Минприроды РФ оптимизирует документооборот с помощью Directum

В Министерстве природных ресурсов и экологии Российской Федерации завершен проект внедрения системы Directum. Цифровизация делопроизводства, управления договорами и обработки обращений значительно сократила бумажный документооборот и ускорила бизнес-процессы ведомства.

Министерство природных ресурсов и экологии Российской Федерации (Минприроды России) — Федеральный орган исполнительной власти, который реализует государственную политику и нормативно-правовое регулирование в сфере изучения, использования, воспроизводства и охраны природных ресурсов.

Проект внедрения стартовал в июне 2019 года после того, как компания TANAIS, сертифицированный партнер Directum, выиграла соответствующий тендер.

Министерству было необходимо ускорить процессы рассмотрения документов и принятия управленческих решений, подключив к работе в системе 100% сотрудников. Цифровизация охватила сразу несколько направлений документооборота: делопроизводство, договорную работу, управление совещаниями, обработку обращений граждан и организаций.

Команда внедрения заменила СЭД на платформе «БОСС-Референт» на современную устойчивую систему Directum, проведя миграцию более 4 млн документов, созданных с 2003 года.

В результате проекта:

• серьезно сократился объем бумажного документооборота ведомства;
• повысилась контролируемость бизнес-процессов и исполнительская дисциплина сотрудников;
• упростилась обработка обращений граждан — за счет бесшовной интеграции с интернет-приемной и единой сетью ССТУ.РФ.

Систему Directum используют все 800 сотрудников министерства: работают с корреспонденцией, договорами, организационно-распорядительными документами, получают и исполняют поручения, оформляют заявки на пропуска, организуют совещания — все в электронном виде.

Как внутренние, так и исходящие документы министерства подписываются электронными подписями (ЭП). С подчиненными федеральными агентствами и службами ведомство взаимодействует в цифровом виде — обменивается документами по защищенному каналу МЭДО.

Для оперативной работы с документами и утверждения резолюций все директора департаментов и заместители министра используют мобильное приложение Directum Solo. Так важные управленческие решения не задерживаются, и исполнители вовремя приступают к работе.

Дополнительно в ходе проекта был реализован удобный сквозной поиск по всем данным системы, включая исторические, загруженные из прежней СЭД, а также разработан модуль сканирования, учитывающий особенности работы делопроизводителей министерства в части простановки регистрационных штампов, выбора параметров сканирования и предпросмотра документа.

Сегодня TANAIS занимается плановым развитием и сопровождением системы.