацией о преимуществах КЭДО;
• подготовили мотивационные схемы для сотрудников отдела персонала;
• разослали новостной дайджест с анонсом функциональных возможностей новой системы;
• провели обучение руководителей и сотрудников отдела персонала, ответственных за подключение работников;
• разместили информационные плакаты в магазинах.

Комплекс активностей привел к хорошим результатам: исполнительская дисциплина по итогам первой волны подключений составила 90%, удовлетворенность сотрудников цифровизацией — 80%, а общая удовлетворенность функцией HR возросла с 65 до 83%.

Результаты

1. На КЭДО перешли более 85% сотрудников «Ленты».
2. В электронный вид «переехали» 50+ различных видов заявлений и приказов, локальные нормативные акты, а также более 10 бизнес-процессов, в том числе управление отпусками и ознакомление с ЛНА.
3. Использование системы помогает сдерживать рост численности отдела кадров за счет увеличения эффективности работы текущих сотрудников.
4. В ходе внедрения Directum HR Pro провели детальный анализ процессов согласования и выявили «узкие места». Это дало возможность оптимизировать те этапы, которые вызывали задержки.
5. «Лента» сократила затраты на почтовые расходы, а также снизила объем бумаги, что соответствует целям по эффективному использованию природных ресурсов.

Планы

Еще в планах:

• настройка передачи документов по другим кадровым мероприятиям в Directum HR Pro;
• интеграция с программами формирования карт специальной оценки условий труда (СОУТ) и профессиональных рисков, чтобы ознакамливать сотрудников с релевантными картами по аналогии с ЛНА;
• наполнение системы данными по должностным инструкциям;
• интеграция с ЭДО для ознакомления сотрудников с внутренними регламентирующими документами;
• создание электронного архива для долгосрочного хранения кадровых документов в соответствии с требованиями законодательства.

Исполнитель