Почему КЭДО не панацея для кадровых процессов

Артем Пермяков, директор по перспективному развитию Directum, рассказал, почему кадрового электронного документооборота недостаточно, чтобы упростить кадровые процессы.

До недавнего времени даже в самых прогрессивных российских компаниях кадровые документы велись на бумаге. Пандемия 2020-2021 дала толчок развитию законодательства в сторону прямого разрешения электронного взаимодействия в кадровой сфере, и одновременно на рынке появились профильные ИТ-решения. Сегодня 377-ФЗ дает зеленый свет на кадровую цифровизацию абсолютно всем организациям.

Под КЭДО принято понимать кадровый электронный документооборот, чаще всего это цифровой обмен документами между работником и работодателем с помощью специальных систем и подписание документов электронными подписями (регламентируется 377-ФЗ и 63-ФЗ).

С появлением КЭДО для кадровых служб наступил цифровой рай? Едва ли.

Электронного подписания и обмена недостаточно

В свете недавних скачков цен на офисную бумагу преимущества электронного документооборота стали еще ощутимее, а в кадровой сфере с её документальным сопровождением всех кадровых событий — тем более. Важно понимать, что и без колебаний цен на расходники бумажное делопроизводство было дорогим (не забываем про транспортировку оригиналов, курьерскую доставку и пр.). Просто эти расходы — прямые и самые понятные. Кроме них есть куда более ценный, но недооцениваемый ресурс — время.

Временные и бумажные траты можно снизить в разы с помощью КЭДО. Документы «летают» между работниками и работодателями, подписи проставляются электронные — усиленные квалифицированные и неквалифицированные — никаких хождений «за росписью», все счастливы. Что может быть не так?

Например, компания может продолжать создавать документы вручную, не используя шаблонов. Тогда разницы между бумажным процессом и цифровым будет мало. Точно так же будут проскакивать ошибки в документах и тратиться время на их исправление.

Или с шаблонами порядок, с подписями тоже, но хранятся документы бессистемно, искать их приходится долго. Архивному хранению электронных кадровых документов нужно посвящать отдельные статьи — слишком много нюансов в процессах поддержки их юридической значимости и очень велики нормативные сроки для некоторых из них. Просто знайте, что если сертификат электронной подписи действует год, а хранить документ надо 50 лет, то подписать его единожды в онлайн-сервисе и сохранить себе локально хватит максимум на 366 дней, потом начнутся проблемы.

А что, если в компании работает решение для КЭДО, но кадровые процессы при этом не автоматизированы?

КЭДО — только первый шаг к кадровой цифровизации, некий минимально жизнеспособный продукт для электронного взаимодействия в трудовых отношениях.

Вся суть в процессах

Все кадровые события сопровождаются документами. А кадровые документы не могут существовать в отрыве от кадровых процессов. Станет ли проще работать, если перевести в электронный вид только документы, пусть даже с подписанием? Давайте разбираться на примере отпусков.

Когда процесс существует вне системы, кадровому специалисту приходится тратить дополнительное время на различные проверки и контроли: верные ли даты указал работник, соответствуют ли они утвержденному графику, не выпадает ли период на праздники/нерабочие дни и пр. И хорошо, если все будет заполнено с первого раза без ошибок. А потом документы нужно согласовать. Если для этого используется какое-то простое решение вроде электронной почты, то самому работнику (или кадровику) нужно знать, кому и в какой последовательности отправить заявление и каким-то образом собрать согласования этих участников.

Когда эти функции автоматизированы, всеми проверками занимается кадровая система: следит за соответствием сроков, правильностью маршрутов согласования документов, исключает человеческие ошибки. Сотрудники вовремя получают уведомления об отпусках и подписывают документы до наступления кадрового события.

Как выглядит цифровое планирование отпусков. Работники указывают желаемые даты в интерфейсе системы, все данные собираются в предварительный график, на котором каким-то образом обозначаются пересечения, чтобы, при необходимости, ответственные могли планы скорректировать.

При этом система учитывает все требования законодательства и внутренних правил организации, не давая работнику ошибиться, указав начало отпуска в выходной или праздничный день, например. Если отпуск требуется перенести, заявление работник «пишет», выбирая нужные даты в календаре интерфейса системы и кликом по кнопке отправляет сгенерированный документ по уже настроенному маршруту на согласование.

Кадровая сфера пестрит разнообразием процессов: это приём работников, охрана труда, отпуска, командировки, ротации, обучения, оценка персонала — и в каждой компании будут свои особенности, которые нужно учитывать. Чем масштабнее компания, тем нужнее для нее будут технологии цифрового управления кадровыми процессами и ощутимее эффект от их использования.

Реальная экономия — в сокращении временных затрат, в предотвращении потерь времени на каждом этапе процесса. Когда сотрудникам не надо преодолевать физические расстояния, чтобы подать заявление, когда кадровому специалисту не нужно «вручную» контролировать, чтобы документ был составлен правильно, когда приказ на командировку формируется автоматически по шаблону и маршрутизируется всем участникам, одновременно выдаются задания ответственным по организации поездки — тогда обнаруживается, сколько оплачиваемого времени до внедрения цифровых технологий щедро тратилось впустую.

КЭДО без грамотной цифровизации кадровых процессов не избавит от бумажного наследия беспорядочных согласований, ресурсоемких проверок, исправления ошибок и прочих временных потерь. Чтобы получить значимый ощутимый эффект и реальную пользу для компании, «цельтесь» в процессы.

Источник: hr-director.ru