О буме цифровизации кадровых процессов

Пандемия спровоцировала бум цифровизации кадровых процессов. Сегодня трансформация продолжается и приобретает новые формы. О том, как подходы к КЭДО изменились в 2022 году, рассказал Артём Пермяков, R&D-директор компании Directum.

— Как принципы кадрового документооборота эволюционировали в пандемию? Какие самые распространенные варианты цифровизации выбирают компании в 2022 году?

— Артем Пермяков: Пандемия стала своего рода триггером, запустив экстренный переход на кадровый электронный документооборот. Компаниям нужно было в кратчайшие сроки отправить сотрудников на удаленку — без развития КЭДО (кадрового электронного документооборота) было попросту не обойтись.

Сегодня ситуация изменилась. Цифровизация кадровых процессов происходит уже не ради организации дистанционной работы: опыт, накопленный в цифре, продемонстрировал реальные плюсы нового формата — ускорение процессов, повышение прозрачности, снижение издержек. Поэтому дальнейшая цифровизация происходит ради эффекта.

Существует концепция HR Zero, предполагающая перевод максимального количества кадровых процессов в цифру и избавление кадровиков от рутины. Все документы создаются в системе, задачи по их обработке запускаются автоматически. Например, если речь идет об отпусках, все этапы происходят в цифре друг за другом без ручных операций: сбор информации о желаемых днях отдыха, формирование графика, подтверждение отпуска, создание приказа и ознакомление с ним. Иными словами, всё, что можно перевести в контур системы, — переводится ради ускорения процессов, снижения затрат и, главное, освобождения от рутины.

— Можно ли оценить долю компаний, которые в 2022 году выбирают «осторожный КЭДО» — ведение основных документов в электронном виде с их дублированием на бумаге? Что мешает перейти на полностью электронный документооборот?

— Артем Пермяков: По предварительным оценкам, около 5% работодателей внедрили КЭДО, перешли на цифровой обмен и подписание широкого перечня документов. Многие компании сейчас находятся в процессе выбора. Ожидается, что к 2025 году 30% организаций приступят к внедрению КЭДО, остальные — подключатся позже.

Можно провести параллель с переводом в цифру счетов-фактур. До сих пор далеко не все работают с ними в электронной форме. Флагманами являются представители среднего и крупного бизнеса — из-за количества сотрудников и масштаба деятельности они ощущают реальный эффект от цифровизации. Что до малых компаний, для них выгоды не так очевидны. В числе факторов, мешающих полному переходу на КЭДО, я бы назвал консервативные взгляды, страхи из-за низкого уровня информированности, отсутствие проработанной методологии.

Кроме того, мы видим турбулентность в развитии госсервисов. Например, постановление Правительства № 1192 создало законодательную базу для обмена электронными кадровыми документами через портал «Госуслуг», но технология для такого обмена слабо проработана. Развиваются другие государственные инструменты — портал «Работа в России», технология мобильного подписания «Госключ». Всё это рождает путаницу, работодателям непонятно, с чем и как интегрироваться, что конкретно нужно делать. Поэтому многие попросту ждут, когда всё немного уляжется, появятся четкие инструкции по переходу на КЭДО либо успешные примеры других компаний, на которые можно будет ориентироваться.

— Один из очевидных недостатков бумажного документооборота — необходимость поддержки большого архива. При этом есть риск утраты документов из-за пожара, затопления и т.д. Есть ли аналогичные опасности в случае с электронным архивом? Если да, то как их избежать?

— Артем Пермяков: Цифровой архив для нас не новшество. Компания Directum накопила большой опыт организации надежных электронных хранилищ: пример тому — проекты в ПАО «Сургутнефтегаз», АК «АЛРОСА», Правительстве Удмуртской Республики. Для нивелирования рисков важно использовать решения с отказоустойчивой архитектурой, хранить данные в проверенных ЦОДах (Центрах обработки данных) с гарантиями восстановления.

Также необходимо обеспечивать юридическую значимость документов при долгосрочном хранении. Для этого мы используем механизмы регулярного проставления штампов времени и электронную подпись в формате CAdES-A. Технология отработана на многих проектах внедрения.

