«Подружка» автоматизировала работу с таможенными декларациями на товары с помощью DIRECTUM

Крупная сеть магазинов косметики «Подружка» продолжает переводить в электронный вид работу с первичными учетными документами. Автоматизация процесса обработки таможенных деклараций на товары экономит за год более 200 часов рабочего времени сотрудников. Кроме того, снизилась трудоемкость на поиск документов и подготовку к налоговым проверкам.

Розничная сеть «Подружка» (ООО «Табер Трейд») насчитывает более 250 мультибрендовых магазинов косметики, парфюмерии и полезных мелочей в Москве, Санкт-Петербурге, Ярославле и Рязани. Каждый месяц компания открывает новые торговые точки, а также развивает продажи через собственный интернет-магазин.

Цели и задачи проекта

Внедрение системы DIRECTUM в компании началось с оптимизации работы с первичными учетными документами. Новый этап проекта коснулся процесса оформления товаров, перемещаемых через границу.

В магазинах «Подружка» представлен широкий ассортимент продукции не только российских, но и зарубежных брендов, поэтому работа с таможенными декларациями на товары – неотъемлемая часть документооборота. Каждый месяц в компании обрабатываются до 60 деклараций, каждая из которых может содержать до 200 позиций. Вручную переносить данные из портала электронного декларирования в учетную систему было трудоемко, к тому же нельзя было исключить вероятность технических ошибок.

Так, в феврале 2019 года стартовал этап автоматизации работы с таможенными декларациями на товары. Перед командой внедрения стояли задачи:

• создать единое информационное пространство для систем, участвующих в обороте таможенных документов;
• исключить ручное занесение данных в систему из деклараций — автоматизировать процесс;
• упростить подбор и настроить представление таможенных деклараций для налоговых проверок в электронном виде;
• организовать единое хранилище юридически значимых электронных документов (УПД, счета-фактуры, декларации на товары).

Решение задач

Проект был реализован на основе методологии Deloitte, а исполнителем работ стали специалисты компании DIRECTUM. Внедрить решение удалось в рекордные сроки, за 4 месяца упорядочен и полностью автоматизирован процесс обработки таможенных деклараций на товары.

Декларации на товары поступают в систему со специального портала электронного декларирования Альта-Софт в формате Федеральной Таможенной Службы. При обработке декларации в DIRECTUM выполняется сразу несколько действий:

• проверка xml-файлов на наличие обязательных данных (кода таможенного поста, номера паспорта сделки, даты и номера товарной декларации) и электронной подписи. При выявлении ошибок система направляет уведомление ответственному с сообщением о необходимости корректировки информации;
• на основании данных из xml-файла автоматически создается документ и карточка с основными реквизитами декларации.

Перед отправкой документа на согласование по преднастроенному маршруту DIRECTUM проверяет наличие PDF-версии, которая также загружается с сервера Альта-софт. После согласования и подписания данные передаются в учетную систему.

Благодаря свойству версионности в системе электронного документооборот XML- и PDF-версии одной декларации отображают как единый документ. Все декларации хранятся в архиве, который отображается как справочник со списком документов.

Результаты проекта

Автоматизация работы с декларациями на товары не только снизила трудоемкость их обработки, но упростила ряд сопутствующих процедур. В ООО «Табер Трейд» оценили эффект:

• компания экономит более 200 часов рабочего времени сотрудников в год за счет сокращения ручных операций;
• декларации на товары легко найти по номерам инвойсов или другим реквизитам – на поиск уходит несколько секунд;
• стало проще готовиться к налоговым проверкам – бухгалтерам доступен простой сценарий для выгрузки деклараций в формате PDF;
• исключены ошибки из-за человеческого фактора;
• организован единый архив деклараций на товары и универсальных передаточных документов.

В будущем компания планирует также автоматизировать работу с договорами и входящими счетами на оплату.