С проектами НПА в Правительстве Удмуртской Республики теперь работают в цифровом виде

Около 4000 сотрудников органов государственной и муниципальной власти и подведомственных учреждений в Удмуртской Республике работают с проектами нормативных правовых актов в электронном виде. А руководители используют мобильное приложение Directum Solo и могут участвовать в согласовании даже вдали от рабочего места.

Правительство Удмуртской Республики с 2011 года работает в Directum. К единой системе электронного документооборота подключены государственные органы, органы местного самоуправления, подведомственные учреждения, а также другие организации, заключившие соглашение об информационном взаимодействии.

Проекты нормативных правовых актов (НПА) ранее разрабатывались и согласовывались на бумаге, и для каждого согласующего подготавливался отдельный экземпляр проекта НПА и сопроводительный комплект документов. Для согласования проекта НПА ответственный сотрудник лично посещал участвующие в рассмотрении документа ведомства, которые территориально удалены друг от друга. При возникновении замечаний инициатор был вынужден ездить несколько раз — забирать документы с примечаниями и привозить исправленные. Требовалось ускорить процесс и повысить его прозрачность.

На старте проекта перед командой компании Directum стояли задачи:

• перевести в цифровой вид и оптимизировать процесс согласования проектов НПА;
• создать удобный механизм отслеживания истории работы с документом и его текущего состояния;
• повысить исполнительскую дисциплину в части соблюдения сроков согласования.

Работа с проектами НПА полностью цифровизирована

В рамках проекта автоматизирована работа с постановлениями и распоряжениями Правительства Удмуртской Республики, указами и распоряжениями Главы Удмуртской Республики, распоряжениями Председателя Правительства Удмуртской Республики.

Каждый сотрудник, который участвует в создании и согласовании НПА, прошел обучение. Дополнительно для пользователей были разработаны информативные инструкции. В качестве удобств и преимуществ использования системы сотрудники выделяют:

• функциональность решения  — в цифровой вид перевели каждый этап работы с проектом НПА: создание и согласование. Все необходимые действия удобно расположены на обложке специального разработанного модуля;
• удобное согласование  — документы согласуются по заранее настроенным маршрутам, соответствующим регламенту Правительства Удмуртской Республики. Также автоматически формируются листы согласования и лист рассылки со списком организаций и способом доставки;
• автоматическая регистрация проектов НПА — после внесения на рассмотрение документ заносится в единую базу. Система автоматически присваивает регистрационный номер подписанному руководителем ведомства проекту НПА.
• единая электронная база проектов НПА теперь реализована в системе. Сотрудник, обладая необходимыми правами доступа, всегда может быстро найти нужный документ. Кроме того, справочники системы отображают этап рассмотрения НПА.

Руководителям цифровизация процессов позволяет контролировать этапы и сроки работ, и это положительно отражается на исполнительской дисциплине. В любой момент можно оценить, на каком этапе находится проект НПА, просмотреть историю работы с ним. В карточке каждого проекта НПА предусмотрена табличная часть, в которой видно у кого в работе сейчас документ, с каким результатом согласовали предыдущие согласующие.

Сотрудники Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики, сопровождающие НПА, теперь могут прогнозировать количество ожидаемых документов и планировать свою загрузку на ближайший период.

Кроме того, руководители получили возможность в любой момент, даже отсутствуя на рабочем месте, согласовать проект НПА с помощью мобильного приложения Directum Solo. Для подписания документов используются усиленные квалифицированные электронные подписи.

Планы по дальнейшему развитию проекта

В Правительстве Удмуртской Республики уже определены требования по развитию функциональности модуля на 2020 год: повысить гибкость маршрута согласования и сделать работу сотрудников еще удобнее.