«Подружка» автоматизировала работу с финансовыми документами с помощью DIRECTUM

Известная сеть магазинов косметики перевела в электронный вид процессы обработки первичной учетной документации. В результате в компании упорядочена работа с входящими финансовыми документами, организован единый электронный архив, а также автоматизирована подготовка к налоговым и аудиторским проверкам.

Розничная сеть «Подружка» (ООО «Табер Трейд») насчитывает более 200 мультибрендовых магазинов косметики, парфюмерии и полезных мелочей в Москве, Санкт-Петербурге, Ярославле и Рязани. Каждый месяц компания открывает новые торговые точки, а также развивает продажи через собственный интернет-магазин.

Распределенная структура организации, большой объем документооборота и взаимодействие с контрагентами через нескольких операторов ЭДО усложнили «Табер Трейд» обработку первичной учетной документации. В компании решили пересмотреть свои методы работы и оптимизировать процессы с помощью системы электронного документооборота:

• организовать электронный финансовый архив;
• ускорить согласование первичной учетной документации;
• упростить подготовку отчетов для проверок регуляторов;
• настроить автоматическую выгрузку финансовых документов из СЭД в учетную систему компании.

На первом этапе проекта специалисты DIRECTUM оптимизировали работу с «нетоварными» первичными учетными документами компании. По ним «Табер Трейд» арендует помещения, покупает рекламу, канцтовары и пр. Второй этап охватил «товарные» документы, связанные с непосредственной деятельностью компании – приобретением продукции для последующей продажи. Работы планируется завершить в январе 2019 года.

Благодаря внедрению DIRECTUM работу с финансовой документацией компании удалось упорядочить и сократить до нескольких этапов:

1. Автоматическая выгрузка документов из сервисов ЭДО в DIRECTUM.

2. Связывание с соответствующим договором и рассмотрение ответственными.

3. Выполнение автоматических проверок с данными учетной системы.

4. Подписание документов квалифицированной электронной подписью, и их отправка контрагенту через сервис ЭДО.

Вся первичная документация компании хранится в едином электронном архиве. Теперь нужный документ легко и быстро найти в системе с помощью полнотекстового поиска. Стала проще подготовка к налоговым и аудиторским проверкам: финансовые отчеты организации формируются в несколько кликов.

Впечатлением от работы в системе поделилась главный бухгалтер компании Ольга Теньчурина:

«Система зарекомендовала себя как удобный и современный инструмент для оптимизации документооборота. Благодаря DIRECTUM мы существенно сократили сроки согласования документов, а также смогли повысить контроль над этим процессом. Интуитивно понятный интерфейс системы делает возможным ее освоение без дополнительного обучения. В наших планах – автоматизация согласования договоров с контрагентами, документов по импортным поставкам и других бизнес-процессов компании».