От многоплатформенности
к экосистеме цифровых решений: Directum RX в IEK GROUP
IEK GROUP — один из ведущих производителей и поставщиков электротехнического и светотехнического оборудования в России. В холдинг входят 30 бизнес-единиц, включая 10 заводов, а также отгрузочные центры в стране и за рубежом. В подразделениях компании работают более 4000 сотрудников. В ассортименте IEK GROUP свыше 30 000 наименований изделий и различных решений для любой отрасли: от уличного освещения и приборов учёта до комплексных продуктов в промышленности, включая инструменты автоматизации и программное обеспечение.
На пути к изменениям
Холдинг со сложной управленческой структурой «перерос» прежнюю ИТ-систему: согласование документов было автоматизировано слабо, не было полноценного электронного документооборота, у платформы отсутствовали возможности для масштабирования. Кроме того, в каждом подразделении использовались разные цифровые продукты, работникам приходилось дублировать данные в несколько учетных систем.
На формирование технического задания на новую систему и сравнение различных продуктов ушло полтора года. Требования включали более 20 пунктов. Например, одним из обязательных условий было наличие low-code-инструментов, чтобы оперативно вносить изменения или добавлять новые процессы.
В результате по всем параметрам подошла платформа Directum RX.
IEK GROUP
«Вместо того, чтобы закрыть локальную проблему — просто внедрить продукт для согласования договорных документов, мы обратились к смежным подразделениям и предложили вместе выбрать единую платформу, на основе которой будем строить наши процессы.
В результате мы пришли к внедрению экосистемы ИТ-решений Directum. Сейчас в IEK GROUP цифровизацией покрыты 3 основных блока: договорная работа, HR и делопроизводство».
Цифровизация с амбициями:
цели проекта
Договоры
Согласование и одобрение сделок
Согласование «по умолчанию»
Формирование витрины налогового мониторинга
Тендеры
Интеграция с Контур.Фокус для проверки контрагентов
Голосование за участников с использованием Directum Solo и Directum Jazz
Делопроизводство
Приказы, распоряжения
Доверенности
Корреспонденция
HR-процессы
КЭДО
Отпуска
Онлайн-приём
От идеи к реализации:
классические задачи
Делопроизводство
Логика функционального блока Directum RX совпадала с теми процессами, которые уже существовали в IEK GROUP. В электронный вид перевели издание приказов и распоряжений, регистрацию входящей корреспонденции.
Благодаря готовому решению «Доверенности» сотрудники создают МЧД (машиночитаемые доверенности) и регистрируют их в реестре ФНС, не покидая интерфейса информационной системы.
Договорная работа
По словам заказчика, юристы IEK GROUP стали двигателями цифровизации компании: год от года рос холдинг, увеличивалось количество сделок и сопровождающих их документов. Необходимо было сократить средний срок согласования договоров, а также упорядочить их хранение и поиск.
В ходе работы над решением «Договоры»:
За первый квартал 2024 года было согласовано и подписано более 4400 документов, 17,5% от всех договоров заключили с использованием сервисов ЭДО.
Закупки
Решение для тендерных процедур с необходимыми справочниками и регламентами было создано по инициативе финансовой и аудиторских служб. Оно необходимо компании для коллективного выбора наиболее подходящего контрагента.
За счет интеграции с Контур.Фокус удалось автоматизировать работу, которую ранее выполняли в ручном режиме. Так, в шаблоны тендерных документов подставляются регистрационные данные, финансовые показатели, информация о судебных процессах и госзакупках. Затем также в автоматическом режиме формируются Конкурентный лист и Протокол тендерного комитета.
Голосование участников тендерной процедуры происходит в том числе и в дистанционном формате с использованием приложений Directum Solo и Directum Jazz, которые были адаптированы под эти задачи.
Тендеры
Миграция из предыдущей СЭД
От идеи к реализации:
HR-задачи
Бизнес-единицы холдинга рассредоточены по всей стране, регулярно принимаются новые сотрудники. Работать с бумажными документами с каждым годом становилось все сложнее и дороже, поэтому компания остро нуждалась в переводе кадровых процессов в цифровой вид.
На первом этапе к КЭДО на базе Directum HR Pro подключили 1280 человек из 27 обособленных подразделений. В цифру перевели:
- Управление отпусками;
- Приём новых сотрудников;
- Ознакомление с приказами, дополнительными
соглашениями и другими кадровыми документами.
Интеграция модуля HR
Отпуска
Онлайн-трудоустройство
Как происходит онлайн-прием?
IEK GROUP
Актуализация оргструктуры
для HR-процессов
При настройке кадровых процессов возникла еще одна задача: согласовать данные между системами Directum RX, Master Data Management (MDM) и 1С:ЗУП. В MDM-систему (источник организационной структуры) из 1C:ЗУП передаются данные о сотрудниках, персонах, должностях, подразделениях. Directum RX — система, в которой выполняется взаимодействие между пользователями, а также прием сотрудников.
Сложность заключалась в том, что в MDM-системе не может храниться конфиденциальная информация о персонах, например паспортные данные. Поэтому из 1С:ЗУП в MDM она не передается. Однако эти данные нужны в Directum RX для формирования кадровых документов. Чтобы выполнить требование, информация передается напрямую из 1С:ЗУП в Directum RX при обновлении персон в 1С:ЗУП.
В результате команда проекта спроектировала и реализовала интеграцию между тремя системами с хранением связей между объектами в служебном справочнике Directum RX.
Интеграционное решение дало возможность организовать прием сотрудника в рамках синхронизации данных между системами. Сократились затраты на поддержание актуальности информации и формирование некоторых видов кадровых документов.
Результаты проекта
и планы по развитию
Исполнитель
Перед вами стоят похожие задачи?
Оставьте свои контакты и наш специалист свяжется с вами: расскажет о практике крупных проектов автоматизации, возможностях системы Directum и ответит на ваши вопросы.
