Организация обучения работе в информационной системе в крупной компании

Если вы считаете, что обучение стоит дорого, попробуйте узнать, сколько стоит невежество.

Роберт Кийосаки. Пророчество богатого папы.

Обучение рядовых пользователей – это один из кусочков пазла, который позволяет создать полную картину успешного проекта внедрения. Если для некоторых проектов внедрения его значимостью можно пренебречь, например, при внедрении специализированных ИТ-систем, с которыми работает минимальное количество сотрудников предприятия, то для систем, в работу с которыми вовлечены практически все, например, ECM-системы, от качественно организованного и проведенного обучения напрямую зависит станет ли внедренная система удобным и полезным инструментом, или останется «костылем, мешающим ходить».

В этой статье мы посмотрим на обучение с точки зрения организации процесса. Какие способы организации обучения на проектах внедрения существуют, какие есть ограничения, преимущества и недостатки, а также опыт применения некоторых из них на проектах внедрения ECM-системы.

На сегодняшний день к наиболее востребованным можно отнести следующие способы организации обучения:

• обучение небольшими группами в компьютерном классе;
• очные семинары;
• семинары в форме вебинара;
• обучающие видеоролики, встроенные в систему;
• специализированные средства удаленного обучения (e-Learning).

Рассмотрим каждый из них чуть подробнее с нескольких сторон: количество пользователей, эффективность обучения, трудоемкость и стоимость, сроки обучения.

Обучение небольшими группами в компьютерном классе

Этот способ обучения оптимален для небольших организаций, где количество постоянно работающих с системой пользователей ограничивается несколькими десятками. Способ наиболее эффективен с точки зрения качества обучения. Обучение в компьютерном классе рекомендуется и в случае, если бОльшая часть пользователей это люди среднего возраста и старше и/или не имеет практического опыта использования систем автоматизации, то рекомендуется проводить очное обучение с практическими занятиями.

Из личного опыта участия в проектах внедрения чаще всего такой формат применяется для обучения рабочей группы на этапе исследования и проектирования системы, нежели рядовых пользователей на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

Очные семинары

Этот способ оптимален для организаций, где количество пользователей ограничивается несколькими сотнями. Способ менее эффективен, чем предыдущий, но при этом сохраняет возможность в режиме реального времени задавать вопросы и получать на них ответы. Рекомендуется делать видеозапись семинара, чтобы в дальнейшем слушатели могли к ней обратиться и освежить полученные знания.

Из личного опыта использования очных семинаров можно порекомендовать совмещать такое обучение с подготовкой подробных пользовательских инструкций (не только в целом по бизнес-процессу, но и с разбивкой «по ролям») и предусматривать значительные ресурсы для организации первой линии поддержки пользователей на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

Семинары в форме вебинара

Этот способ оптимален для организаций, где количество пользователей несколько сотен и больше и/или сотрудники территориально отдалены. Из личного опыта проведения вебинаров хочется обратить внимание на следующие моменты: вебинары лишены «зрительного контакта», преподавателю сложно, даже практически невозможно получить обратную связь от слушателей в реальном времени, проконтролировать слушают ли его по другую сторону монитора или нет. Тем не менее, если пользователи это сотрудники уже имеющие опыт работы в системах автоматизации, такой формат вполне жизнеспособен.

Обучающие ролики, встроенные в систему

Данный способ также не имеет ограничений по количеству слушателей и времени проведения обучения. Обучающие ролики демонстрируют стандартный функционал системы, без учета каких-либо дополнительных модификаций для конкретного заказчика. Следовательно, он может быть рекомендован тем организациям бизнес-процессы которых укладываются в стандартный функционал системы либо были адаптированы к системе. Просмотр роликов не заменяет полноценное обучение и рекомендуется скорее как дополнение к другим форматам организации обучения пользователей.

Специализированные средства удаленного обучения (e-Learning)

Использование специализированных средств удаленного обучения (например, на базе SAP RWD, Oracle Learning, uPerform, NDsmart, DoceboLMS и др.) рекомендовано для крупных организаций с большим количеством пользователей, работающих в системе в том числе работающих удаленно от головного офиса. Пользователи могут самостоятельно выделять время на прохождение данных курсов и в дальнейшем обращаться к ним при необходимости при выполнении повседневных обязанностей.

По эффективности способ сопоставим с обучением в компьютерном классе пользователь может не только посмотреть, но и проверить свои силы в практических заданиях.

Дистанционное обучение, конечно, набирает популярность, но при выборе варианта необходимо осознавать такие факторы как мотивация персонала на обучение и уровень корпоративной культуры. Серьезному отношению к обучению может способствовать HR-служба компании.

Кроме того, важно регулярное обучение, развитие персонала и, как следствие, регулярная оценка готовности к достижению предприятием новых целей и развитию информационной системы, в том числе внедрению новых версий.

Автор: Наталия Крымская, бизнес-аналитик DIRECTUM