Прозрачная работа с командировками
и авансовыми отчетами в «Пежо Ситроен Рус»

ООО «Пежо Ситроен Рус» — крупный дистрибьютер таких известных автобрендов, как Peugeot, Citroёn, Opel.

Подробнее

ООО «Пежо Ситроен Рус» — крупный дистрибьютер автомобилей известных европейских и российских брендов: Peugeot, Citroёn, Opel; а также запасных частей Eurorepar и сервисного обслуживания Eurorepar Car Service. На сегодняшний день российская дилерская сеть насчитывает 87 компаний.

Предпосылки проекта

Прежняя система управления документами перестала удовлетворять требованиям «Пежо Ситроен Рус», поэтому в 2020 году компания перевела процессы по работе с командировками и авансовыми отчетами в Directum RX.

Также компания задумалась над переводом бумажного потока договорных и бухгалтерских документов в электронный вид из-за удаленной работы сотрудников в период пандемии COVID-19. По этой же причине возникла необходимость организовать электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами.

Почему Directum RX

Широкая функциональность закрывает множество задач компании уже «из коробки».

Интуитивно понятный интерфейс упрощает освоение системы пользователями.

Продуманная бизнес-логика не требует индивидуальных доработок со стороны ИТ-отдела.

Возможности гибкой настройки позволяют самостоятельно менять регламенты процессов и администрировать систему.

При развитии системы и обновлении версий вендор учитывает новые требования законодательства.

Цели и задачи

Процессы, которые требовалось перевести в Directum RX:

• согласование и подписание договорных документов;
• управление командировками и авансовыми отчетами;
• хранение финансовых документов и их быстрый поиск;
• работа с контрагентами в ЭДО;
• выпуск и согласование доверенностей.

Решение

Управление командировками и авансовыми отчетами

Сотрудники «Пежо Ситроен Рус» часто бывают в командировках. Из-за увеличения объемов бумажных документов по командировкам и авансовым отчетам в 2016 году организация решает перейти на электронный документооборот. Изначально компания организовала работу в другой системе управления документами, а в 2020 году перешла на Directum RX.

Чтобы создать заявку на командировку, инициатору достаточно заполнить необходимые сведения в карточке документа: дату, подотчетное лицо, цель поездки, маршрут и планируемые расходы.

Через интеграцию с 1С в Directum RX автоматически заносятся данные об организационной структуре, подразделениях и сотрудниках.

Карточка заявки на командировку

Обязательное поле «Маршрут»

Обязательное поле «Расходы»

Сотрудник может стартовать согласование заявки на командировку в один клик. Если он отправляется в заграничную поездку, в карточке заявки делается соответствующая пометка, и согласование идет по отдельному регламенту.

Заграничная командировка

Заявка согласуется с непосредственным руководителем сотрудника и директором департамента, после чего отправляется бухгалтеру по авансовым отчетам.

После того, как бухгалтер утвердил командировку, запускается параллельный процесс в HR-департаменте — создание и согласование приказа, который финально подписывается УКЭП директора по HR. Сотрудник знакомится с приказом также в электронной форме.

Большая часть действий ведется в автоматическом режиме. Сотруднику не нужно следить за процессом. Он получает задачи и выполняет их в соответствии с настроенным регламентом. После согласования командировки сотруднику приходит задание на создание авансового отчета. По возвращении из поездки его можно сформировать в один клик из карточки задачи.

Задача на создание авансового отчета

Карточка авансового отчета

Обязательные поля АО

Табличная часть отчета формируется автоматически на основе плановых расходов из заявки на командировку, после чего согласуется с главным бухгалтером и генеральным директором.

Авансовый отчет в системе должен быть обязательно связан с подтверждающим документом, заявкой на аванс или командировкой.

 

«Вначале логика системы вызывала у пользователей сложности при работе, так как раньше сотрудники загружали сканы документов массивом к одному авансовому отчету. Когда они пришли с этой проблемой, мы отказались переделывать процесс. Потому что, на наш взгляд, правильнее, когда по каждой статье затрат подтягивается отдельный подтверждающий документ. Это облегчает работу бухгалтера, улучшает поиск и выгрузку документов. По итогу в процессе стало больше порядка».

Анатолий Лобанов менеджер ИТ-проектов «Пежо Ситроен Рус»

ЭДО с контрагентами

Благодаря интеграции с Диадок пользователи работают в режиме одного окна — все процессы происходят в интерфейсе Directum RX.

Входящий документ из Диадок передается в фоновом режиме в Directum RX. Далее документ проходит сложный регламент согласования, который удалось полностью воссоздать в цифровом формате также, как это было на бумаге. Дополнительно в системе настроены:

• проверка сумм в счетах;
• добавление новых согласующих;
• выбор финансового контролера по коду центров затрат;
• ручной выбор бухгалтера.

После подписания документ отправляется в сервис обмена для передачи контрагенту. По завершении документооборота вся первичка отправляется на хранение в финансовый архив.

Результаты

С Directum RX документооборот по командировкам и авансовым отчетам в «Пежо Ситроен Рус» стал прозрачным для пользователей — сотрудники в курсе регламентов, этапов и сроков согласования.

Компания навела порядок в процессах, значительно облегчила работу бухгалтерии и выстроила ЭДО с контрагентами через интеграцию с Диадок.

В электронный вид также перевели договорные документы и заявки на аванс. В 2022 году по запросу юридического отдела компания цифровизировала работу с доверенностями.

Планы

«Пежо Ситроен Рус» продолжает развивать систему и оптимизировать процессы. Сейчас ведутся доработки по построению специфических отчетов для бухгалтерии и юридического отдела.

В планах — обновить Directum RX до версии 4.6, в которой поддерживается функциональность для работы с машиночитаемыми доверенностями.

Также в рамках развития компания рассматривает обработку неформализованных первичных документов встроенными интеллектуальными сервисами.

Совместно с HR-отделом прорабатывается список кадровых документов, которые сейчас можно перевести в ЭДО.

Исполнитель

Акелон — генеральный партнер компании Directum, предоставляющий комплексные услуги в сфере консалтинга и внедрения бизнес-приложений, начиная от управленческого консалтинга и заканчивая автоматизацией конкретных бизнес-процессов.