ООО «Белэнергомаш-БЗЭМ» автоматизирует процессы c DirectumRX

Ведущее предприятие энергомашиностроения России переводит внутреннее и внешнее взаимодействие в электронный вид. Благодаря системе DirectumRX около 600 сотрудников ООО «Белэнергомаш-БЗЭМ» пользуются преимуществами цифровых процессов. В системе электронного документооборота организована работа с корреспонденцией, нормативно-технической документацией, распорядительными, договорными и первичными учетными документами.

ООО «Белэнергомаш-БЗЭМ» —  один из крупнейших поставщиков продукции для атомной и тепловой энергетики, нефтехимической промышленности, промышленного и гражданского строительства.  Среди клиентов предприятия ключевые компании промышленных отраслей России: Госкорпорация «Росатом», ОАО «Роснефть», ОАО «Лукойл», ОАО «Газпром» и многие другие. География поставок не ограничивается Россией и охватывает более 50 стран мира. Продукция завода используются в Китае на Тяньваньской АЭС, в Иране на АЭС в Бушере, в Индии на АЭС Куданкулам.

При растущих масштабах производства и поставок стало сложно контролировать процессы и выстраивать эффективное взаимодействие с клиентами. Так, в 2018 году в «Белэнергомаш-БЗЭМ» было принято решение объединить процессы внутреннего и внешнего согласования документов и перевести их в электронный вид.

О выборе системы

При выборе системы электронного документооборота важными критериями стали удобный интерфейс и наличие веб-клиента, гибкость и изменяемость под требования предприятия, а также опыт компаний, уже работающих в данной системе.

Проработанный экспресс-анализ процессов, проведенный специалистами компании DIRECTUM, и положительные отзывы от других компаний сыграли решающую роль – в «Белэнергомаш-БЗЭМ» выбрали систему DirectumRX.

Проект внедрения стартовал в начале 2019 года. Плотное сотрудничество с представителями ключевых подразделений предприятия на этапе исследования помогло в короткие сроки разработать проектные решения: были подготовлены описания процессов делопроизводства, управления совещаниями, договорной и закупочной деятельности. Также была спроектирована работа с первичными учетными документами, межкорпоративный документооборот и интеграция с учетной системой SAP ERP.

Все основные бизнес-процессы переведены в цифровой вид

Сотрудники ООО «Белэнергомаш-БЗЭМ» – пользователи DirectumRX работают с ключевыми документами по продажам и закупкам в электронном виде. Лучшие практики выстроенного взаимодействия были учтены в адаптированных регламентах системы, ролях согласования и прочих настройках. Однако простой адаптации системы недостаточно, важно еще и обучить пользователей. За три недели для работников предприятия было проведено:

• 19 вводных семинаров об основной функциональности системы, которые посетили порядка 500 пользователей;
• 9 семинаров по особенностям определенных рабочих процессов для детального обучения ключевых сотрудников.

Проект охватил несколько направлений:

• автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией – теперь документы регистрируются и согласовываются в системе, их всегда легко найти и проконтролировать исполнение поручений по ним;  

   

• переведена в электронный вид работа с внутренними документами: служебными записками, с нормативно-технической документацией, с приказами, распоряжениями. Так, компании удалось отказаться от приличного объема бумаги на столах сотрудников, к тому же руководство получило гарантию того, что вся необходимая информация доводится до подчиненных;

   

• все договоры хранятся в единой базе – в системе DirectumRX. Сократилось время на согласование договорных документов, для удобства подписанта при печати на бумажный экземпляр наносится штамп о согласовании, наличии протокола разногласий и электронной подписи.

   

• электронное взаимодействие с контрагентами стало частью процесса внутреннего согласования. Благодаря коннектору к сервису обмена, который планируется запустить в эксплуатацию в начале следующего года, ответственному за документ сотруднику больше не нужно контролировать отправку и возврат документа. После подписания документ автоматически отправляется контрагенту через сервис электронного обмена, система сама контролирует его возврат.

   

• для закупочной деятельности в «Белэнергомаш-БЗЭМ» разработан уникальный модуль «Закупки». С его помощью проще управлять заявками на закупку и ввоз товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оформлять доверенности на получение ТМЦ и карты замены материала. Процесс согласования заявок стал более прозрачным.

   

«Для меня было крайне важно выстроить и обеспечить полную прозрачность процесса прохождения заявки – от момента согласования до поступления ТМЦ на склад. Весь процесс теперь проходит в СЭД, можно отследить сроки, кто согласовал заявку, и на каком этапе проходит закупка. Я считаю, что ключевая задача внедрения СЭД для моего подразделения выполнена».

Денис Ковалев
Заместитель директора департамента закупок

• заявки на изготовление продукции создаются, согласуются и хранятся в системе. Для автоматизации преддоговорной деятельности выделен отдельный модуль «Продажи». С DirectumRX рассмотрение и обработка заявок ускоряются и становятся более контролируемыми. Жизненный цикл заявки встроен в единый процесс: от получения входящего письма и подготовки коммерческого предложения до заключения договора и уведомления о запуске в производство.

   

«Теперь каждый руководитель может отследить на каком этапе и по какой причине потенциальная заявка на изготовление из входящего письма "не переросла" в договор».

Роман Дорохов
Директор департамента продаж металлоконструкций

• работа с повестками, протоколами и поручениями с совещаний также переведена в систему. Теперь легко ознакомить всех участников с повесткой, сформировать и отправить на исполнение протокол, а отслеживать исполнение работ можно с помощью удобного отчета.

   

• В ходе проекта удалось исключить дублирование информации с помощью двухсторонней интеграции DirectumRX, которая передает договорные документы, и учетной системы SAP, откуда автоматически загружаются данные о контрагентах, первичные учетные документы и внутренние документы, связанные с процессом производства (карты замены материала и уведомления о запуске). Благодаря настроенной интеграции с Active Directory в системе всегда содержится актуальная информация об организационной структуре предприятия, которая необходима для правильного исполнения процессов.

   

   

  Результаты проекта

  Благодаря качественному обучению пользователи начали работать в системе с первого дня. По итогам двух месяцев использования системы «Белэнергомаш-БЗЭМ» удалось достичь впечатляющих результатов:

  • запущено более 19 000 задач, из них более 6000 — на согласование по регламенту;
  • создано более 42 000 документов, из них: 2474 договорных документа, 4285 входящих и исходящих писем, 3545 счетов-фактур, 4437 накладных, 1527 актов и 4981 служебная записка.

  Сейчас система переведена в промышленную эксплуатацию. Внутреннее и внешнее взаимодействие сотрудников происходит в системе, а процессы стали более гибкими.

  Специалисты «Белэнергомаш-БЗЭМ» продолжают оптимизировать процессы с учетом возможностей DirectumRX. Планируется разработка дополнительных модулей – «Сервисы компании» для работы с заявками на транспорт, пропусками, бухгалтерскими справками и командировками, и «Управление качеством» для автоматизации паспортов качества, актов о браке, управления жалобами.

  «Сейчас мы понимаем, что у нас есть эффективный инструмент для работы. Осталось скорректировать наши внутренние регламенты с учетом СЭД, тогда получим совместный отличный результат».

  Александр Беляков
  Руководитель отдела продаж
  трубопроводов и опорно-подвесных систем для ТЭС и АЭС