ОАО «Инвестпроект» работает с конкурсной документацией в DIRECTUM
Из-за разницы в часовых поясах между филиалами проектного института затягивалась подготовка конкурсной документации. С помощью DIRECTUM эту задача успешно решена. Более того, высшее руководство использует СЭД как инструмент контроля над работой по участию в конкурсах на электронных площадках.
ОАО «Инвестпроект» – проектный институт с более чем 30-летней историей. Основное направление деятельности – разработка проектов нового строительства, реконструкции, расширения и технического перевооружения промышленных предприятий. Филиалы института находятся в России и Казахстане.
Территориально распределенная структура создает сложности во взаимодействии, тем более четкие регламенты в компании не установлены. Председатель совета директоров работает удаленно, взаимодействует тесно лишь с юристами компании. Зачастую документы, отправленные на согласование, терялись или сроки их согласования превышали установленные нормы. Чтобы снизить влияние фактора территориального распределения и повысить прозрачность процессов, было принято решение о внедрении системы электронного документооборота DIRECTUM.
За 5 месяцев удалось полностью реализовать проект: от исследования и анализа процессов до перехода в промышленную эксплуатацию. Помимо поставленных задач, с помощью DIRECTUM установлен контроль над порядком исполнения работ сотрудниками, организован единый архив электронных документов.
Генеральный директор согласовывает документы теперь только в СЭД и подписывает их электронной подписью. Совет директоров рассматривает работу в системе как инструмент контроля над передвижением договорной документации и работой по участию в конкурсах на электронных площадках России и Казахстана.
Стоит отметить
Работа по участию в конкурсах на электронных площадках России и Казахстана – специфический процесс. При его автоматизации особое внимание уделено срокам исполнения, так как время подготовки конкурсной документации всегда крайне ограничено. А разница в часовых поясах между Москвой и Астаной составляет 2 часа.
Уже сегодня работники института отмечают:
- работать с входящей и исходящей корреспонденцией стало проще;
- документы принимаются в работу в 5 раз быстрее;
- существенно быстрее происходит согласование договоров;
- удобнее работать с конкурсной документации в части принятия решений и подготовки документов.
Ирина Щирова, ведущий специалист ОАО «Инвестпроект»
На момент обращения в компанию DIRECTUM мы имели четкое представление
о тех целях и задачах, которые должны быть реализованы через систему
электронного документооборота. Система DIRECTUM в полном объеме
позволила реализовать поставленные задачи. Нельзя не отметить ее логичность,
удобство и простоту в эксплуатации. Мы уже минимизировали бумажный
документооборот, и полагаем, в процессе эксплуатации скоро наладим режим и
порядок работы, которые будут способствовать дальнейшему развитию предприятия.
Сотрудники компании DIRECTUM,
непосредственно участвовавшие в разработке и внедрении системы в ОАО
"Инвестпроект", системы проявили себя как грамотные и компетентные
специалисты в своем деле.
