Первичные бухгалтерские документы:
что это и как с ними работать

Первичные бухгалтерские документы подтверждают все операции с деньгами или имуществом компании: поступление или перемещение материальных ценностей, передачу товара, выдачу денег. На основании этих документов организации ведут бухгалтерский и налоговый учёт, поэтому важно вникнуть в тонкости их оформления, хранения, подписания.

Что считается первичными документами

Акт выполненных работ, платёжное поручение, кассовый или товарный чек — всё это является первичными документами. Они служат основанием для бухгалтерской проводки и влияют на приход или расход в налоговом учёте.

Единого перечня первички нет, в каждой компании может быть свой список в зависимости от рода деятельности и вида заключаемых сделок. Среди них есть бухгалтерские документы, связанные с тем или иным этапом сделки в бизнесе, их обязаны оформлять все налогоплательщики.

Иногда к первичке относят договор и счёт-фактуру. Это не совсем верно. Договор фиксирует намерения сторон, а не подтверждает конкретное событие хозяйственной деятельности компании. Счёт-фактура необходим для контроля движения НДС, его оформляют вместе с товарной накладной или актом выполненных работ.

Ведение и учёт первичной документации

Первичные документы бухгалтерского учёта составляют в момент проведения хозяйственной операции. Если это невозможно, то документ нужно составить сразу после. Датой документа считается дата подписания ответственным лицом.

Вся поступающая от контрагентов первичная документация должна быть учтена. Ответственные за учёт специалисты принимают и обрабатывают входящие документы, регистрируют их, визируют генеральным директором и передают в исполнение.

Важные критерии, которые касаются учёта первички:

• документ принимают к учёту впервые;
• поступает оригинал, а не скан-копия;
• есть обязательные реквизиты, прописанные в ст. 9 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
• подпись контрагента принадлежит руководителю организации или его уполномоченному лицу.

Что нужно знать о формах первичных документов

Для кассовых и банковских документов, транспортной накладной нужно использовать унифицированные формы. Например, приходный кассовый ордер заполняют по форме № КО-1. В остальном компании вправе разрабатывать свои бланки, главное, отразить в них обязательные реквизиты. Все формы, которые использует компания, должны быть утверждены в её учётной политике.

Электронные первичные документы

Способ ведения первичной документации компании выбирают самостоятельно: можно оформлять её на бумаге, в электронном виде или использовать оба варианта. Многие компании уже перешли на электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами.

Внутренние первичные документы тоже можно вести в цифровом виде. При этом сокращаются затраты на печать и хранение документов, а с бухгалтерии снимается та часть рутинной работы, которая обычно уходит на операции с бумагой: распечатка, поиск ответственных, сбор живых подписей и т. д.

Какие подписи использовать

Первичные документы подписывают руководитель или главный бухгалтер. Право подписи можно передать и другим работникам, ответственным за бухгалтерские и кассовые операции. Для бумажных документов действительна только личная подпись, для электронных — усиленная квалифицированная подпись (УКЭП).

Как это происходит на практике? Компании выпускают для сотрудника-подписанта сертификат КЭП через любой аккредитованный удостоверяющий центр. Затем необходимо сформировать МЧД на сотрудника. Это можно сделать через оператора ЭДО или сервис ФНС. Доверенность подписывает руководитель (директор) собственной УКЭП.

Прочитать полный гид по работе с машиночитаемой доверенностью.

Сколько хранятся первичные документы

Первичные бухгалтерские документы хранят 5 лет: отсчёт идёт с того года, когда их использовали последний раз для отчётности в налоговую или для бухучёта. В течение этого срока налоговая служба имеет право запросить документ для подтверждения доходов или расходов, а также для проверки контрагента.

Электронные первичные документы можно хранить несколькими способами:

• в локальном электронном архиве — на жестком диске на одном из ПК организации. Минусы такого решения: небезопасно, нет быстрого поиска по документам, нужно постоянно проверять состояние физического носителя, который может выйти из строя и потерять весь контент;
• на удалённом сервере с закрытым доступом. Облачный архив удобнее и безопаснее, так как можно настроить доступ для разных категорий пользователей;
• использовать готовое ИТ-решение для финансового архива, в котором учитываются все требования закона к хранению и воспроизведению юридически значимых документов, есть удобный поиск и возможность массовой выгрузки первички для налоговой проверки.

Узнать подробнее об организации финансового архива на базе системы Directum RX.

Как ускорить работу с документами бухгалтерского учета

Цифровизация бухгалтерии, в том числе и работа с первичной документацией, не ограничивается переходом на ЭДО. Следующий шаг — подключение технологий искусственного интеллекта, которые освобождают специалистов от монотонной работы и сокращают вероятность ошибки при занесении документов в учётную систему. Это особенно актуально для крупных распределённых компаний, которые могут принимать тысячи первичных учётных документов в месяц.

 

Встроенные в систему Directum RX AI-инструменты сокращают время на занесение одного документа в учётную систему с 10 до 2 минут. ИИ без участия бухгалтера распознает текст первички, проверит наличие обязательных реквизитов, разделит комплект на документы и определит вид каждого из них. Благодаря интеграции с 1С не нужно вручную вводить одни и те же данные в разные системы: после подписания документ автоматически поступает в учётную систему.

Иван Агапов
product manager ECM-решений Directum