Нужен ли предприятию электронный документооборот?

Одним из направлений автоматизации управления предприятием, ставшим наиболее популярным в последнее время, является Электронный документооборот.  Многие руководители возлагают на него большие надежды в решении проблем организации менеджмента. Но что такое электронный документооборот, и действительно ли он способен оправдать предприятию эффект от его использования?

Простой, всем знакомый пример - согласование документов. Не секрет, что процесс согласования часто затягивается, документы в процессе передачи от одного сотрудника к другому теряются, а потому самый верный способ согласования срочного документа - лично обежать всех участников.

Организация данного процесса в системе электронного документооборота будет выглядеть так: ответственный сотрудник создает задачу с приложением всех необходимых к согласованию документов и отправляет ее по заданному маршруту. Для каждого участника определяется срок выполнения задания. Далее каждый участник последовательно или параллельно с остальными получает задания в свою папку «Входящие» и выполняет их. Причем инициатор в любой момент времени может посмотреть, на каком этапе находятся документы, кто какие замечания высказал, а исполнители получают всю необходимую информацию для принятия решения (все связанные документы и предысторию).

Казалось бы – каждому предприятию нужен такой идеальный процесс. Однако внедрение электронного документооборота будет эффективно лишь для тех предприятий, которые удовлетворяют следующим условиям: 

• аппарат управления и документооборот достаточно большой и сложный (для малого предприятия электронный документооборот может даже замедлить процессы, не говоря уже об эффективности вложений); 
• руководство предприятия готово к перестройке бизнес-процессов, направленной на их оптимизацию и четкую регламентацию, поскольку без этой работы внедрение электронного документооборота невозможно; 
• руководство ставит целью внедрения электронного документооборота повышение эффективности управления предприятием, а не облегчение работы отдельных подразделений (например, канцелярии).

При выполнении всех этих условий от внедрения электронного документооборота можно получить действительно ощутимый эффект: 

• Усиливается ответственность каждого сотрудника за выполнение и доведение до конца любого выданного ему задания, поскольку он знает, что задание не будет забыто, обязательно будет его приемка и проверка.
• Руководство может оценивать загрузку и эффективность работы персонала, так как информация обо всех заданиях фиксируется в системе и в любой момент времени можно видеть, кто постоянно задерживает задания, кто выполняет больше всего заданий и т.д.
• Ускоряется документооборот, что отражается на скорости и качестве обслуживания клиентов, а это – прямой путь повышения конкурентоспособности предприятия.
• Обеспечивается взаимозаменяемость сотрудников, поскольку все нерешенные задачи и документы регистрируются в системе.
• Повышается уровень корпоративной культуры, которая нацеливает каждого сотрудника на достижение общих целей предприятия.

Все документы, создаваемые сотрудниками в ходе выполнения работы, сохраняются в электронном хранилище документов. Это позволяет осуществлять быстрый поиск по содержанию (тексту) документов; по реквизитам карточки, которая заводится на каждый документ; по различным связям, определяемым между документами; по произвольной структуре папок для группировки документов. В результате предотвращается потеря документов, сокращается бумажный документооборот (не нужно копировать документ для одновременной работы с ним нескольких сотрудников, а также печатать его промежуточные варианты в процессе согласования). Не разумно, конечно, ожидать, что при внедрении электронного документооборота бумажные документы исчезнут вовсе, их юридическую силу еще никто не отменял. Хотя законодательство также явно движется в сторону автоматизации (закон №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" принят 10.01.02.). Но даже если сама бумага еще долго будет выполнять роль «доказательства», то информация, которую она содержит, уже будет доступна в удобном для анализа и принятия решений виде.

Стоит уточнить, что говоря о документах, имеются в виду как структурированные документы с четко определенным набором реквизитов (счета-фактуры, платежные поручения, заявки на оплату и т.п.), так и неструктурированные документы произвольной формы (служебные записки, письма, договора и пр.). В частности, процедура согласования, рассмотренная выше, применима как для структурированных, так и для неструктурированных документов. А потому для успешного использования система электронного документооборота должна уметь работать не только со своими "родными" документами, но и с документами финансово-учетных систем.

Оценивая вышеперечисленные проблемы управления на предприятиях, НПО «Компьютер» разработало Корпоративную систему электронного документооборота DIRECTUM, интегрированную с Комплексной Автоматизированной Системой «Бизнес Люкс», которая уже несколько лет успешно работает на средних и крупных предприятиях. Наличие такого тандема делает информационную систему действительно единой, позволяет избежать двойного ввода информации, повышает слаженность действий сотрудников и согласованность данных (хотя возможно и независимое использование системы электронного документооборота) .

В результате предприятие становится единым отлаженным механизмом, который легко управляем и позволяет современному руководителю легко воплощать в жизнь все новые решения.

Опубликовано: Журнал "Свое дело"