«Планировщик задач» – новое техническое решение на базе DIRECTUM от компании МайТэк

Функционал решения облегчает контроль исполнения периодических бизнес-процессов, таких как автоматическое формирование напоминаний, запрос отчетов, рассылка писем. Новинка предназначена для разных категорий сотрудников, от руководителей среднего звена до топ-менеджмента.

Во всех организациях существуют работы, которые необходимо выполнять с заданной периодичностью. По мере развития бизнеса и увеличения числа деловых процессов, количество таких отложенных или периодически повторяющихся задач возрастает. Вместе с ними растет и вероятность несвоевременного предоставления информации, выполнения поручений или контроля их исполнения.

Компания МайТэк разработала новое техническое решение «Планировщик задач». Оно позволяет заранее планировать формирование поручений, автозапуск сценариев и рассылку писем.

С помощью справочников Расписания и Планировщик задач расширены возможности Базовых модулей системы DIRECTUM. Справочник Расписания позволяет гибко настраивать расписание запуска запланированных задач, сценариев и писем. В Планировщике задач указываются параметры запланированных действий и объекты (записи справочников, электронные документы), которые необходимы для их выполнения. Гибкость и широкий функционал решения позволяет настроить, например, повторяющиеся задачи любого подразделения, независимо от специфики деятельности предприятия:

• Финансово-экономическая служба: автоматическая рассылка поручений руководителям отделов о подготовке ежемесячного бюджета расходов, отчета по исполнению бюджетов, дебиторской и кредиторской задолженности.
• Бухгалтерия: ежемесячная автоматическая рассылка задач сотрудникам о сдаче авансовых отчетов, актов выполненных работ, оригиналов счетов на оплату.
• Отдел продаж: автоматическая рассылка задач от руководителя отдела менеджерам на подготовку ежемесячного (ежеквартального, годового) отчета об объемах и планах продаж.
• Отдел маркетинга: автоматическая инициация напоминания о подготовке еженедельного отчета по мониторингу конкурентной среды (ценам, ассортименту, объемам продаж и производства), автоматическая рассылка поздравительных писем клиентам.
• Канцелярия (секретариат): автоматическая инициация задания на подготовку ежедневного отчета «Контроль исполнения поручений» и т.д.

Использование «Планировщика задач» позволит предприятию:

• высвободить время, которое сотрудники затрачивают на постановку задач по периодически повторяющимся рутинным операциям;
• повысить исполнительскую дисциплину, т.к. поручения не забываются, а по итогам их исполнения инициатору приходит задание-контроль. К тому же к заданиям, полученным в системе, исполнитель подходит более ответственно, нежели к устным поручениям;
• повысить культуру оперативного управления и, как результат, повысить эффективность деятельности.

«Чем активнее бизнес, тем больше задач, в том числе периодически  повторяющихся. В связи с этим возрастает вероятность что-то забыть поручить или своевременно проконтролировать исполнение – как следствие, понести прямые или косвенные убытки, недополучить прибыль, потерять на штрафах. Для снижения подобных рисков, мы разработали легкое в настройке, но эффективное в использовании техническое решение «Планировщик задач». Уверен, что данный продукт высоко оценят специалисты разных категорий, от менеджмента среднего звена до высшего руководства. Ведь теперь каждый из них сможет легко настроить свои периодически повторяющиеся задачи, что, несомненно, приведет к более точному планированию, эффективному управлению и еще более высоким результатам» – комментирует Руслан Шакиров, генеральный директор компании МайТэк.