Нам практически удалось отказаться от бумажного документооборота

Ирина Просвирякова, руководитель Комитета информационных технологий и телекоммуникаций Вологодской области, в интервью TAdviser рассказала об особенностях работы и развития в регионе системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота органов исполнительной государственной власти Вологодской области на базе Directum работает уже на протяжении 5 лет. Как изменилась система за это время? Какие важные нововведения появились за последние годы?

Ирина Просвирякова: В системе DIRECTUM мы работаем с 2013 года. До этого у нас была другая система документооборота — Летограф, но в пилотном варианте: только отдельные органы власти пробовали ее использовать. В 2013 году было принято решение внедрить другую систему — DIRECTUM. Мы ознакомились с ее возможностями и сделали вывод, что она подходит.

За это время мы распространили систему на все органы власти области, затем подключили муниципалитеты — это администрации районов, администрации городских и сельских поселений. В этом году проект расширяется до уровня бюджетных учреждений, подведомственных органам власти.

За 5 лет работы был внедрен целый набор дополнительных модулей:

• «Согласование правовых актов» на уровне региона — постановления Правительства или распоряжения и постановления Губернатора Вологодской области.
• «Локальные нормативные акты» — каждый орган власти, который принимает свои приказы или распоряжения, теперь все делает в электронном виде.

• «Работа с обращениями граждан». Модуль и рабочие места, как и вся система документооборота, аттестованы на возможность работы с персональными данными. Обращения загружаются в систему автоматически с официальных сайтов Правительства области, органов государственной власти и из онлайн-приемной Губернатора. Все обращения обрабатываются централизовано, это позволяет нам контролировать исполнительскую дисциплину и выполнение положений Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ».

  Кроме того, так нам удалось максимально уйти от бумаги. Если гражданин направил к нам обращение в электронном виде, то и ответ ему направляется в электронном виде.

Также налажено взаимодействие DIRECTUM c системой межведомственного документооборота (МЭДО), то есть мы обмениваемся документами с федеральными структурами и другими регионами в электронном виде. Для обеспечения юридической значимости используется электронная подпись.

Кто работает с СЭД? Сколько всего пользователей подключено к системе?

Ирина Просвирякова: В СЭД работают абсолютно все сотрудники органов власти — это более 2500 человек.

В Правительстве Вологодской области система документооборота организована не только на уровне канцелярии или приемной, она затрагивает всех сотрудников. Это позволяет полностью уйти от бумажного документооборота. То есть любой входящий документ передается сотруднику в электронном виде, исполняется им, и ответ на письмо формируется также в электронном виде.

К документообороту подключены все муниципалитеты, а сейчас идет еще один проект — подключение бюджетных учреждений подведомственных органов власти. Пока они подключают только канцелярию, но постепенно будем прививать им интерес к электронному документообороту, показывать, насколько это может быть выгодно.

Как организована техподдержка пользователей?

Ирина Просвирякова: У нас есть подведомственное учреждение — Центр информационных технологий (ЦИТ), в котором выделена диспетчерская служба. Диспетчеры принимают заявки от пользователей по телефону, электронной почте или через систему для сбора заявок.

Если вопрос несложный, то диспетчеры сами консультируют пользователей, для этого у них есть база знаний. Когда вопрос требует вмешательства специалиста высокого уровня, то вопрос отправляется на вторую линию техподдержки — в этом же Центре информационных технологий. Специалисты второй линии технического сопровождения администрируют систему уже на другом уровне — подключают новых пользователей, меняют роли, уровни доступа и т.д.

Выделена также и третья линия поддержки — это уже сама компания DIRECTUM. Если проблема связана с программным обеспечением и самостоятельно решить мы ее не можем, то инцидент исправляет компания-разработчик в рамках контракта. С вендором ежегодно заключается контракт на техническое сопровождение, который включает в себя обновление версий и инцидентную поддержку. Мы предъявляем высокие требования к поддержке, так, например, критические ошибки мы просим устранять в течение 2-6 часов.

Насколько востребовано мобильное приложение СЭД? Какие задачи чаще всего решаются с его помощью?

