Новинки DIRECTUM: быстрое оформление авансовых отчетов и командировок

Как правило, оформление командировок и закрытие авансовых отчетов — это трудоемкие процессы, которые сопровождаются бумажной волокитой, хождением по кабинетам и долгим разбирательством с документами.

Комплексное решение DIRECTUM «Командировки и авансовые отчеты» автоматизирует рутинные процессы подготовки документации, уменьшая вероятность ошибок и потери документов.

Решение автоматизирует каждый этап: от заполнения заявки на командировку до закрытия авансового отчета. Документы согласуются в фоновом режиме — сотрудник может посвятить время подготовке к предстоящей поездке, а не бумажной волоките.

Работа с бумажными документами сводится к минимуму. Документы, подтверждающие расходы, например, чеки об оплате, авиа- и железнодорожные билеты, попадают в систему по электронной почте, а сервисы интеллектуальной обработки Ario извлекают из них нужную информацию. В результате снижается вероятность ошибок и неточностей, меньше времени тратится на заполнение отчета. Все отчетные документы хранятся в системе. При необходимости их легко выгрузить, например, для аудиторских или налоговых проверок.

Внедрение комплексного решения оказывает качественный эффект на бизнес:

• Сокращается трудоемкость. Оформление командировки и авансового отчета занимает мало времени и не отвлекает сотрудников от выполнения основных задач.
• Сохраняется прозрачность и неразрывность процессов. В любой момент можно узнать, на каком этапе находятся заявка на командировку или отчет. Руководителю легко контролировать работу своих подчиненных.
• Снижается вероятность ошибок. Благодаря автоматическим расчетам и извлечению данных из документов сотрудники совершают меньше ошибок при заполнении отчетов. Согласование документов не затягивается из-за постоянных переделок.
• Снижается вероятность потери отчетных документов. Все документы хранятся в электронном виде. Их можно легко найти и выгрузить из системы в любой момент.
• Сокращаются затраты на бумагу. Чтобы согласовать и подписать документ, его не нужно распечатывать. Подписание проходит в электронном виде в соответствии с требованиями федерального закона N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Узнайте больше об автоматизации оформления командировок и авансовых отчетов в описании решения.