ОАО "ВЭБ-лизинг" перевел документооборот в DIRECTUM

Компания Akelon завершила внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в ОАО "ВЭБ-лизинг" - одной из крупнейших лизинговых компаний России.

ОАО "ВЭБ-лизинг" является одним из лидеров рынка лизинговых услуг в России. Подразделения акционерного общества работают в 10 крупных городах России. Компания занимается как финансированием масштабных проектов по строительству и техническому оснащению производственных комплексов, так и классическим финансовым лизингом, когда предметом аренды является высокотехнологичное, ликвидное оборудование или техника.

Стратегической задачей компании является укрепление лидерских позиций среди универсальных лизинговых компаний федерального масштаба, что предполагает постоянное развитие спектра предоставляемых услуг. Закономерное расширение сферы деятельности и рост клиентской базы ОАО "ВЭБ-лизинг" привели к увеличению объема документооборота. В связи с этим возникла необходимость в автоматизации работы с документами и повышении качества взаимодействия сотрудников в рамках ключевых бизнес-процессов.

По решению руководства компании был организован выбор системы электронного документооборота, которая позволила бы поднять на новый уровень управленческие процессы в организации. Основными критериями выбора системы стали надежность, удобство и простота использования, а также наличие положительных отзывов текущих клиентов о системе. Учитывая опыт передовых компаний России, уже внедривших у себя систему электронного документооборота, руководство компании "ВЭБ-лизинг" выбрало систему DIRECTUM. Работы по внедрению документооборота осуществляла компания Akelon, Сертифицированный партнер DIRECTUM, имеющий опыт успешных внедрений в Центральном Федеральном округе.

Специалистами ОАО "ВЭБ-лизинг" совместно с консультантами компании Akelon были определены основные задачи проекта внедрения:

• сокращение сроков согласования и исполнения документов;
• удобный поиск, надежное хранение и защита документов с помощью механизмов шифрования и разграничения прав доступа;
• повышение качества взаимодействия сотрудников компании за счет возможности выстраивать и контролировать работы с помощью технологии Workflow;
• создание механизма сбора статистических данных для анализа эффективности работы и принятия управленческих решений.

Для автоматизации работы с документами был использован функционал Базовых модулей DIRECTUM ("Управление электронными документами", "Управление деловыми процессами") и модуля "Канцелярия". На первом этапе проекта в ОАО "ВЭБ-лизинг" была автоматизирована работа с входящими, исходящими и внутренними документами. Вся деятельность компании по регистрации, подготовке и согласованию проектов документов, вынесению резолюций, контролю исполнения поручений была переведена в электронный вид. С целью обеспечения единого информационного пространства и исключения операций двойного ввода данных, с помощью коннекторов из набора средств DIRECTUM Integration Toolset была реализована интеграция системы DIRECTUM с финансово-учетной системой 1С.

Важным этапом внедрения стала автоматизация работы по согласованию распоряжений на платеж – обязательного внутреннего документа, необходимого для осуществления платежей. Специалисты компании Akelon спроектировали бизнес-процесс согласования распоряжений на платеж с учетом требований действующего в компании "ВЭБ-лизинг" регламента. По результатам внедрения подготовка распоряжения, его согласование и подписание теперь полностью проходят в электронном виде. Система позволяет в любой момент времени отслеживать месторасположение документа, контролировать ход работ и формировать отчетность в различных разрезах.

К моменту завершения проекта пользователями DIRECTUM стали более 100 сотрудников компании. Внедрение системы электронного документооборота и взаимодействия DIRECTUM позволило ОАО "ВЭБ-лизинг" создать единое информационное пространство компании, снизить затраты на расходные материалы, повысить исполнительскую дисциплину и управляемость ключевых бизнес-процессов. В ближайшие планы "ВЭБ-лизинг" по развитию системы входит интеграция DIRECTUM с порталом на базе Microsoft SharePoint и автоматизация документооборота розничного направления компании.