Ирина Просвирякова: По нашей инициативе в 2016 году было внедрено мобильное приложение DIRECTUM Solo для планшетных устройств первых лиц Правительства области и руководителей органов власти. Решение позволяет удаленно работать с поручениями и входящими заданиями.

Приложение очень востребовано. По крайней мере, Губернатор Вологодской области работает исключительно в приложении, поскольку в силу своих обязанностей он постоянно находится на выездах или совещаниях. Понятно, что с десктоп-клиентом работать ему неудобно, а благодаря мобильному приложению, он всегда на связи.

Многие руководители органов власти также предпочитают работать через мобильное приложение, поскольку в нем выделен именно тот набор функций и действий, который нужен руководителю. Как правило, им требуется полная функциональность системы, а конкретный перечень. Мобильное приложение как раз закрывает все их потребности. Все сделано очень удобно — минимум действий для выполнения нужной функции. Приложение позволяет рецензировать документы, в том числе с помощью графических комментариев, выносить резолюции, подписывать документы.

С какими системами интегрирована СЭД?

Ирина Просвирякова: Если говорить о других системах электронного документооборота, то DIRECTUM интегрирована с системой Летограф, поскольку ее используют в мэрии Череповца. Также налажена интеграция с системой «Дело», которая сейчас используется в Администрации города Вологды. Также система интегрирована с LanDocs, которая используется Законодательным собранием Вологодской области.

Как уже говорилось выше, система DIRECTUM интегрирована с МЭДО, а также с ССТУ — это система учета обращений граждан РФ. И для наших внутренних нужд, мы интегрировали DIRECTUM с единой платформой сайтов органов власти. Все официальные сайты органов власти Вологодской области разработаны на Bitrix, и чтобы получать обращения граждан, которые подают через сайты и отвечать заявителям, мы интегрировали DIRECTUM с Bitrix.

Кроме того, система интегрирована с порталом правовой информации. Когда инициируется нормативный акт и в процессе его согласования требуется антикоррупционная экспертиза и общественное мнение, то этот документ выгружается на портал. Когда результаты экспертизы и обсуждения акта получены, они загружаются в DIRECTUM и процесс согласования продолжается дальше. Готовый утвержденный документ выгружается на портал в базу нормативных документов Вологодской области.

Какие возможности в СЭД вы бы хотели добавить?

Ирина Просвирякова: Есть один принципиальный вопрос — импортозамещение. Веб-версию мы уже закупили, поэтому к операционной системе, которая установлена на рабочем месте служащего, мы не привязаны и можем переходить на отечественные операционные системы.

Но есть еще один вопрос, который пока находится в процессе решения — офисный пакет. Мы планируем в Вологодской области перейти на пакет МойОфис, причем на облачное решение. И сейчас перед нами стоит задача интегрировать DIRECTUM с отечественным офисным продуктом МойОфис. Нам важно, чтобы со всеми документами, которые находятся в системе документооборота, можно было работать через МойОфис.

Сейчас система заточена на иностранную СУБД. Пока нет жестких требований уйти от SQL Server, но мы думаем, что в перспективе такие требования могут появиться, поэтому ожидаем соответствующих решений от вендора — нам известно, что в планах компании DIRECTUM реализация таких решений есть.

Что касается функциональных возможностей в системе документооборота, пока сложно что-либо сказать, так как они возникают по мере развития других наших информационных систем.

Насколько сложно, по вашему мнению, госслужащим полностью отказаться от бумаги в документообороте?

Ирина Просвирякова: Нам практически удалось отказаться от бумаги. В бумажном варианте остались только те документы, которые мы не можем включить в открытый документооборот: это документы для служебного пользования и документы, составляющие государственную тайну. Здесь пока вопрос об отказе от бумаги не стоит. Также по требованиям законодательства в бумажном виде до сих пор хранятся кадровые документы. Они согласуются в электронном виде, но потом все равно распечатываются и подписываются на бумаге.

Когда поменяется наше законодательство и электронная подпись будет приравнена к ручной, тогда мы легко и с большим удовольствием полностью перейдем на электронный документооборот. Но здесь требуются изменения в нормативной базе федерального уровня.

Источник: TAdviser