Переход на Directum RX без потери данных:
опыт администрации
Берёзовского городского округа

О компании

Администрация Берёзовского городского округа — это исполнительный орган местного самоуправления, который реализует все программные мероприятия по вопросам создания комфортной городской среды, развития инфраструктуры, гарантии безопасности и повышения качества жизни населения.

С 2014 года администрация использовала для работы Directum 5. Однако появились новые требования:

• учитывать изменившиеся стандарты импортонезависимости;
• развивать текущие решения и соответствовать актуальным тенденциям управления процессами;
• поддерживать нововведения в законодательстве.

Компания «СТАРКОВ Групп», партнер вендора Directum, предложила миграцию на систему Directum RX, которая закрывает все потребности администрации. Проект перехода длился с июля по декабрь 2023 года.

Цели проекта

В Directum 5 содержался большой объем информации, накопленный почти за 10 лет активного использования, поэтому было необходимо:

1. Сохранить исторические данные: документы, записи в справочниках и задачи. В совокупности более 1 млн единиц.
2. Поддержать бесперебойность работы и возможность дальнейшего развития системы.
3. Помочь сотрудникам успешно освоить новую платформу.
4. Гарантировать импортонезависимость ПО, чтобы отвечать требованиям законодательства.

Миграция с Directum 5 на Directum RX

После первичного аудита заказчик и исполнитель приняли решение — перенести из предыдущей системы и адаптировать две трети всех процессов, в том числе «Делопроизводство», «Обращения граждан» и «Муниципальные услуги». Обычно клиенты отказываются перемещать задачи из одной системы в другую, если ПО работало на протяжении нескольких лет. Но для администрации Берёзовского городского округа было важно сохранить переписку и прикрепленные документы. Поэтому под процесс миграции попал весь объем документации, задач и заданий с возможностью доступа к письмам по ним. Перенос выполнили с учетом различий архитектур двух систем.

Значительную часть работ получилось реализовать без привлечения разработчиков — функциональность стандартного варианта поставки Directum RX закрыла большинство вопросов. Там, где базовых настроек было недостаточно, например, в области делопроизводства, подрядчик адаптировал систему и изменил заложенные алгоритмы.

Еще один важный процесс, без которого администрация не могла полноценно перейти на другое ПО, — «Муниципальные услуги». Для него было необходимо спроектировать новые возможности на основе базового модуля «Обращения граждан». Кроме того, исполнитель перенес привычные методы работы из Directum 5 в Directum RX.

Итоги проекта

За полгода команде «СТАРКОВ Групп» и администрации Берёзовского городского округа удалось:

• перенести и адаптировать функциональность прежней системы, развивавшейся на протяжении долгого времени;
• сохранить 510 688 документов, 564 281 запись в справочниках и 250 000 задач, критически важных для дальнейшей работы;
• развернуть современную систему, которая отвечает принципам импортонезависимости и способна функционировать без перебоев.

Исполнитель

СТАРКОВ Групп — генеральный партнер Directum. Компания специализируется на внедрении и сопровождении ИТ-решений Directum в сегментах B2B и B2G, реализует полный цикл работ, включая поставку, адаптацию и модификацию программного обеспечения, обучение пользователей, методологическую, техническую и организационную поддержку.