— Расскажите о перспективах использования приложения «Госключ» в кадровом электронном документообороте.

— Артем Пермяков: Разработка многообещающая. Есть предпосылки для того, чтобы «Госключ» стал универсальным средством подписания любых документов. Рынок демонстрирует интерес к этому бесплатному сервису. Осознавая это, мы настроили интеграцию системы Directum HR Pro с технологией мобильного подписания.

При этом важно понимать, что «Госключ» — это не единственный вариант: не у всех есть смартфоны или подтвержденные учетные записи на «Госуслугах», которые необходимы для использования приложения. Кроме того, технология новая, а значит, пока остаются нюансы, требующие доработок.

Например, каждый запрос на отправку документов в «Госключ» нужно заверять УКЭПом (усиленной квалифицированной ЭП) уполномоченного лица — это значит, что специалист подписывает его вручную. При больших объемах документов это неудобно, а исключить человека из ручных операций по сути будет означать компрометацию закрытого ключа УКЭП. Минцифры знает о таких «узких» местах, поэтому есть основания думать, что технология будет доработана.

В то же время, «Госключ» — это инструмент подписания, он не позволяет развивать кадровые процессы: создавать документы, настраивать их согласование, обеспечивать хранение. Это узкоспециализированный сервис, который не может заменить систему КЭДО.

— В ходе развития удаленной работы стал широко востребован прием сотрудников онлайн. Какие решения ваша компания предлагает для цифрового найма? Какой эффект от них получают заказчики?

— Артем Пермяков: Учитывая потребности рынка, мы разработали решение для онлайн-приема. Кандидат получает доступ к интуитивно понятному интерфейсу Личного кабинета. Туда он заносит необходимые для трудоустройства документы. Система распознает их с помощью искусственного интеллекта, формирует пакет документов для приема. Затем будущий сотрудник подписывает согласие на КЭДО и трудовой договор усиленной неквалифицированной подписью, которая генерируется автоматически. Такой формат работы безопасен, так как все действия с персональными данными происходят внутри информационного контура Directum HR Pro.

В итоге мы снимаем с кадровиков рутинные задачи, упрощая и ускоряя процесс приема. Эта функциональность особенно актуальна для представителей ритейла, так как часто в этой сфере нужно заключать трудовые договоры с людьми из других городов. Если не сделать этого вовремя, возникают простои и тормозится производственный процесс.

— Каким образом идентифицируется сотрудник при онлайн-приеме?

Артем Пермяков: После того, как кандидат направил работодателю свои документы, система обращается к Удостоверяющему центру, который в свою очередь проверяет сведения о гражданине через ЕСИА (Единую систему идентификации и аутентификации) и подтверждает его личность. Для того, чтобы процедура состоялась, у соискателя должна быть подтвержденная учетная запись на «Госуслугах».

Есть и другие способы идентификации гражданина — через базу биометрических данных заграничного паспорта или с помощью УКЭП. Но для того, чтобы воспользоваться ими, у человека уже должны быть загранпаспорт нового образца или действующая УКЭП. Очевидно, граждан с подтвержденным профилям на «Госуслугах» больше, поэтому идентификация через ЕСИА — основной способ на сегодняшний день.

— Как повысить безопасность работы с документами, обеспечить их сохранность и подлинность?

— Артем Пермяков: В первую очередь, используемая для работы с документами система должна соответствовать 152-ФЗ «О персональных данных». Также важно закреплять во внутренних регламентах компании требования к надлежащей обработке персональных данных, прорабатывать модели угроз, выполнять аппаратно-программные рекомендации вендоров и экспертов по информационной безопасности.

Альтернатива — доверить данные проверенным ЦОДам. Компания Directum использует MTS Cloud, сервисы которого соответствуют требованиям 152-ФЗ.

Наши заказчики, которые наиболее трепетны в этом вопросе, проходят аттестацию своих систем у специализированных компаний.

Также отмечу, что обязательно нужно пропагандировать сотрудникам правила цифровой гигиены и доносить до них риски халатного отношения к персональным сведениям.

В вопросе обеспечения безопасности данных нет универсального рецепта успеха, нужен комплекс мероприятий для минимизации рисков как на уровне компании, так и со стороны каждого отдельного сотрудника.