ОАО «Гипрогазцентр» налаживает взаимодействие с информационными системами ОАО «Газпром» с помощью Directum

Крупнейшая проектная организация России ОАО «Гипрогазцентр» оптимизировала согласование проектных договоров и автоматизировала процессы передачи данных о договорной деятельности из ECM-системы Directum в системы головной организации – ОАО «Газпром».

ОАО «Гипрогазцентр» – одна из ведущих проектных организаций энергетического комплекса Российской Федерации, современное многофункциональное предприятие по разработке всех стадий проектной документации для строительства и реконструкции объектов газовой промышленности, включая их инфраструктуру. За время работы специалистами Гипрогазцентра выпущено свыше 3500 проектов для большинства объектов ОАО «Газпром», а также для предприятий Белоруссии, Украины, Польши, Болгарии, Румынии, Казахстана, Туркменистана, Узбекистана, Турции.

С 2005 года для автоматизации документооборота и взаимодействия в институте используется ECM-система Directum. В 2008 году с ростом предприятия возникла необходимость развить решение под новые требования бизнеса: расширить охват автоматизации, функционал, автоматизировать новые и оптимизировать существующие процессы взаимодействия.

В июне 2014 ОАО «Газпром» поставило перед Гипрогазцентром новые задачи, связанные с передачей данных во внешние системы:

• дочерние компании группы ОАО «Газпром» должны передавать данные обо всех заключенных договорах за определённый период в Подсистему управления расчетами Автоматизированной системы бюджетного управления (ПУР АСБУ);
• соответствии с требованиями Федерального закона от 18.07.2011 №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» также возникла необходимость в передаче плана всех закупок (конкурентных и не конкурентных) и спецификаций к позициям данного плана в Автоматизированную систему электронных закупок (АСЭЗ).

Для оптимизации решения первой задачи необходимо было решить ещё одну:

• перевод согласования договоров НТП (проектные договоры по основной деятельности института) в электронный вид в целях сбора всей необходимой информации для последующей передачи данных в ПУР АСБУ, а также ускорения самого процесса согласования.

Автоматизация новых бизнес-процессов и оптимизация действующих

В системе Directum в ходе согласования договоров собирается информация по договорным документам. Полученные данные выгружаются в файл специального формата, с которым работает ПУР АСБУ. В процесс вовлечены около 40 сотрудников различных подразделений Гипрогазцентра.

Для автоматизации процесса согласования договоров НТП на базе системы Directum потребовалась настройка типового маршрута и шаблона листа согласования. В ходе согласования автоматически собирается комплект документов: договор, техническое задание, смета, календарный план и прочие. Более 30 специалистов-участников процесса оценили удобство и легкость новшества.

Для решения задачи по формированию и выгрузке планов закупок необходимо было оптимизировать уже существующий в Directum процесс планирования бюджета и формирования плана конкурентных закупок. Теперь при формировании бюджетных заявок ответственные сразу же детализируют закупки до максимально возможного уровня, что позволяет после сформировать не только планы всех закупок, но и спецификации к позициям планов. В процессе участвуют около 100 сотрудников.

На основании собранного бюджета автоматически формируется 2 плана: план конкурентных закупок и план закупок у единственных поставщиков (ЕП). Выгрузка данных из системы Directum и дальнейшая загрузка в АСЭЗ также осуществляется через файлы определенного формата.

Механизм взаимодействия Directum c ИС ОАО «Газпром»

За счет оптимизации уже налаженных процессов и автоматизации новых удалось обеспечить:

• сбор информации для подготовки к выгрузке договоров в процессе их согласования;
• возможность формирования плана конкурентных закупок и плана закупок у единственных поставщиков, а также спецификаций к позициям обоих планов;
• оптимальное взаимодействие работников при согласовании договоров НТП и снижение трудоемкости процесса.

Следование стратегии широкого использования информационных технологий для повышения эффективности бизнеса, постоянное развитие функционала системы Directum позволяет Гипрогазцентру поддерживать в актуальном состоянии механизмы управления и взаимодействия, в т.ч. оперативно выполнять требования головной организации.