Проект внедрения СЭД для автоматизации бизнес-процессов

В результате внедрения СЭД повысилась эффективность управления и технологичность процесса оцифровки, подготовки метаданных и переноса видеоматериала на архивное хранение. У сотрудников высвобождается время для выполнения ключевых работ, дающих большую отдачу для предприятия.

Заказчик

Телерадиокомпания «Новый Век» включает в себя телеканал «ТНВ-Татарстан», телеканал «ТНВ-Планета» и радио «Болгар радиосы».

На 1 января 2013 года совокупная потенциальная аудитория обоих телеканалов насчитывала, с учетом эфирного, кабельного и спутникового вещания, более 50 000 000 человек в 2 500 населенных пунктах на территории России и стран СНГ. Аудитория радио «Болгар Радиосы» насчитывает более 4 000 000 человек.

Отрасль:

Телекоммуникации

Ситуация до внедрения, задачи:

Активные темпы развития и широкая филиальная сеть подразумевают хорошо налаженную систему взаимодействия между сотрудниками. «Ручной способ» согласования бумажных документов занимает слишком много времени. Отсутствует единый электронный архив документов, данные хранятся на локальных дисках, в связи с чем возникают сложности с организацией общего доступа, надежности, конфиденциальности и быстрого поиска документов.

С целью автоматизации ключевых бизнес-процессов и оптимизации электронного взаимодействия сотрудников компании было принято решение о внедрении ECM-системы DIRECTUM.

Исполнитель:

По итогам проведенного открытого тендера в качестве исполнителя проекта была выбрана компания «МайТэк» (MT Group), сертифицированный партнер DIRECTUM. Решающим фактором послужил успешный опыт компании «МайТэк» в реализации масштабных проектов по Республике Татарстан и высокий уровень квалификации специалистов.

Сроки проекта

Проект внедрения стартовал в январе 2013 г., проходил одновременно на телевидении и на радио. В мае 2013 года система была запущена в промышленную эксплуатацию.

Решение

Для решения поставленных задач создан архив электронных документов, в результате практически исключены потери документов. Реализован многовариантный поиск документов. Он может осуществляться по заданным реквизитам карточки, по содержимому документа, или по любому другому критерию.

Для оперативного поиска документов по бумажному аналогу внедрена технология быстрой идентификации документа – DIRECTUM RapID. Для этого бумажные аналоги документов маркируются уникальным штрихкодом и при сканировании штрихкода, находится электронный документ в системе.

Оптимизированы и автоматизированы процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами предприятия, контроль исполнения поручений руководства. Также автоматизированы процессы управления договорными документами. Организован юридически значимый электронный документооборот с использованием электронной подписи.

В рамках проекта автоматизированы и специфические для медиа-бизнеса процессы, в частности, процессы оцифровки, подготовки метаданных и архивация видеоматериала. Специально разработанный модуль «Оцифровка, подготовка метаданных и архивация видеоматериала» позволил сделать процессы жестко регламентированными: созданы типовые шаблоны, типовые маршруты, введены в действие инструкции по работе с документами. Благодаря возможности формирования отчетов о неописанных программах в системе, упростился контроль над процессом создания метаданных и передачи их в архив.

Результаты

В результате повысилась эффективность управления и технологичность процесса оцифровки, подготовки метаданных и переноса видеоматериала на архивное хранение. Был создан архив электронных документов, что сократило время на поиск нужного документа, и минимизировало риск потери документов. Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения ключевых работ, дающих большую отдачу для предприятия. Так, поиск нужного документа занимает не более одной минуты.

На сегодняшний день в системе успешно работает 300 пользователей, из них порядка 30 сотрудников получили статус сертифицированных специалистов DIRECTUM. Эффективность всех автоматизированных процессов возросла в среднем на 15-20%. По словам специалистов «МайТэк», реализация проекта внедрения прошла быстро и эффективно во многом благодаря поддержке высшего руководства.

В дальнейшем система будет активно развиваться благодаря ее широкому функционалу и наличию готовых бизнес-решений и технических решений.

Источник: DOCFLOW.ru