Перейти на налоговый мониторинг за 6 месяцев: опыт «Татспиртпром»

Цели и задачи

В своей политике в области цифровизации компания ориентируется на направления, которые задает государство. В 2022 году в «Татспиртпроме» приняли решение перейти на налоговый мониторинг (НМ), так как камеральные проверки требуют больших трудозатрат финансовой службы на подготовку и выемку документов, отвлекают сотрудников на проведение контрольных мероприятий и замедляют процессы бухгалтерии.

Переход на налоговый мониторинг снижает риск штрафов для компании: ФНС может оперативно выявлять спорные ситуации, вовремя на них реагировать и предупреждать их возникновение.

Основная цель проекта — перейти на налоговый мониторинг в жестко регламентированные сроки.

Решение

Компания «Татспиртпром» проделала большой объем работ за рекордно короткий период — всего 6 месяцев.

Ход проекта

Чтобы уложиться в сжатые сроки, компании предстояло параллельно:

• построить единое цифровое хранилище документов;
• связать скан-копии первички с операциями в учетной системе и настроить доступ через витрину данных;
• навести порядок в процессах и подготовить пользователей к работе по новым правилам.

При этом нужно было пройти все этапы дорожной карты, составленной ФНС для вступления в налоговый мониторинг.

Организовать хранение финансовых документов по требованиям налогового мониторинга

До старта проекта в компании не было централизованного электронного архива, так как весь финансовый документооборот был полностью бумажным. Требования к системе хранения документов составляла рабочая группа, в которую вошли специалисты финансовой службы и главный бухгалтер. При подборе ИТ-решения компания опиралась на опыт других предприятий, которые уже перешли на цифровое взаимодействие с ФНС.

Компания выбрала «Архив для налогового мониторинга» от Directum, так как у вендора есть:

• специализированное решение для хранения документов с учетом требований ФНС;
• интеллектуальные решения для оцифровки бумажных документов;
• опыт подобных проектов.

Для «Татспиртпрома» было важно создать безопасный и надежный архив финансовых и договорных документов. В сравнении с государственными СЭД или облачными хранилищами на базе сервисов ЭДО, большое преимущество финансового архива от Directum в том, что его можно разместить в привычной инфраструктуре компании.

Архитектура решения

Отдельно компании предстояло организовать витрину данных на базе 1С. В ней реализовали полноценный интерфейс для доступа инспектора ФНС. При помощи системы drill-down проверяющий может из отчета провалиться до скана первичного учетного документа в архиве Directum.

Подключение искусственного интеллекта к рутинной работе

Чтобы упростить пользователям наполнение архива, в компании внедрили интеллектуальные сервисы Directum для занесения данных из сканов бумажных первичных документов. Искусственный интеллект заполняет карточки документов в системе, ускоряя процесс минимум в 2 раза. При этом исключаются ошибки из-за человеческого фактора. В первый месяц использования ИИ-сервисы обработали около 10 тыс. входящих документов.

Умная обработка входящего потока документов

 

Применение ИИ для обработки первичных документов — это базовый этап, с которого необходимо начать формировать электронный архив. „Пропускная способность“ интеллектуальных сервисов в сравнении со скоростью работы специалистов бухгалтерии в 2–3 раза выше. К тому же исключается риск ошибок и опечаток из-за человеческого фактора.

Помимо оцифровки бумажных документов, ИИ-сервисы обрабатывают неструктурированные ПУД, поступившие через сервисы обмена. Кроме того, с их помощью можно собирать первичку в комплекты, связать их с карточкой организации для удобных выгрузок и отчетов по контрагенту. Благодаря ИИ-обработке из документов извлекается текстовый слой, что делает их доступными для полнотекстового поиска в финансовом архиве Directum.

Илья Петухов, руководитель проектов развития AI-продуктов Directum

Большой плюс интеллектуальных сервисов в том, что они самостоятельно обучаются. Сейчас точность извлечения данных в «Татспиртпром» выросла до 90%. Компания использует ИИ для обработки:

• актов выполненных работ;
• входящих счетов на оплату;
• счетов-фактур;
• корректировочных счетов-фактур;
• товарных накладных;
• универсальных передаточных документов;
• универсальных корректировочных документов.

 

У рабочей группы проекта были опасения, что не удастся преодолеть сопротивление сотрудников из-за изменения бизнес-процесса по обработке первичных документов. Потому что раньше документы не заносились в систему, а подписывались и хранились на бумаге.

Чтобы избежать этого, мы проводили обучение в разных форматах — очное, удаленное, ответы на вопросы, дополнительные консультации. Пришлось провести масштабное обучение большого числа сотрудников на всех заводах и складах. В некоторых случаях приходилось выезжать на место, чтобы прояснить все вопросы пользователей и ускорить внедрение. В результате рабочая группа объехала практически всю Республику Татарстан и сейчас документы поступают в архив без задержек.

Олег Иванов, главный специалист ИТ ГК «Татспиртпром»

Отказ от бумаги: полная цифровизация документооборота с контрагентами

В процессе проекта у компании появилось понимание, что необходимо уходить от бумажных документов и принципиально переводить документооборот в цифру. Была проделана масштабная работа по переходу на электронное взаимодействие с контрагентами через интеграцию финансового архива Directum c сервисом обмена Диадок.

Электронный документооборот с контрагентами

Сегодня в «Татспиртпром» исходящие первичные документы ведутся исключительно в цифровом виде. В январе 2024 года доля электронных документов во входящих составила 14%, а уже в феврале — 25%.

Результаты

Главный итог проекта — «Татспиртпром» удалось перейти на электронное взаимодействие с ФНС за 6 месяцев.

Для быстрого достижения результата компания использовала гибкую платформу Directum и адаптировала ее под свои потребности. Для успешного перехода, по мнению рабочей группы проекта, необходимо:

• настроить взаимодействие с большим числом сторон;
• правильно наладить коммуникацию между всеми участниками проекта, чтобы каждый подрядчик отвечал за свое направление;
• готовиться заранее, потому что для вступления есть строго регламентированные сроки;
• воспользоваться услугами консалтинга, чтобы упростить реализацию;
• составить четкий план проекта в соответствии с дорожной картой ФНС.

Проект отмечен наградой в номинации «Инновационный проект» на конкурсе Directum Awards 2024.