МГФОМС ускоряет цифровые процессы с Directum

Московский городской фонд обязательного медицинского страхования перевел в электронный вид работу с обращениями граждан, договорами, поручениями и другими документами. На протяжении пяти лет 450 сотрудников работают в единой системе и не тратят время на бумажную рутину, а руководители могут рассматривать и подписывать документы вне офиса — в мобильном приложении Directum Solo.

Московский городской фонд обязательного медицинского страхования (МГФОМС) — некоммерческая организация, созданная Правительством Москвы для обеспечения доступности и качества медицинской помощи, а также поддержания государственных гарантий соблюдения прав застрахованных лиц.

От бумаг к электронным документам и процессам

Внедрять Directum в МГФОМС начали в 2017 году. До изменений все документы создавали, согласовывали, подписывали, отправляли и хранили в бумажном виде. Цифровизация позволила не только исключить потери бумаг, но и ускорить процессы. В том числе работу с:

• входящими и исходящими документами,
• поручениями,
• служебными записками,
• организационно-распорядительными документами,
• договорами,
• совещаниями,
• обращениями граждан.

С каждым годом количество документов в МГФОМС растёт

Теперь Directum для МГФОМС — это единое защищенное информационное пространство, в котором взаимодействует 450 сотрудников. Каждый из них вовлечён в цифровые процессы и следует единому порядку работы с документами и поручениями. Большинство сотрудников пользуются веб-клиентом системы, часть — десктоп-версией. Руководители также используют мобильное решение Directum Solo, благодаря которому они оперативно рассматривают и подписывают документы в любое удобное время, в том числе вне офиса.

Все обращения попадают в Directum

Система развивается. В частности, в 2020 году усовершенствовали цифровую работу с обращениями граждан, поступающими с сайта МГФОМС.

Теперь обращения собираются и обрабатываются в одном месте — в системе Directum. Причем сотрудникам больше не нужно заносить данные вручную. Вся информация об обращении сохраняется благодаря настроенным интеграциям Directum:

• с информационными системами СМО. В СЭД МГФОМС создан «Единый журнал обращений граждан», в который поступает информация о письменных и устных обращениях граждан от страховых медицинских организаций, направляемая в формате .xml. Directum захватывает информацию с электронной почты и формирует записи справочника «Единый журнал обращений граждан» в системе. Всё происходит без участия человека;
• с АТС: во время звонка в системе автоматически открывается карточка справочника «Устные обращения граждан». Работник, который общается по телефону, только заполняет карточку и регистрирует обращение. Через некоторое время к ней прикрепляется аудиозапись телефонного звонка, которую затем можно открыть и ознакомиться;
• c личным кабинетом застрахованного лица: данные отправляются с сайта МГФОМС на специальную электронную почту, оттуда они захватываются сервисами Directum. На основе полученной информации в системе автоматически формируется карточка обращения и отправляется задача сотруднику, ответственному за регистрацию;
• c контактной формой (интернет-приемная): обращения, отправленные гражданами на сайте МГФОМС, напрямую попадают в систему. Эту задачу выполняют веб-сервисы интеграции Directum.

Интеграционные решения позволили МГФОМС не увеличивать штат — сотрудники успевают обработать весь объём обращений, даже с учётом его ежегодного роста.

Работа с обращениями граждан — не последний этап в трансформации процессов МГФОМС. Фонд планирует наращивать функциональность Directum и переводить другие процессы в цифровой вид.