«ОДК-Газовые турбины» автоматизировали делопроизводство с DIRECTUM

Еще одна компания «Объединенной двигателестроительной корпорации» перевела работу с документами в электронный вид. Уже на первом этапе внедрения ECM-системы удалось снизить трудоемкость процессов делопроизводства, сохранив их привычный порядок.

DIRECTUM используется в «Объединенной двигателестроительной корпорации» с 2011 года, когда в одном из предприятий группы – компании «Авиадвигатель» – стартовал проект внедрения. С 2013 года работать в системе начали сотрудники головной организации АО «Объединенная двигателестроительная корпорация». Положительный опыт коллег был учтен в «ОДК-Газовые турбины» («ОДК-ГТ») при выборе инструмента автоматизации процессов делопроизводства.

Акционерное общество «ОДК-ГТ» – лидер отечественной машиностроительной отрасли, разработчик и поставщик газоперекачивающих агрегатов и энергетического оборудования. Предприятие обеспечивает полный технологический цикл производства – от проектирования до комплексных заводских испытаний на собственном стенде.

Возможности интеграции DIRECTUM с информационными системами «ОДК-ГТ», самостоятельной поддержки и развития решения силами ИТ-службы обосновали выбор продукта. Руководство компании высоко оценило и инструменты для мобильной работы с планшета или смартфона.

Цель внедрения ECM-системы – повысить уровень исполнительской дисциплины и эффективность контроля исполнений по документам. Для этого было необходимо автоматизировать:

• работу с входящими письмами на этапах регистрации, рассмотрения, исполнения и приемки работ;
• регистрацию документов, ведение реестров номенклатурно-справочной информации, формирование отчетов для руководства;
• документооборот по входящим и исходящим письмам.

Что изменилось?

Автоматизация «ОДК-ГТ» позволила снизить затраты на обработку, регистрацию входящих документов и контроль исполнений по ним. Сократилось время и на поиск информации.

Простая регистрация

Для регистрации документа в одной из служб сотрудник направляет его письмом на специальный адрес электронной почты. Затем DIRECTUM обрабатывает письмо, проверяет формат и размер документа, загружает его в централизованное хранилище и направляет для регистрации делопроизводителю. При получении задания делопроизводитель определяет основной документ из комплекта, а остальные система регистрирует как приложения.

Автоматический захват документов с почтового ящика выполняет служба DIRECTUM Capture and Transformation Services.

Надежный учет

Для учета документа без процедуры регистрации делопроизводитель указывает его название и адресата, затем DIRECTUM фиксирует поступление и уведомляет получателя, которому остается забрать бумаги в канцелярии и отметить получение в системе.

Разграничение доступа

При регистрации пакета документов делопроизводитель настраивает доступ для сотрудников и/или подразделений. Например, при отправке приказа с приложениями на ознакомление все сотрудники получат приказ, но приложения к нему будут видны определенной группе.

Разграничить доступ к документам позволяет механизм групп и ролей DIRECTUM.

Автоматический поиск

Для упрощения регулярного поиска настроены папки, в которые документы попадают по заданным критериям. Делопроизводителю удобно работать с набором папок по номенклатуре дел своей службы: сюда после регистрации попадает каждый документ, отвечающий заданным параметрам (наименование, номер дела). Также выделены папки по виду документов, поступающих на руководителей (письма, приказы, служебные записки). Документ, рассмотренный руководителем, попадает в нужную папку его службы. Так руководители автоматически получают все планы и отчеты их подразделений.

Результаты проекта

Сегодня 200 сотрудников «ОДК-ГТ» уже работают в DIRECTUM – это делопроизводители, секретари, руководители. Более 1000 человек ежедневно получают в электронной почте поручения с документами из системы. За первые месяцы в ECM-системе создано 5000 документов, выполнено 4500 задач.

Высшее руководство контролирует работу вне офиса с помощью приложения DIRECTUM Jazz на своих мобильных устройствах.

В планах компании перевести в электронный вид служебные записки и перейти на межкорпоративный обмен документами внутри ОДК.