90%
точность распознавания документов ИИ
10 тыс.
документов обработано ИИ в первый месяц
на 25%
выросла доля входящих первичных документов в электронном виде
в 2 раза
быстрее заполняются реквизиты документа в системе
В своей политике в области цифровизации компания ориентируется на направления, которые задает государство. В 2022 году в «Татспиртпроме» приняли решение перейти на налоговый мониторинг (НМ), так как камеральные проверки требуют больших трудозатрат финансовой службы на подготовку и выемку документов, отвлекают сотрудников на проведение контрольных мероприятий и замедляют процессы бухгалтерии.
Переход на налоговый мониторинг снижает риск штрафов для компании: ФНС может оперативно выявлять спорные ситуации, вовремя на них реагировать и предупреждать их возникновение.
Основная цель проекта — перейти на налоговый мониторинг в жестко регламентированные сроки.
Компания «Татспиртпром» проделала большой объем работ за рекордно короткий период — всего 6 месяцев.
Чтобы уложиться в сжатые сроки, компании предстояло параллельно:
При этом нужно было пройти все этапы дорожной карты, составленной ФНС для вступления в налоговый мониторинг.
До старта проекта в компании не было централизованного электронного архива, так как весь финансовый документооборот был полностью бумажным. Требования к системе хранения документов составляла рабочая группа, в которую вошли специалисты финансовой службы и главный бухгалтер. При подборе
Компания выбрала «Архив для налогового мониторинга» от Directum, так как у вендора есть:
Для «Татспиртпрома» было важно создать безопасный и надежный архив финансовых и договорных документов. В сравнении с государственными СЭД или облачными хранилищами на базе сервисов ЭДО, большое преимущество финансового архива от Directum в том, что его можно разместить в привычной инфраструктуре компании.
Отдельно компании предстояло организовать витрину данных на базе 1С. В ней реализовали полноценный интерфейс для доступа инспектора ФНС. При помощи системы
Чтобы упростить пользователям наполнение архива, в компании внедрили интеллектуальные сервисы Directum для занесения данных из сканов бумажных первичных документов. Искусственный интеллект заполняет карточки документов в системе, ускоряя процесс минимум в 2 раза. При этом исключаются ошибки
Применение ИИ для обработки первичных документов — это базовый этап, с которого необходимо начать формировать электронный архив. „Пропускная способность“ интеллектуальных сервисов в сравнении со скоростью работы специалистов бухгалтерии в 2–3 раза выше. К тому же исключается риск ошибок и опечаток
Помимо оцифровки бумажных документов,
Большой плюс интеллектуальных сервисов в том, что они самостоятельно обучаются. Сейчас точность извлечения данных в «Татспиртпром» выросла до 90%. Компания использует ИИ для обработки:
У рабочей группы проекта были опасения, что не удастся преодолеть сопротивление сотрудников
Чтобы избежать этого, мы проводили обучение в разных форматах — очное, удаленное, ответы на вопросы, дополнительные консультации. Пришлось провести масштабное обучение большого числа сотрудников на всех заводах и складах. В некоторых случаях приходилось выезжать на место, чтобы прояснить все вопросы пользователей и ускорить внедрение. В результате рабочая группа объехала практически всю Республику Татарстан и сейчас документы поступают в архив без задержек.
В процессе проекта у компании появилось понимание, что необходимо уходить от бумажных документов и принципиально переводить документооборот в цифру. Была проделана масштабная работа по переходу на электронное взаимодействие с контрагентами через интеграцию финансового архива Directum c сервисом обмена Диадок.
Сегодня в «Татспиртпром» исходящие первичные документы ведутся исключительно в цифровом виде. В январе 2024 года доля электронных документов во входящих составила 14%, а уже в феврале — 25%.
Главный итог проекта — «Татспиртпром» удалось перейти на электронное взаимодействие с ФНС за 6 месяцев.
Для быстрого достижения результата компания использовала гибкую платформу Directum и адаптировала ее под свои потребности. Для успешного перехода, по мнению рабочей группы проекта, необходимо:
Проект отмечен наградой в номинации «Инновационный проект» на конкурсе Directum Awards 2024.
Узнайте больше о решениях Directum. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.
Internet Explorer устарел и не соответствует требованиям безопасности
Для корректного отображения информации используйте любой браузер из списка ниже: