Проектный офис национального проекта «Образование» теперь работает в Directum RX

ФГАУ «Фонд новых форм развития образования» совместно с компанией «Галактика ИТ» перевели в цифровой вид ключевые направления документооборота. Систему Directum RX удалось запустить в массовое использование до начала эпидемиологических ограничений. Сотрудники Фонда смогли успешно перейти в режим дистанционного взаимодействия, используя веб-клиент системы и мобильное приложение Directum Jazz.

ФГАУ «Фонд новых форм развития образования» (ФГАУ «ФНФРО») является проектным офисом национального проекта «Образование» и оператором федеральной сети детских технопарков «Кванториум». На текущий момент функционирует 110 площадок в 76 регионах Российской Федерации. Специалисты Фонда разрабатывают уникальные методики обучения и реализуют масштабный проект по повышению доступности образования в России.

В январе 2020 года ФГАУ «ФНФРО» совместно с компаний «Галактика ИТ» — экспертным центром корпорации «Галактика» по СЭД и генеральным партнёром Directum — стартовали проект по цифровизации процессов делопроизводства.

К работе в системе управления цифровыми процессами и документами Directum RX подключили всех сотрудников, в том числе руководство Фонда. Теперь в электронном виде ведутся:

• подготовка и согласование исходящей корреспонденции;
• регистрация, рассмотрение и вынесение резолюций по входящим письмам;
• согласование и ознакомление сотрудников с внутренними распорядительными документами;
• выдача и контроль исполнения поручений.

В ходе согласования соблюдаются все установленные регламенты — система контролирует порядок рассмотрения документов, сроки и список ответственных. Более 60 сотрудников Фонда прошли обучение работе в системе в онлайн-формате.

Благодаря слаженным действиям команд, базовую настройку системы успели выполнить до начала эпидемиологических ограничений. Дальнейшая работа по проекту велась удаленно. Сотрудники Фонда смогли успешно перейти на дистанционное взаимодействие, используя веб-клиент Directum RX и мобильное приложение Directum Jazz.

Команда «Галактики ИТ» учла пожелания пользователей, так система стала максимально полно отвечать требованиям Фонда в плане организации бизнес-процессов. В июле решение передано в промышленную эксплуатацию.

В ФГАУ «ФНФРО» настроены на активное развитие системы — специалисты Фонда уже самостоятельно задают новые регламенты, используют технические решения, осваивают новые функции. Уже сейчас в цифровой вид переводится управление договорной деятельностью.