Роботизация процессов: что это, для чего и кому необходимо

Роботизация процессов — тренд, который активно начал продвигаться в 2019 году и по-прежнему не теряет своих позиций. С помощью RPA (Robotic Process Automation) автоматизируют рутинные задачи, избавляются от сложностей документооборота и сокращают трудозатраты сотрудников в десятки раз. Например, RPA заполняет документы, составляет отчеты, ищет информацию и проверяет ее корректность.

Какие процессы можно роботизировать:

• миграцию данных между информационными системами (ИС);
• перенос информации в новую систему. Допустим, компания решила заменить устаревшую ИС на более продвинутую. При этом в штате нет разработчиков, которые бы создали механизм переноса данных. Тогда для извлечения и импорта информации удобно использовать робота;
• интеграцию с ИС, если она невозможна на системном уровне;
• доработку системы со сложной структурой. Если ИС, с которой нужно интегрироваться, дорабатывать дорого и трудоемко, можно использовать RPA (роботизацию);
• борьбу с рутиной. Некоторые компании работают сразу в нескольких ИС. Чтобы не тратить время на занесение одной и той же информации в разные системы, используют робота;
• мелкие многократно повторяющиеся задачи. Например, рассылку шаблонных писем, сбор информации тоже можно поручить RPA.

Кому нужна роботизация процессов?

Преимущества роботизации понятны и заманчивы. Но насколько RPA подойдет конкретной компании? Важно учесть текущую ситуацию.

С какой информацией работают в компании? Для настройки RPA-процессов необходимо понимать характер данных (экономический он, финансовый, технологический или какой-либо другой специфический) и формат (файлы, веб-страницы, таблицы), определить все источники и получить к ним доступы.

Насколько отлажены бизнес-процессы в компании? Если нет устоявшихся процедур согласований и отработанных технологий — робот бесполезен. Рабочая среда будет не готова к RPA-процессам и отторгнет проект.

Сколько систем используют сотрудники? В рамках одной ИС достаточно провести оптимизацию процессов встроенными инструментами. Если используются две и более систем, возникают рутинные задачи по переносу данных из одного ПО в другое. Вот здесь и нужна роботизация процессов.

Какой процент рутинных операций? Постоянные шаблонные задачи есть в любой компании. Но в крупных организациях это наиболее заметно. Представьте, что десятки сотрудников каждый час тратят время на выгрузку документов и заполнение метаданных. В конечном итоге на выполнение достаточно простых задач уходят огромные бюджеты и трудоемкость, плюс не исключены ошибки по вине человека. Использование же робота экономит ресурсы.

Примером роботизации рутины делится IT-аналитик компании Directum:

 

«Предположим, что на предприятии 30 пользователей вынуждены каждый час выполнять типовые операции. Каждая задача занимает всего 4-5 минут. Не так уж и много, но за год компания потеряет 800 000 рублей. Если удастся обнаружить и роботизировать такие операции, то эти деньги можно будет сэкономить. Столь большое количество пользователей и операций указывает, что роботизация процессов чаще встречается на крупных предприятиях».

Александр Палагин

Есть конфиденциальные данные? Информацию, которая является коммерческой тайной, тоже обрабатывают или переносят в различные системы. Здесь как раз может пригодиться робот. Для выгрузки данных ему даже учетную запись не нужно заводить, а значит, риск утечки информации значительно сокращается«.

5 плюсов RPA (роботизации)

1. Скорость. Роботизированные процессы протекают значительно быстрее, чем если бы их выполнял человек, и не прерываются в режиме 24/7.
2. Точность. Робот не ошибается.
3. Масштабирование. При увеличении количества бизнес-задач RPA легко настроить под них.
4. Быстрый эффект. Например, на поиск данных в базе человек тратит несколько часов, для робота это дело пары секунд.
5. Несложная настройка. Чтобы наладить RPA-процессы, не нужны высокие компетенции, можно использовать «конструктор».

Способна ли роботизация процессов полностью заменить человека?

Первая мысль, которая возникает у рядовых сотрудников, когда они слышат про роботизацию бизнес-процессов: «Нас заменят роботы». На самом деле, технология RPA эффективна только на рутинных операциях. Роботизировать задачи со сложной логикой или креативной составляющей не получится.

Стоит обратить внимание на положительные стороны. Сотрудникам больше не придется тратить время на рутину, освободится трудоемкость для решения действительно интересных и творческих задач. Повысится вовлеченность в процессы компании.