НГУЭУ реализовал академический подход к хранению и архивированию документов в Directum RX

Весь процесс делопроизводства Новосибирского госуниверситета экономики и управления (НГУЭУ) — от создания документа, его согласования и подписания до архивации — теперь происходит в электронном виде и без бумаги. Также крупнейший в Западной Сибири учебно-научный комплекс автоматизировал работу с обращениями в «Приемную ректора».

Главной целью проекта было организовать в электронном виде весь жизненный цикл документа — от создания до передачи его в архив. До цифровизации большинство документов вуза подписывалось вручную и хранилось в бумаге. Согласование между отделами, а также поиск нужных сведений в архиве требовали много времени.

В результате внедрения Directum RX Новосибирский госуниверситет повысил эффективность обработки, хранения и передачи документов на согласование по формализованным регламентам, ускорил принятие решений и подготовку ответов по внутренним вопросам вуза, минимизировал потери документов, усилил контроль исполнительской дисциплины, снизил нагрузку на делопроизводителей и архивистов.

На сегодняшний день в системе Directum RX работают более 1100 сотрудников, обрабатывается порядка 3500 задач в день, а исполнительская дисциплина составляет 93%.

Проект занял 3 месяца и проходил в 2 основных этапа: автоматизация делопроизводства и создание долговременного электронного архива. Проект вузу помог реализовать сертифицированный партнер Directum — компания «Финансовые технологии». Сначала в университете организовали единую информационную среду работы с документами, оцифровали обработку обращений через электронную приемную, создание и запуск на согласование служебных записок, оптимизировали регламентированные процессы. На примере 6 выстроенных в системе регламентов согласования вуз в дальнейшем самостоятельно настроил более 90 собственных схем.

На следующем этапе приступили к внедрению модуля «Долговременный архив». Итогом стали перевод в цифру и оптимизация процессов передачи документов на длительное хранение, поиска и управления архивными данными.

Если раньше, чтобы воспользоваться бумагами из архива, нужно было сначала прийти в подразделение, оформить пропуск и затратить время на поиск и копирование информации, то сейчас процедура упростилась до нескольких кликов в корпоративной системе. Пользователь отправляет запрос в ИС и в течение установленного регламентом времени ожидает от архивиста затребованные документы или мотивированный отказ. Система фиксирует все действия с оригиналами: например, была подготовлена архивная справка или копия, предоставлен доступ конкретному пользователю и т.д.

Схема бизнес-процесса запроса архивных документов в Directum RX

Благодаря внедрению экосистемы Directum RX университету удалось выстроить структурированные процессы работы с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до передачи на длительное хранение и уничтожение.

«Финансовые технологии» — ИТ-интегратор с обширным опытом внедрения систем управления для средних и крупных компаний/учреждений, холдинговых структур и государственных корпораций на базе российских информационных систем и собственных разработок. Имеет офисы в городах Новосибирск и Новокузнецк.