Работа с договорами и первичкой в Directum RX: опыт топливно-энергетической компании

Цели и задачи

Компания имеет широкое географическое распределение и сложную организационную структуру, включающую десятки филиалов. Поскольку в работе с договорами участвуют пользователи из разных подразделений, согласование документов часто затягивалось, повышалась вероятность ошибок или случайного изменения данных.

Чтобы максимально упростить и ускорить обработку документов, а также импортозаместить зарубежное ПО, в компании приняли решение перейти на платформу Directum RX и внедрить интеллектуальные сервисы Directum Ario.

Решение

В соответствии с требованиями заказчика специалисты партнера Directum компании УЦ ГИС:

• выделили 2 типа, 17 видов и 59 категорий договоров, настроили более 35 правил согласования;
• модифицировали карточки договора и контрагентов;
• создали инструмент для настройки внешнего вида карточки договора;
• доработали базовые типы документов и разработали дополнительные виды: протокол разногласий и протокол урегулирования разногласий.

Договорная работа

Заполнение карточек документа

Команда проекта доработала карточки договора и контрагента, чтобы сохранить преемственность с прежней СЭД Docsvision и провести интеграцию с внешними системами. Для ускорения работы с карточками команда разработала дополнительные справочники с различными данными по договорам.

Модифицированная карточка договора содержит более 140 полей, часть из которых заполняется автоматически. Есть разделение на вкладки в зависимости от области ответственности подразделений.

Для удобства специалистов по договорам логику работы с дополнительным соглашением модифицировали: после его утверждения в карточке основного договора отражаются изменения сроков или суммы.

Вкладка «Информационный лист»

Карточку договора заполняют и проверяют сразу несколько пользователей. Вкладка «Информационный лист» содержит все критичные данные по договору. Сотрудник подразделения нормативно-справочной информации может в любой момент проверить и подтвердить корректность всех значений. Для этого разработали отдельный бизнес-процесс.

Настройка внешнего вида карточки договора

Карточка договора содержит большое количество полей, и к работе с документом на определенных этапах подключаются разные сотрудники, выполняющие разные роли в системе. Поэтому состав видимых, доступных и обязательных полей должен динамически меняться в соответствии с ролью сотрудника и заполнением полей карточки определенными данными.

Варианты видимых, доступных и обязательных полей могут меняться достаточно часто, а привлекать программиста и править код в таких случаях не всегда оправдано. Для решения этой задачи разработали специальный модуль настроек, который дает возможность сотрудникам изменять карточку без привлечения ИТ-специалистов. Настройки учитывают множество параметров: стадия работы с карточкой, вид и категория договора, роли пользователя и многое другое.

После внедрения гибких настроек работать с карточкой стало удобнее, снизилось количество случайных ошибок при заполнении сотрудниками, выполняющими разные роли в системе.

ИИ-сервисы для первичных и договорных документов

ИИ-сервисы используются в компании для обработки входящих формализованных финансово-хозяйственных документов и корреспонденции, а также сравнения версий договоров.

Directum Ario распознает и заносит в систему реквизиты документов, заполняя карточки за человека, классифицирует и маршрутизирует документы до исполнителей. В зависимости от того, в какую сетевую папку или на какой электронный адрес поступает корреспонденция, в системе автоматически создается поручение соответствующему сотруднику, который ответственен за верификацию в филиале.

Для бесшовной загрузки входящих документов из электронной почты специалисты заказчика и УЦ ГИС впервые реализовали интеграцию с российским корпоративным почтовым сервером CommuniGate Pro. Это стало очередным шагом на пути к использованию преимущественно отечественного программного обеспечения.

На уровне прикладной разработки команда внедрения реализовала автоматическое заполнение поля «Договор-основание» в карточках документов:

• товарная накладная (ТОРГ-12);
• универсальный передаточный документ (УПД);
• акт выполненных работ.

Функция ИИ-сравнения подсвечивает любые изменения, которые произошли с документом: выделяет цветом новый, удаленный или отредактированный текст, оставляя соответствующие комментарии.

Результаты

Модификация карточек, настройка правил согласования, введение дополнительных документов — протокола разногласий, протокола урегулирования разногласий — сделали работу с договорами проще и удобнее. В результате:

• заполнение карточки ускорилось за счет автоматического вычисления части полей и создания справочников — пользователи получают доступ к ограниченному набору полей карточки в зависимости от своей роли;
• снизилось количество ошибок при создании документов в системе — теперь поля карточки договора заполняются сотрудниками более корректно;
• уменьшилось количество циклов согласования (отправок на доработку из-за некорректного заполнения карточки договора) и сократилось общее время согласования договоров;
• сократились временные и накладные расходы на занесение входящих документов в систему;
• за счет использования функции интеллектуального сравнения версий договоров в работе юридического отдела снизился риск ошибок, а время проверки и согласования договоров юридическим отделом сократилось в 3 раза.

В планах компании — перевести в электронную форму обмен договорными документами с контрагентами.

Исполнитель